Att kunna välja en tid som passar är viktigt för kvinnor som inbjuds till cellprovskontroll. Birgitta Anjemark, barnmorska vid barnmorskemottagningen, Frölunda Torg tycker att hennes arbetsmiljö och därmed också bemötandet har blivit bättre med det nya systemet.
Ett nytt datasystem för kallelser gör livet enklare för många kvinnor i Västra Götaland. De som kallas till cellprovskontroll kan enkelt boka om sin tid på webben. Samtidigt har personalen fått bättre arbetsmiljö.
– Jobbet har blivit mycket roligare med jämnare arbetsbelastning och mindre tid som går åt till administration och pappersarbete, berättar Birgitta Anjemark och Sylvia Boysen Andersson, som varit med och utvecklat systemet.
Systemet, som liknar det Bilprovningen har, används idag av nästan alla barnmorskemottagningar i Västra Götalandsregionen. I början av nästa år ska samtliga vara anslutna. Bakgrunden till det nya systemet är att Västra Götalandsregionen ville kunna erbjuda personer som kallas till hälsokontroll ett smidigt sätt att av- och omboka sina tider.
– Att få välja tid själv har stor betydelse för om man kommer på kontrollerna och målet är ju att så många som möjligt ska komma, berättar Birgitta Anjemark, barnmorska vid mottagningen på Frölunda Torg.
Tiden som erbjuds kan enkelt bokas om på webben med en personlig kod som finns i kallelsen. Den som inte har tillgång till dator kan istället ringa och avboka eller få en ny tid direkt. Det går också att välja en annan mottagning. Så om man bor i Göteborg och blivit kallad dit men jobbar i Borås så kan man boka om sig och ta provet där istället. Hälften av de kallade kvinnorna behöver ändra sin tid och av dessa använder 80 procent nu internet och endast 20 procent ringer till mottagningen för sin av- eller ombokning.
Nu kommer fler
Barnmorskemottagningarna på Frölunda Torg och i Krokslätt har använt systemet sedan i april och har redan märkt att fler kommer till cellprovskontrollerna. Men inte nog med det. En av många finesser med systemet är att det underlättar jobbet både för personalen som tar proverna och den som skickar ut kallelserna. De omkring 4000 kallelser som varje vecka skickas ut till kvinnor i Västra Götaland hanterades tidigare helt manuellt. Barnmorskorna skickade in sina scheman till cytologlab på Sahlgrenska Universitetssjukhuset är Sylvia Boysen Andersson sammanställde och matade in dem i datorn. Sedan skrevs kallelserna ut på papper, stoppades i kuvert och postades. Om inte den erbjudna tiden passade så ringde kvinnan i bästa fall och avbokade och fick sedan ett nytt brev med en ny tid. Men många struntade istället bara i att komma.
– Nu arbetar jag på primärvårdens eget kallelsekansli. Barnmorskorna matar själva in sina scheman i systemet. Sedan behöver jag i princip bara trycka på en knapp så går kallelser automatiskt ut via Postens e-brev, berättar Sylvia.
Tomt i väntrummet
När kvinnorna ändrar sina tider via webben ser personalen ute på mottagningarna det och vet ungefär hur många som väntas komma. Bättre och jämnare flöde
– Förut kunde det vara tomt i väntrummet en hel förmiddag och så kom det jättemånga på eftermiddagen eller tvärt om. Det visste man aldrig och det kunde vara ganska stressande. Nu har vi ett bättre flöde och vår förbättrade arbetsmiljö ger också bättre kvalitet på provtagningen genom bättre bemötande, säger Birgitta Anjemark, barnmorska vid barnmorskemottagningen, Frölunda Torg.
Kallelsesystemet kan identifiera vilka som uteblivit från tre besök i rad och mixa in deras tider bland de kvinnor som brukar gå på kontroller. Det bidrar också till ett jämnare flöde.
– Det här är första gången vi som jobbar i verksamheten har fått vara med och utveckla ett program som vi vill ha det och det känns redan som en succé. Det är riktigt, riktigt roligt, säger Sylvia Boysen Andersson.
Kan användas i andra sammanhang
Systemet är generellt designat vilket innebär att det kan användas för alla typer av standardiserade rutinundersökningar. Systemet är under utveckling och kommer också att kunna användas för att få fram statistik göra uppföljningar, prognoser och att fakturera. Idag lägger barnmorskorna en hel del tid på att ta betalt för undersökningarna. Men det är också drygt 8000 kvinnor som varje år struntar i att betala för kontrollen. Att kunna fakturera sparar därför både tid för barnmorskorna och pengar för verksamheten. I januari 2012 införs systemet för kontroll av bukaorta i hela Västra Götalandsregionen, och i februari till mars kommer det börja användas för cellprovskontroll i Skaraborg. Mammografi inom NU-sjukvården och vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset har infört webbombokningsdelen av systemet och diskussioner förs även om att införa det inom övriga Göteborgsområdet samt Skaraborg.
Text : Bettina Axelsson
Foto : Johan Främst
Fakta:
Systemet har tagits fram i samarbete mellan konsulter och personal i Västra Götalandsregionen. Resultatet är en unik lösning som inte bara gör det enkelt att av- och omboka tider. Det har effektiviserat hela rutinen kring undersökningen/provtagningen och öppnar möjligheter för andra verksamheter att använda det på samma sätt. Cirka 120 000 kallelser per år skickades tidigare ut manuellt, något som nu sköts helt elektroniskt och maskinellt.
Läs mer på www.cellprov.se eller www.177.se/cellprov.
Där kan du också se en tecknad film om cellprovskontroller.