3. Beställning

Version 3.0 reviderad 2017-04-06.Ändringar i denna version: Kapitlet är reviderat i sin helhet. Kapitlet ersätter i förekommande fall de instruktioner Sjukhusapoteket VGR utfärdat om beställning och leverans av läkemedel.

3.1 Befogenhet

Läkemedel får endast beställas av sådan behörig hälso- och sjukvårdspersonal som namngivits i den lokala instruktionen för läkemedelshantering (Läkemedelsansvarig: mall 4, översikt: mall 12). Vid behov kan en eller flera ersättare för läkemedelsansvarig utses (se mall 4). Utsedda personer kan ansvara för beställning av läkemedel till en eller flera enheter.  

Samtliga sjuksköterskor, biomedicinska analytiker, barnmorskor och röntgensjuksköterskor på sjukhus kan boka läkemedel i VNL och göra akutbeställningar i Hamlet. Akutbeställning ska endast användas i akuta lägen eftersom det medför höga leveranskostnader, se vidare under 3.3.2.

Till sidans topp

3.2 Läkemedelssortiment

Läkemedel beställs vanligtvis från RGL. Läkemedel som behöver tillverkas (extemporeläkemedel) beställs från APL. 

Definierat sortiment ska väljas i första hand. Det definierade sortimentet är uppdelat i två grupper:

  • A-sortiment: De läkemedel och spolvätskor som upphandlats av VGR. 

  • B-sortiment: Övriga läkemedel och spolvätskor som definierats av VGR utifrån verksamhetsbehov, rekommendationer och kostnadseffektivitet.

Definierat sortiment ska normalt levereras inom 24 timmar från RGL. I Hamlet framgår vilka läkemedel som är A- respektive B-sortiment. I Marknadsplatsen kan behöriga beställare se vilka läkemedel som ingår i A- och B-sortimentet i utbudet RGL-Läkemedel. Läkemedel som ligger utanför definierat sortiment kallas C-sortiment. Dessa har en längre ledtid vid beställning. 

3.3. Läkemedelslager

Läkemedelslagren delas upp i PatientNära Lager (PNL) och VårdNära Lager (VNL). Se även kapitel 4. Förvaring och skötsel av läkemedelsförråd.

Sortimenten i PNL ska revideras efter behov, dock minst årligen. Revideringen ska syfta till att PNL-sortimentet anpassas till enhetens behov samt regionens definierade sortiment. Sortimentet i PNL ska fastställas av verksamhetschef, läkemedelsansvarig läkare eller motsvarande. Sortimentet i VNL ska fastställas av den på förvaltningen medicinskt ansvarige för VNL.

(gäller endast sjukhus)

Sortimentslista genererad i Hamlet bör användas för fastställande av sortimentet. Varje artikel i PNL ska ha definierade lagerparametrar (maxlager och beställningspunkt). För detaljer, se Hamletmanual. Kopia på fastställd sortimentslista ska finnas i PNL – det underlättar när reservrutin behöver användas (se nedan 3.8).

Till sidans topp

3.3.1 Vätskevagnar (gäller endast sjukhus)

Vätskevagnar (vPNL) är avsedda för frekvent använda infusions-, spol- och desinfektionsvätskor. Sortimentet ska fastställas av verksamhetschef, läkemedelsansvarig läkare eller motsvarande samt av farmacevt på Sjukhusapoteket VGR lokalt. Vätskevagnarna ingår i PNL. Sortimentet skall revideras minst årligen. Vagnen skall förvaras oåtkomlig för obehöriga. 

Vätskevagnar transporteras av Regionservice. Vid transport ska vätskevagnarna av hygieniska skäl täckas med överdrag/kapell och ha hel bottenplatta. Byte av vagn sker antingen vid fasta tider, så kallat abonnemang, eller genom att en beställning läggs i Hamlet. Påfyllnad och kontroll av vätskevagn sker av Sjukhusapoteket VGR lokalt.

För att påbörja ny vätskevagn, eller för att göra en revision av sortimentet – kontakta sjukhusapoteket VGR lokalt.

Till sidans topp

3.3.2 Slutenvårdsdos (gäller endast sjukhus)

För avdelningar anslutna till Slutenvårdsdos överförs ordinationer automatiskt från läkemedelsmodulen i Melior till dosmaskin på en given stopptid. Detta innebär att D-markerade tabletter och kapslar iordningställs och levereras i dospåsar, avsedda för inneliggande patienter, så kallad slutenvårdsdos.

3.4 Patientnära lager (PNL)

3.4.1 Normalbeställning

På sjukhus beställs läkemedel i lagerhanteringssystemet Hamlet. Enheter som inte har tillgång till Hamlet beställer läkemedel via Marknadsplatsen. För detaljerad information, se Manual Hamlet respektive Marknadsplatsen.

Normalleverans från RGL till PNL sker vanligtvis en gång per vecka på bestämd veckodag. I vissa fall kan annan frekvens vara överenskommen. Vid önskemål om förändrad leveransdag eller leveransfrekvens samt vid stängning (både tillfällig och permanent) eller flytt av enheter ska Sjukhusapoteket VGR lokalt kontaktas.

RGL ska normalt kunna leverera läkemedel i det definierade sortimentet (Hamlet: A- och B- sortiment, Marknadsplatsen: utbud: ”RGL-läkemedel”) inom 24 timmar från att beställningen inkommit till RGL. C-sortiment har oftast längre leveranstid än 24 timmar. 

Extemporeläkemedel beställs via fax från APL, se Beställning av extemporeläkemedel.

Till sidans topp

3.4.2 Akutbeställning

Akutbeställningar är avsedda för akut behov av läkemedel som inte finns inom den egna förvaltningen/sjukhuset.  

RGL: Lägg akutorder i Hamlet/Marknadsplatsen

Ordinarie öppettider:

  • Kontakta RGL via telefon (telefonnummer visas i Hamlet när akutbeställning genomförs).

  • Kom överens med RGL om önskad leveranstid

  • Leverans ska ske direkt till beställande enhet

Jourtid (årets alla dagar utanför ordinarie öppettider):

  • Kontakta telefonväxeln på sjukhuset eller direkt via telefonväxeln Sahlgrenska Universitetssjukhuset (telefonnummer visas i Hamlet när akutbeställning genomförs) Observera: ange att du vill bli kopplad till jourfarmacevt på RGL

APL:

Till sidans topp

3.4.3 Leverans och kvittensförfarande

Transport från godsmottagning till PNL och kvittens av läkemedel sker enligt lokala rutiner.

Mottagandet ska alltid signeras. Kontrollera alltid följande vid mottagandet:

  • antal kollin (plastbackar, kartonger och/eller påsar)

  • att dessa levererats till rätt enhet/avdelning

  • att alla kollin har obruten plombering

Läkemedel får aldrig lämnas obevakade och ska packas upp snarast möjligt (särskilt kylvaror) och placeras på avsedd plats i PNL. Har enheten PNL-service ska uppackning av läkemedel ske enligt överenskommelse med Sjukhusapoteket VGR lokalt.

Kontrollera alltid följande vid uppackning:

  • att alla kollin har obruten plombering

  • att rätt läkemedel levererats i rätt mängd

  • att alla läkemedel är oskadade och har rimlig hållbarhet

Journalför narkotikaklassade läkemedel vid leverans och kontrollräkna saldot i PNL, se även kapitel 11. Narkotikaklassade läkemedel

Läkemedlen levererade från RGL skall inlevereras i Hamlet (gäller endast sjukhus) respektive Marknadsplatsen (gäller övrig verksamhet). Under- och överleverans ska rapporteras som avvikelse till RGL. Tomma plastbackar ska returneras till RGL respektive APL. 

3.4.4 Felaktiga och uteblivna leveranser

Felaktiga, försenade och uteblivna leveranser ska rapporteras som avvikelser till RGL respektive APL via telefon. I samråd med RGL/APL avgörs åtgärd samt uppföljning av åtgärden. 

Kontaktuppgifter RGL och APL

I mindre brådskande fall kan ”Faxblankett avvikelser läkemedelsleveranser RGL”  användas för avvikelserapportering till RGL. Avvikelser som påverkar patientsäkerheten skall även rapporteras på sedvanligt sätt i MedControl Pro. Se även kapitel 10. Kvalitetssäkring

Länk till blankett B - Faxblankett avvikelser läkemedelsleveranser RGL

Om läkemedel ska returneras, se kapitel 4, indragning / reklamation

Länk till blankett A - Retur vid indragning eller reklamation

3.4.5 Resthantering RGL

Rester på definierat sortiment (A- och B-sortiment)

Om läkemedlet inte kan tillhandahållas från tillverkaren byter RGL till utbytbart läkemedel om sådant finns tillgängligt. Information om detta framgår i Hamlet, respektive Närhälsans intranät. Beställande enhet ansvarar för att under Orderstatus (Hamlet) respektive Status (Marknadsplatsen) bevaka att beställda varor levereras. Om beställd vara eller ersättningsvara inte levereras kan RGL kontaktas för diskussion om åtgärd. Vid kontakt med RGL bör beställande enhet kunna uppge ordernummer eller apotekskundnummer för snabbare hantering. Om ordern inte levererats inom 30 dagar annulleras ordern.

Rester på icke definierat sortiment (C-sortiment)

Vid beställning av C-sortiment sker inget automatiskt utbyte vid tillgänglighetsproblem. Beställande enhet kan kontakta RGLs kundtjänst för att undersöka tillgänglighet på önskat läkemedel. Om ordern inte levererats inom 30 dagar annulleras ordern.

Till sidans topp 

3.5 Boka och hämta läkemedel i VNL

Efter sökning i Hamlet kan läkemedel bokas i VNL. För en detaljerad beskrivning se manual Hamlet och manual Läkemedelsautomat

Läkemedel som plockas ur sin originalförpackning i VNL och ej är identifierbara med namn, beredningsform, styrka, hållbarhet och batch, ska placeras i läkemedelspåse eller liknande. På läkemedelspåsen klistras etiketten från läkemedelsautomaten. Vid plock av enstaka tabletter/kapslar skall dossked eller motsvarande användas. För mer information om bokning/hämtning av narkotikaklassade läkemedel, se kapitel 11

Lokal reservrutin för hantering av driftstopp av läkemedelsautomat finns i nödpärm i VNL och på sjukhusets intranät.

Till sidans topp

3.6 Hämta läkemedel från annat PNL

Om aktuellt läkemedel efter sökning varken finns i enhetens eget PNL eller i VNL kan det eventuellt hämtas från annan enhets PNL. Aktuell enhet ska först kontaktas för att bekräfta om läkemedlet kan hämtas. Endast originalförpackning eller på annat sätt identifierbara läkemedel med uppgift om läkemedelsnamn, styrka, batch och utgångsdatum får hämtas. Endast i undantagsfall får lösa tabletter, del av blisterkarta eller liknande utlämnas, dessa ska då utlämnas i läkemedelspåse. Relevanta uppgifter (läkemedelsnamn, beredningsform, styrka, utgångsdatum, signum) ska antecknas på läkemedelspåsen.

Vid hämtning av narkotikaklassade läkemedel ska transaktionen journalföras på båda enheterna genom att sjuksköterskorna kontrasignerar varandras förbrukningsjournaler, se kapitel 11. Narkotikaklassade läkemedel.

Till sidans topp

3.7 Övriga läkemedel

3.7.1 Extemporeläkemedel

På sjukhus beställs extemporeläkemedel, inklusive antibiotikamixturer via fax från APL. Se ”Handbok extemporeläkemedel för sjukhus inom VGR” för detaljerad beskrivning samt blanketter för detta. 

Länk till  Handbok extempore för sjukhus

Inom Närhälsan och tandvården beställs extemporeläkemedel som andra läkemedel i Marknadsplatsen.

3.7.2 Läkemedelsnära produkter och handelsvaror

Handelsvaror t.ex. stomiprodukter, sprut- och tillsatsetiketter, förbrukningsjournaler, läkemedelspåsar, hudkrämer, tandkräm, tvål, sanitetsprodukter, vitamintabletter etc, ska beställas via Marknadsplatsen från materialdepån.

Vissa läkemedelsnära produkter t.ex. spolvätskor, teknisk sprit, vissa kemikalier (t. ex. formaldehyd m.m) kan beställas från RGL via Hamlet (sjukhus) / Marknadsplatsen (Närhälsan och tandvården). 

3.7.3 Hemofililäkemedel

Patienter med blödarsjuka hanteras i normalfallet av Koagulationscentrum på SU/Sahlgrenska, men kan akut behöva vård på något annat av Västra Götalandsregionens sjukhus. För att säkerställa att dessa patienter får snabb tillgång till faktorkoncentrat i det akuta skedet finns ett akutlager på SkaS/Skövde, i NU-sjukvården/NÄL samt på SÄS. För detaljer, se ”Tillgång till faktorpreparat för blödarsjuka”.

3.7.4 Licensläkemedel

Se kapitel 13: Licensläkemedel

3.7.5 Medicinsk gas

Se kapitel 12. Medicinska gaser

Till sidans topp

3.7.6 Läkemedel i klinisk prövning

Genomförande av en klinisk läkemedelsprövning i Sverige regleras av Läkemedelsverkets föreskrifter om kliniska läkemedelsprövningar på människor; LVFS 2011:19, Läkemedelsverket Kliniska prövningar.

En klinisk prövning får inte genomföras innan tillstånd har meddelats av Läkemedelsverket samt att prövningen godkänts av etikprövningsnämnden. Såväl godkända som icke godkända läkemedel kan ingå i en klinisk prövning. Sedan 1 mars 2009 finns en överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Läkemedelsindustriföreningen (LIF) om kliniska prövningar i Sverige, Kliniska Prövningar SKL-LIF . Kontaktuppgifter till ansvarig för Kliniska Prövningar inom sjukhusapoteket VGR finns på Sjukhusapoteket VGRs hemsida.

Till sidans topp

3.8 Retur av läkemedel

Läkemedel får endast returneras till RGL/APL efter överenskommelse, eller om det ska returneras enligt indragningsskrivelse. Hantering av felexpeditioner beskrivs ovan. Hantering av indragningar och reklamationer beskrivs i kapitel 4 samt blankett A ”Retur vid indragning eller reklamation av läkemedel.

Till sidans topp

3.9 Reservrutin

3.9.1 Läkemedelsleveranser från RGL

Sjukhusapoteket VGR beslutar gemensamt med RGL om och när reservrutinen ska användas. Sjukhusapoteket VGR lokalt informerar därefter berörda beställare, i första hand via telefon.

Om Hamlet fungerar, men beställningar inte överförs till RGL:

  • Skriv ut beställingsunderlag När beställare fått information om att reservrutin ska tillämpas ska utskriven order från ”Orderstatus” i Hamlet användas som beställningsunderlag.

  • Komplettera beställningsunderlag Utskriften från Hamlet ska kompletteras med följande

  1. Antal sidor
  2. Kundnummer hos RGL (11 siffror)

  3. Telefonnummer

  4. Underskrift och namnförtydligande beställare 

Skicka beställning Beställningen faxas till RGL på faxnummer:

031-88 06 95,

eller skannas in och mailas till RGL på mailadress:

E-postadress

 

Om Hamlet inte fungerar:

Faxblankett ska användas för beställning. Använd utskriven sortimentslista för att ange preparat och varunummer för de läkemedel som ska beställas.

Länk faxblankett

Beställningen faxas till RGL på faxnummer:

031-88 06 95,

eller skannas in och mailas till RGL på mailadress:

E-postadress

Till sidans topp

3.9.2 Läkemedelsleveranser från APL

Se ”Handbok extemporeläkemedel, för sjukhus inom VGR

Till sidans topp

 

 

Senast uppdaterad: 2017-10-18 12:24