Leverans och hämtning av förskrivna hjälpmedel

Samtliga hjälpmedel med funktionshyra ska vara märkta med individnummer på varje enskilt hjälpmedel så att de är spårbara på individnivå.

Kravet på märkning gäller huvudhjälpmedel.

Hjälpmedel med funktionshyra är vid leverans från hjälpmedelscentralen grundinställda. Vårdgivarna ansvarar för ev. mjukvara som användas för produkten.


I de fall förskrivaren bedömer att patients behov inte täcks av hjälpmedel inom upphandlat sortiment ska Hjälpmedelscentralen kunna erbjuda produkter utanför sortiment.

Vid förskrivning av produkt utanför sortiment gäller:

  • Kostnadsansvarig ska godkänna att hjälpmedel utanför sortiment kan förskrivas.
  • Hjälpmedelskonsulent ska anlitas.
  • Grundprincipen för vad som ska var hjälpmedel med funktionshyra, köphjälpmedel eller förbrukningsartiklar följer den nivå som är beslutad för övriga hjälpmedel. Beslut sker i dialog mellan förskrivare och konsulent om avsteg ifrån grundprincipen.
  • Prissättning vid hyra av hjälpmedel utanför sortiment görs med hänsyn taget till att det är dyrare att köpa in en produkt utanför upphandling.
  • Hjälpmedel med funktionshyra utanför sortiment som återlämnas inom avskrivningstiden debiteras med restvärde nedräknat med 20 % per år.
  • Hjälpmedel utanför sortiment som återlämnas till Hjälpmedelscentralen skrotas.
  • Avhjälpande underhåll på hjälpmedel utanför sortiment ska ske skyndsamt, men leveranstid kan inte garanteras eftersom reservdelar inte lagerhålls.
  • Förskrivaren ska informera patienten att avhjälpande underhåll inte kan garanteras inom ledtiden

Information på Hjälpmedelscentralens webbplats


Hjälpmedelscentralen ska upprätthålla kompetens och kunskap kring produkter utanför avtalat sortiment samt aktivt följa den tekniska utvecklingen inom hjälpmedelsområdet.


Hjälpmedelscentralen ska ge förskrivande enheter möjlighet att ha hjälpmedel i lokala buffertförråd där det ska finnas ett varierat sortiment av hjälpmedel utifrån verksamhetens behov.

Buffertförråd
Förråd för hjälpmedel med funktionshyra, köphjälpmedel eller förbrukningsartiklar med automatpåfyllnad och uppackning. I ett buffertförråd ska de hjälpmedel som förskrivs frekvent, utifrån verksamhetens behov finnas.

Hjälpmedel med funktionshyra debiteras när de registreras på patient i Websesam.

Köphjälpmedel och förbrukningsartiklar debiteras vårdgivare när de levererats till buffertförråd.

Samtliga uttag ur förråd ska registreras på patients inom 24 timmar efter att hjälpmedlet tagits ur förrådet.


Sortimentet i lokala buffertförråd, dess volym, uppackning i förråd och leveransdag ska överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare.

Förrådsstorlek avser mini, liten, medium respektive stor. Grundregeln är att förändring av förrådsstorlek kan göras maximalt en gång per halvår.

Tillfälliga förändringar i verksamheten som kan medföra behov av tillfällig justering av volym inom aktuell förrådsstorlek är möjliga att göra.

Uppackning av leverans av buffertförrådsvaror ingår i kostnaden för buffertförråd. Överenskommelse om vem som ansvarar för uppackning görs mellan berörd vårdgivare och Hjälpmedelscentralen.


Hjälpmedelscentralen ska hantera automatisk påfyllnad till lokala buffertförråd.

Buffertförråd fylls på vid veckoleveransen med det antal produkter som understiger det överenskomna antalet av respektive artikel, s.k. säkerhetslagernivå.
För att automatpåfyllnaden ska fungera krävs att artiklarna som tas från buffertförrådet registreras på patient i Websesam.


Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att lokala buffertförråd bedrivs kostnadseffektivt utifrån verksamhetens behov.

En generell instruktion om hantering av buffertförråd finns tillgänglig på Hjälpmedelscentralens webbplats. Hjälpmedelscentralen för register över vårdgivarnas kontaktpersoner för respektive buffertförråd.

Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att de lokala buffertförrådet bedrivs effektivt avseende logistik, storlek och sortiment utifrån verksamhetens behov.

Hjälpmedelscentralen följer upp lagervärden per 6 månaders period. Lagervärdet görs tillgängligt för respektive vårdgivare i rapport i Crystal Reports.

Avveckling av buffertförråd

  • Ansvarig hos vårdgivaren kontaktar buffertförrådskoordinator på Hjälpmedelscentralen.
  • Tidsplan tas fram för avvecklingen.
  • Buffertförråd avslutas vid månadsskifte.

Hjälpmedelscentralen ska leverera hjälpmedel till vid beställning angiven adress inom Västra Götalands län.

Inför leverans till patientens vistelseadress ska Hjälpmedelscentralen märka upp huvudhjälpmedlet med information om att hjälpmedlet inte får tas i bruk innan patienten fått instruktioner av förskrivaren om hjälpmedlets funktion och användning.

Förskrivarens ansvarar för att informera patient eller dess företrädare om de omgående får börja använda hjälpmedlet eller ska vänta tills förskrivaren gjort anpassningar, inställningar eller instruerat om funktion och användning.

Hjälpmedelscentralens personal gör inga individuella inställningar samt
doseringar på hjälpmedel. Vårdgivaren ansvarar för att alla inställningar och doseringar är korrekta utifrån förskrivning och patientens behov innan hjälpmedlet börjar användas.

Hjälpmedelscentralen kvitterar utförd leverans till patienten senast klockan 8 påföljande arbetsdag.
Beställaren får ett meddelande i Websesam om att leveransen är kvitterad.

Beställningar till patienter som vistas i Sverige utan tillstånd, har skyddade personuppgifter, EU-medborgare och- utomlänspatienter sker via manuell kundorder.

Hjälpmedelscentralens information om beställning via manuell order

Rutin för hjälpmedelshantering när patient flyttar över Västra Götalands gränser


Vid leverans till patients vistelseadress ska tidpunkt för leverans överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och patienten.

Med patient avses även dess företrädare. Överenskommelse med patient/mottagare av leverans bör göras senast dagen innan planerad leverans.

Leveranser sker på fasta dagar i de olika geografiska områdena.
Om leverans av hjälpmedel inte kan utföras på grund av att ingen är på plats för att ta emot leveransen debiteras beställande enhet för så kallad bomkörning. Beställaren får meddelande i Websesam att beställningen makulerats och en ny beställning måste göras.

Vårdgivaren ansvarar för att snarast och senast inom fem arbetsdagar, kontrollera att leverans skett enligt beställning. Kreditering på grund av leveransavvikelse (fel produkt eller fel på produkt) ska som regel inte ges om denna kontroll inte utförts.


Vid behov ska Hjälpmedelscentralen efter beställning utföra akuta leveranser av beställda hjälpmedel.

Syftet med akut leverans är att lösa ett akut behov av hjälpmedel hos en patient.

Vårdgivare kan beställa akut leverans av hjälpmedel ur A-sortiment. Leverans
ska ske inom 24 timmar. Efter överenskommelse kan även hjälpmedel ur
B-sortiment levereras akut om dessa finns i lager.

Hjälpmedelscentralens personal gör inga individuella inställningar samt
doseringar på hjälpmedel.

Vårdgivaren ansvarar för att alla inställningar och doseringar är korrekta
utifrån förskrivning och patientens behov innan hjälpmedlet börjar användas.

Akut leverans debiteras med en akutavgift per order. Beställarens verksamhet
(kund i Websesam) faktureras akutavgiften.

Hjälpmedelscentralen kvitterar utförd leverans till patienten senast
klockan 8 påföljande arbetsdag.
Beställaren får ett meddelande i Websesam om att leveransen är kvitterad.


Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress inom Västra Götalands geografiska gränser

För att avregistrera hjälpmedel med funktionshyra från patienten måste vårdgivaren alltid skapa en hämtorder i websesam. Funktionshyra får tas ut maximalt tre dagar efter registrering av hämtorder i webSesam.

Enligt lånevillkor för förskrivning av personliga hjälpmedel ska patienten själv ordna så att hjälpmedlet återlämnas till anvisat mottagningsställe. Vårdgivaren avgör utifrån patientens förmåga och aktuella omgivningsfaktorer om det är realistiskt att patienten själv kan transportera hjälpmedlet eller om hämtning på angiven adress ska ske.

Patient kan inte själv ringa till Hjälpmedelscentralen och begära hämtning.

Om patienten har hjälpmedel som ska hämtas från två platser t.ex. en korttidsenhet och den egna bostaden, ska två separata hämtordrar göras.

Överenskommelse med patient eller dess företrädare om hämtning bör göras senast dagen innan planerad hämtning.

Hämtning av hjälpmedel ska i första hand utföras i samband med nästkommande fasta leveransdag för det geografiska området.

Hämtning av köphjälpmedel och förbrukningsartiklar ingår inte i överenskommelsen.
Andra hjälpmedel än de med funktionshyra kan Hjälpmedelscentralen samtidigt hämta t.ex. då patient har avlidit, dessa skrotas av Hjälpmedelscentralen. Vårdgivaren ansvarar för att i hämtorder ange vilka artiklar som ska hämtas.

Rutin för hämtorder 

Välj rätt arbetsordertyp i webSesam, en kundguide

Rutin för hjälpmedelshantering när patient flyttar över Västra Götalands gränser


Hjälpmedelscentralen ska lämna återlämningskvitto vid hämtning hos patient.


 

Senast uppdaterad: 2017-06-27 15:01