Reglemente för Västra Götalandsregionens fastighetsnämnd

Styrning och ledning av fastighets- och lokalförsörjning

Västra Götalandsregionens fastighetsförvaltning och lokalförsörjning styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt.

Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar.

Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt.

Regionstyrelsen fastställer investeringsplan och fördelar budgetramar i enlighet med regionfullmäktiges beslut om investeringsbudget.

Fastighetsnämnden ska bedriva fastighetsförvaltning och lokalförsörjning ändamålsenligt och effektivt. Arbetet ska ske i enlighet med beslutade styrdokument för Västra Götalandsregionens hantering av investeringar och internhyra samt de mål och anvisningar som i övrigt anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen.

Reglemente

A. Fastighetsnämndens uppgifter

1 § Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde

a) följa vad som anges i lag eller annan författning
b) följa det regionfullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra
c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer
d) följa anvisningar som regionstyrelsen lämnar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter

Nämndens ansvar för långsiktig lokalförsörjning

2 § Nämnden svarar för långsiktig lokalförsörjning utifrån utförarstyrelser och nämnders lokalbehovsplanering samt regionstyrelsens inriktnings- och investeringsbeslut. Nämnden stödjer utförarstyrelser och nämnder vid framtagandet av lokalbehovsplaner.

I nämndens uppgifter ingår att

a) samråda med utförarstyrelser och nämnder samt med regionstyrelsen för att avveckla, utveckla, upprätthålla och samordna lokalförsörjning av verksamhet i egen regi
b) sammanställa VGR:s samlade lokalbehov för verksamhet i egen regi, utifrån utförarstyrelser och nämnders lokalbehovsplaner, som underlag för regionstyrelsens beredning och beslut om investeringar.
c) följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor

Nämndens ansvar för fastigheter

3§ Nämnden ska inom sitt ansvar.

a) besluta att ingå avtal om förvärv, byte, försäljning av fast egendom, bostadsrätter och tomträtt upp till 10 miljoner kronor, om ärendet inte är av principiell art.
b) besluta att ingå tomträttsavtal med en årlig avgäld upp till 450 000 kronor, om ärendet inte är av principiell art.
c) besluta att ingå och säga upp avtal för arrende, servitut och övriga nyttjanderätter.
d) bereda frågor om att ingå avtal om förvärv, byte och försäljning av fast egendom, bostadsrätter och tomträtt över 10 miljoner kronor.
e) bereda frågor om att ingå tomträttsavtal med en årlig avgäld över 450 000 kronor
f) besluta att ansöka om och medverka vid förändrad markanvändning genom kommunala detaljplaner med tillhörande överenskommelser
g) besluta om demontering av byggnad. Gäller både i samband med genomförande av en fastighetsinvestering samt ett enskilt ärende, om ärendet inte är av principiell art.

Nämndens ansvar för fastighetsförvaltning

4 § Nämnden svarar för förvaltning av Västra Götalandsregionens fastigheter och förser verksamheterna, inklusive bolag där Västra Götalandsregionen äger mer än hälften av aktierna, med lokaler.

I nämndens uppgifter ingår att

a) bereda frågor om regionens internhyresmodeller av lokaler
b) svara för drift, tillsyn och skötsel samt underhåll
c) svara för långsiktig fastighetsutveckling och att pröva byggnadernas användbarhet utifrån verksamheternas behov
d) svara för fastighetsanknuten service

Nämndens ansvar för extern inhyrning av lokaler

5 § Nämnden svarar för att bereda frågor om extern inhyrning för Västra Götalandsregionens verksamheter, inklusive bolag där Västra Götalandsregionen äger mer än hälften av aktierna.

I nämndens uppgifter ingår att

a) till utförarstyrelser och nämnder bereda frågor om extern inhyrning av lokaler
b) till regionstyrelsen bereda frågor om extern inhyrning av administrativa lokaler samt svara som hyresvärd till utförarstyrelser och nämnder i externt inhyrda Regionens hus.
c) svara för fastighetsanknutna tekniska säkerhetsanläggningar i inhyrda lokaler
d) agera upphandlande myndighet och byggherreombud vid entreprenader.

Nämndens ansvar för investeringar

6 § Nämnden svarar för genomförandeplanering, och genomförande av ny-, om- och tillbyggnader av fastigheter. Nämnden stödjer utförarstyrelser och nämnder vid framtagandet av förstudier. Arbetet sker enligt beslutade styrdokument i Västra Götalandsregionens hantering av investeringar samt de mål och anvisningar som i övrigt anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen.

I nämndens uppgifter ingår att

a) svara för att verksamhetsstyrda investeringar genomförs inom ramen för beslutad investeringsutgift
b) svara för att ägarstyrda investeringar genomförs enligt regionstyrelsens investeringsbeslut
c) bereda ärenden om riktlinjer för lokalers utformning, funktionalitet och standard
d) svara för upphandling och inköp inom nämndens verksamhetsområde i enlighet med regionfullmäktiges och regionstyrelsens fastställda riktlinjer och anvisningar

Nämndens övriga uppgifter

7 § I nämndens uppgifter ingår i övrigt att

a) bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut och regionstyrelsens anvisningar
b) svara för Västra Götalandsregionens parkeringar. Bereder förslag till parkeringsavgifter.
c) svara för Västra Götalandsregionens konstsamling och konstinvesteringar
d) svara för regionens tillgänglighetsdatabas och riktlinjer för fysisk tillgänglighet
e) nyttja det utbud av service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder
f) med utgångspunkt i regionstyrelsens övergripande kris- katastrof- och beredskapsplanering svara för säkerhet och beredskap inom sitt verksamhetsområde.

Organisation inom verksamhetsområdet

8 § Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten.

Personalansvar

9 § Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen efter samråd med nämnden. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Nämnden fastställer varje mandatperiod instruktion till förvaltningschef.

B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder och styrelser

Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige

1 § Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten.

Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar.

Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag.

Företrädarskap

2 § När nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Regionstyrelsen företräder Västra Götalandsregionen vid tvist i domstol.

Personuppgifter

3 § Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Nämnden ska utse dataskyddsombud.

Säkerhet

4 § Nämnden ansvarar för säkerhet och beredskap inom sin verksamhet.

Intern kontroll

5 § Nämnden ska årligen fastställa och följa upp plan för intern kontroll.

Avskrivning av fordringar

6 § Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde.

Tillgänglighet

7 § Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.

Arbetsformer

Tidpunkt för ordinarie sammanträde

8 § Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden.

Extra sammanträde

9 § Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran till ordföranden med uppgift om ärende som ska behandlas. Ordföranden ska, om det är möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

Inställt eller ändrad tid för sammanträde

10 § Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Ordföranden ska se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om ändringen.

Kallelse och handlingar

11 § Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Kallelse ska ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller någon vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

Offentliga sammanträden

12 § Nämnden får besluta om offentliga sammanträden.

Sammanträde på distans

13 § Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och så att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans.

Närvarorätt

14 § Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna.

Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna.

Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

Sammansättning

15 § Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat.

Ordföranden

16 § Ordföranden ska

a. leda nämndens arbete och sammanträden
b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente
c. kalla ersättare
d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts
e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden
f. bevaka att nämndens beslut verkställs
g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter.

Presidium

17 § Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat.

Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

Ersättare för ordföranden och vice ordförandena

18 § Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid, ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem.

Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå.

Förhinder

19 § En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till ordföranden. Ordföranden ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra.

Ersättares tjänstgöring

20 § Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.

En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.

En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Inträde bör inte ske under pågående ärende.

Avbruten tjänstgöring

21 § En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet.

Yrkanden

22 § När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det.

Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.

Reservation

23 § Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Detta gäller även om reservationen avser ärende som ska justeras omedelbart.

Justering av protokoll

24 § Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

Delgivningsmottagare

25 § Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar.

Delegeringsbeslut

26 § Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning.

Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar.

Undertecknande av handlingar

27 § Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot.

Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv.

Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall av den som utsetts att kontrasignera.