Specifikation gällande tjänster

Allmänt

Specifikationen anger vilka tjänster som ska utföras och beskriver hur tjänsterna ska utföras.

Specifikationen är webbaserad. Förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar.

Tjänsterna omfattar

  • Anpassning
  • Avhjälpande underhåll
  • Expertkunskap och konsultation
  • Fakturering
  • Förebyggande underhåll
  • Hantering av medicintekniska avvikelser
  • Leverans/hämtning
  • Montering/demontering
  • Rekonditionering
  • Sortiment
  • Specialanpassning
  • Statistik och analys gällande i avtalet ingående tjänster

Moment

Momenten utgör en fördjupad beskrivning av tjänsterna. Momenten kompletteras i den webbaserade versionen med beskrivningar av arbetssätt

Nr        Moment
  Anpassning 
1

Hjälpmedelscentralen ska anpassa hjälpmedel enligt förskrivarens anvisning.

2

Anpassning av produkt ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler. Om detta inte är möjligt ska    anpassning utföras i den miljö där patienten vistas alternativt hämtas/lämnas av Hjälpmedelscentralen.

  Avhjälpande underhåll
3

Avhjälpande underhåll ska göras efter beställning från patient eller förskrivare.

4

Enklast möjliga ersättningsprodukt utifrån patientens behov ska kunna erbjudas vid avhjälpande underhåll.

5

Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid avhjälpande underhåll.

6 Hjälpmedelscentralen ska tillhandahålla jourreparationer av personligt förskrivna sängar och personlyftar utanför ordinarie arbetstid.
 

Expertstöd och konsultation

7

Expertstöd kring produkter omfattar information,   konsultation, utbildning, visning av aktuellt sortiment, utvecklingsarbete samt anpassning och specialanpassning. Expertstödets kompetens ska innefatta fördjupad och aktuell kunskap samt erfarenhet inom samtliga produktområden   som ingår i samarbetsavtalet. Expertstödet ska ha ett konsultativt arbetssätt och ge råd och förslag till förskrivare.

8

Hjälpmedelscentralen ska fortlöpande bevaka, följa och anpassa sig till den forskning/utveckling som görs inom samtliga produktområden som omfattas av samarbetsavtalet. Hjälpmedelscentralen bör delta i projekt och forskning inom hjälpmedelsområdet och i utredningsarbetet i samband med införande av nya produkter.

9

Vid konsultation ska den kompetens som krävs medverka, t ex såväl hjälpmedelskonsulent som tekniker.

10

Konsultation ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler, vårdgivarens lokaler eller i den miljö där patienten vistas.

11

Hjälpmedelscentralen ska visa och erbjuda utbildning gällande aktuellt sortiment.

12

Information ska fortlöpande lämnas till vårdgivarna vid förändring av sortimentet.

13

Hjälpmedelscentralen ska erbjuda utbildning som tillgodoser förskrivares behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedelsprodukter kopplat till olika funktionsnedsättningar och   förskrivning av hjälpmedel.

14

Utbildningsutbud gällande annonserade  utbildningar ska planeras i samverkan med Hjälpmedelsforum.

 

Fakturering

15

Fakturering ska göras månadsvis.

16

Fakturaunderlag   per kalendermånad ska finnas i vårdgivarnas IT-system och vara i Excelformat.  Underlaget ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest.  Fakturaunderlag ska även kunna fås som PDF fil och pappersunderlag. Samarbetsavtalet ska möjliggöra förtroendeförskrivning i enlighet med handboken. Fakturor på hjälpmedel som förtroendeförskrivs ska styras till rätt betalare.

 

Förebyggande underhåll

17

Förebyggande underhåll ska utföras på hjälpmedel med den periodicitet och efter de kontrollscheman/motsvarande som anges i tillverkarens anvisning eller enligt gällande krav från myndigheter och vid varje tidpunkt aktuella standarder.

18

Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid förebyggande underhåll.

 

Hantering av medicintekniska avvikelser

19

Teknisk dokumentation ska vid förfrågan göras tillgänglig för vårdgivarna.

 

Leverans och Hämtning av förskrivna hjälpmedel

20

Samtliga hjälpmedel med funktionshyra ska vara märkta med individnummer på varje enskilt hjälpmedel så att de är spårbara på individnivå.

21

I de fall förskrivaren bedömer att patients behov inte täcks av hjälpmedel inom upphandlat sortiment ska Hjälpmedelscentralen kunna erbjuda produkter utanför sortiment.

22

Hjälpmedelscentralen ska upprätthålla kompetens och kunskap kring produkter utanför avtalat sortiment samt aktivt följa den tekniska utvecklingen inom hjälpmedelsområdet.

23

Hjälpmedelscentralen ska ge förskrivande   enheter möjlighet att ha hjälpmedel i lokala buffertförråd där det ska finnas   ett varierat sortiment av hjälpmedel utifrån verksamhetens behov.

24

Sortimentet i lokala buffertförråd, dess volym, uppackning i förråd och leveransdag ska överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare.

25

Hjälpmedelscentralen ska hantera automatisk påfyllnad till lokala buffertförråd.

26

Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att lokala buffertförråd bedrivs kostnadseffektivt utifrån verksamhetens behov.

27

Hjälpmedelscentralen ska leverera hjälpmedel till vid beställning angiven adress, det vill säga till   förskrivande enhet eller till patients vistelseadress, inom Västra Götalands   län.

28

Vid leverans till patients vistelseadress ska tidpunkt för leverans överenskommas mellan   Hjälpmedelscentralen och patienten.

29

Vid behov ska Hjälpmedelscentralen efter beställning utföra akuta leveranser av förskrivna hjälpmedel.

30

Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress inom Västra Götalands geografiska gränser.

31

Hjälpmedelscentralen ska lämna återlämningskvitto vid hämtning hos patient.

 

Montering/demontering

32

Hjälpmedelscentralen ska efter beställning montera/installera/demontera hjälpmedel i patients bostad.

33

Hjälpmedelscentralen ska utföra funktionskontroll enligt tillverkarens anvisningar av hjälpmedlet vid montering/installation.

  Rekonditionering
34

Hjälpmedelscentralen ska verka för återanvändning av returnerade produkter i den mån det går att förena med miljö-, säkerhets- och kvalitetskrav.

35

Rekonditionering ska utföras enligt tillverkarens instruktioner och med delar/material som uppfyller tillverkarens specifikationer.

  Sortiment
36

 A-sortiment är produkter med hög förskrivningsvolym, hög förskrivningsfrekvens och/eller behov av snabb leverans. B-sortiment är produkter med en lägre förskrivningsfrekvens och/eller mindre förskrivningsvolym.

37

Övrigt sortiment är de produkter som inte ryms inom A och B sortiment.

38

Hjälpmedelscentralen ska tillse att de hjälpmedel som finns i avtalat sortiment för förskrivning finns tillgängliga i vårdgivarnas gemensamma IT-system med produkt- och artikelinformation,   prisuppgift, bilder och bruksanvisning för såväl huvudhjälpmedel som tillbehör.

39

Hjälpmedelscentralen ska kontrollera att förskrivningsbara hjälpmedel i sortiment finns i nationella hjälpmedelsdatabasen.

 

Specialanpassning

40

Hjälpmedelscentralen ska tillsammans med förskrivaren bedöma möjligheten att göra specialanpassning i relation till andra lösningar och effektuera specialanpassningen.

41

Hjälpmedelscentralen ska specialanpassa hjälpmedel enligt förskrivares anvisning. Vid specialanpassning svarar Hjälpmedelscentralen för att aktuella författningar följs och teknisk   dokumentation.

42

Hjälpmedelscentralen ska verka för att möjliggöra kombinationer av olika tillverkares produkter för att minska antalet specialanpassningar.

43

Hjälpmedelscentralen ska vid förfrågan från förskrivare lämna preliminärt kostnadsförslag på omfattning beräknat pris för specialanpassning respektive anpassning inom CE-märkning.

 

Statistik och Analys

44

Hjälpmedelscentralen ska lämna statistiksammanställningar i digital form efter framställan eller minst fyra   gånger per år, enligt plan för kvalitetsuppföljning.

45

Hjälpmedelscentralen ska mot självkostnad kunna lämna betalarspecifik statistik utöver standardrapporter.

46

Fakturaunderlag i Excelformat samt standardrapporter ska finnas tillgängliga för kostnadsansvariga i rapportgeneratorn Crystal Reports.

47 Standardrapporter tas fram i samverkan mellan beredningsgrupp Avtal och utveckling och Hjälpmedelscentralen.

 

Servicenivåer

Hjälpmedelscentralens tjänsteutbud ska vara tillgängligt för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 8.00 -16.30. Midsommarafton, julafton och nyårsafton likställs med helgdag.

Tillgänglighet

Hjälpmedelscentralen ska följa Västra Götalandsregionens riktlinjer ”Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet” och ”Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation”.

Hjälpmedelscentralen ska ha utbudspunkter för konsultation och utprovning inom samtliga produktområden, teknisk service samt utbildning för förskrivare i de fyra geografiska områden som motsvarar kommunalförbunden.

Hjälpmedelscentralens lokaler som patient och förskrivare ska besöka ska vara belägna så att det finns kollektivtrafik fram till verksamheten.

Hjälpmedelscentralens lokaler ska vara ändamålsenliga och för verksamheten anpassade med en bemannad reception.

Hjälpmedelscentralen ska anpassa lokaler, telefontider, öppethållande och mottagningstider för utprovning, individanpassning och service, enligt följande:

  • Verksamheten ska vara öppen för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 8.00 – 16.30.
  • Telefontillgänglighet ska finnas under ordinarie öppettider för information och rådgivning samt för tidsbokning.
  • Kundtjänst konsultation ska vara bemannad med sakkunnig kompetens under ordinarie öppettid 8.00 -16.30. Vid behov av specifik kompetens kan kundtjänst föra vidare frågan direkt.
  • Vid de tider då Hjälpmedelscentralen inte har öppet ska telefonsvarare ge information om öppettider.
  • Patient med förskrivet hjälpmedel, för vilket avhjälpande underhåll på jourtid ingår, ska få information om vad det innebär samt telefonnummer för kontakt i samband med leverans.
  • Hjälpmedelscentralen ska ha telefontillgänglighet under ordinarie öppettider på ett ingående telefonnummer där samtal ska besvaras av en person inom 5 minuter för minst 80 % av till Hjälpmedelscentralen inkommande samtal.
  • Svarstid för sakkunnig telefonrådgivning och information avseende lager och leverans, teknisk service, konsultationer samt fakturafrågor ska vara inom 5 minuter.

Leveranstider

Leverans till geografiskt område, inklusive buffertförråd, ska ske på fast dag en gång/vecka.

Leverans av hjälpmedel inklusive tillbehör och anpassning av hjälpmedel ska ske senast 7 vardagar efter mottagen beställning (= A-sortiment).

Övriga hjälpmedel inklusive tillbehör och anpassning ska levereras senast 17 vardagar efter beställning (= B-sortiment).

Vid samleverans styrs leveransdatum av den produkt som har längst leveransdatum.

Leveranstid för specialanpassning ska överenskommas mellan förskrivare och Hjälpmedelscentralen vid beställning.

För produkter utanför A/B-sortiment ska Hjälpmedelscentralen informera förskrivaren om beräknad leveranstid.

Leveranser av lagerförda hjälpmedelinom A-sortimentet för akuta behov ska utföras vardagar senast 24 timmar efter beställning.

Hämtning av hjälpmedel ska utföras i samband med nästkommande fasta leveransdag.

Montering/installation ska följa väntetider för leverans av hjälpmedel.        

För montering/installation av hjälpmedel som kräver dubbelkompetens t.ex. både montör och elektriker ska montering/installation utföras senast 10 vardagar utöver avtalad leveranstid för den aktuella produkten.

Anpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 3 vardagar efter mottagen beställning, om hjälpmedlet finns att tillgå.

Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom 3 vardagar efter mottagen beställning och vara genomförd inom 10 vardagar.

Akut avhjälpande underhåll under vardagar ska utföras snarast möjligt, dock senast 8 arbetstimmar efter mottagen beställning.

Jourreparation ska utföras vardagar 16.30 – 08.00 samt dygnet runt lördagar, söndagar och helgdagar. Inställelsetiden är maximalt 5 timmar.

Konsultations-/utprovningstid ska erbjudas senast 15 vardagar efter mottagen beställning.

Vid akuta behov ska konsultations-/utprovningstid erbjudas inom 5 vardagar.

Om försening gällande beställd produkt/tjänst uppstår ska förskrivare/vårdgivare underrättas.

Kvalitetsuppföljning av tjänsterna

Patientsäkerhet

Patientens behov av funktionellt fullgott hjälpmedel säkerställs.

Med patientsäkerhet avses att minimera skador och risker vid användning av hjälpmedlen. Patientsäkerhet avser även att levererat hjälpmedel överensstämmer med utprovning och anpassning för att målet med förskrivningen uppnås. 

Nyckeltal

Syfte

Rapportering var/hur

Medicintekniska avvikelser:  

  • Antal  
  • Produktområde  
  • Produkt  
  • Jämförelse med föregående kvartal  
  • Eventuell händelse orsakad av åtgärd hos Hjälpmedelscentralen

 

Undersöka följsamhet till överenskommelse/instruktion/rutin.

Samarbetsorganisationen 
  kvartalsvis.

 

Leveranskvalitet:  

  • Antal inkomna felrapporter gällande patient- och brukarsäkerhet  
  • Redovisas på 6-siffrig ISO-kod  
  • Hjälpmedelscentralen       beskriver vidtagna och/eller planerade åtgärder

 

Förhindra upprepning av negativa händelser.

Samarbetsorganisationen kvartalsvis.

 

Leveranssäkerhet

Beställd produkt och/eller tjänst levereras inom avtalad tid till den av förskrivaren angivna platsen. 

Nyckeltal

Syfte

Rapportering var/hur

  •   Andel hjälpmedel som levererats inom   fastställd leveransram (A-B) är 98 %.
  • Redovisas inklusive respektive   exklusive automatpåfyllnad.
  • Avvikelse gällande enskild   produkt redovisas.

Säkerställa att patient får behov av hjälpmedel tillgodosett.   Säkerställa att utskrivning från sjukhus inte försenas eller rehabilitering   fördröjs.

Samarbetsorganisationen  
  kvartalsvis.

  • Antal förskrivna hjälpmedel per 6-siffrig   ISO-kod. Hjälpmedelscentralen redovisar gruppvis för Kommun, Primärvård,   Sjukhus, Habilitering & Hälsa.

Information om vilka volymprodukterna är ger stöd för att utveckla   produktanvisningarna i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel.

Samarbetsorganisationen 
halvårsvis.

  • Andel akuta leveranser av hjälpmedel inom   A-sortiment som utförts inom 24 timmar från mottagen beställning ska vara 100 %.

Aktuella hjälpmedel redovisas på 6-siffrig ISO-kod.

Hjälpmedelscentralen redovisar gruppvis för Kommun, Primärvård, Sjukhus, Habilitering & Hälsa. 

För att säkerställa att patient får akut behov av hjälpmedel   tillgodosett. Att utskrivning från sjukhus inte försenas eller rehabilitering   försvåras.

Samarbetsorganisationen  
kvartalsvis.

 

 

 

 

Tillgänglighet

Hjälpmedelscentralen ska anpassa telefon-, öppethållande- och mottagningstider för konsultation/utprovning, anpassning/specialanpassning och service efter ställda krav. 

Nyckeltal

Syfte

Rapportering var/hur

  • Andel telefonsamtal till kundtjänst som   besvaras inom 5 minuter ska vara 80 %.    

Följer förskrivares krav på tillgänglighet i syfte att inte fördröja rehabiliteringsprocessen.

Samarbetsorganisationen  
kvartalsvis.

  • Andel konsultations-/utprovningstider som erbjudits inom 15 vardagar efter mottagen beställning ska vara 90 %.

 

Tillräckligt snabb tillgång till hjälpmedel för att inte fördröja rehabiliteringsprocessen.

Samarbetsorganisationen    halvårsvis.

  • Antal utförda specialanpassningar samt inom vilka produktområden är de gjorda.

Hjälpmedelscentralen redovisar   gruppvis för Kommun, Primärvård, Sjukhus, Habilitering & Hälsa.

Undersöka följsamhet till överenskommelse/instruktion/ rutin samt   Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel.

Stöd för utveckling av produktanvisningar i Handboken.

Samarbetsorganisationen  
kvartalsvis.

  • Andel   utförda underhåll, fördelade på förebyggande, avhjälpande, akuta och   jourreparationer som utförts enligt avtalad tidsram samt vilka   hjälpmedel på 6-siffrig ISO-kod det gäller.
  • Andel beställningar gjorda av patient   respektive förskrivare.

Säkerställa patientens behov av funktionellt fullgott hjälpmedel.

Följa patientens grad av delaktighet vid beställning av underhåll.

Samarbetsorganisationen  
kvartalsvis.

 

Ändringslogg för specifikation gällande tjänster

Senast uppdaterad: 2017-10-18 12:20