Inköpsprocessen

i Västra Götalandsregionen

På denna sida kan du läsa om hur inköpsprocessen fungerar i Västra Götalandsregionen, VGR.

Mål för upphandlingar

Regiongemensamma upphandlingar medför en rad fördelar som kommer verksamheterna tillgodo. Kostnaderna för varor och tjänster sänks när hela Västra Götalandsregionens behov inom ett visst område kan upphandlas gemensamt. Koncerninköp bidrar på ett påtagligt sätt till att minska miljöbelastningen av VGRs verksamheter genom att ställa miljökrav vid upphandlingar.

Verksamhetsstyrda inköp

Verksamhetens behov och mål är styrande för all upphandling i VGR. Koncerninköp medverkar i de upphandlingar och de avtal som tecknas, och de ska användas. Västra Götalandsregionens alla upphandlingar är indelade i 24 inköpsområden.

Upphandlingarna inom varje område leds av en styrgrupp med verksamhetsföreträdare från linjeorganisationen. Det är denna grupp som avgör verksamhetens behov av varor och tjänster och har tillsammans med koncerninköp ansvar för hela inköpsprocessen inom sitt inköpsområde. Till styrgrupperna är kopplade projektgrupper med verksamhetsföreträdare, där det mesta av det praktiska arbetet med upphandlingarna sker.

Flertalet förvaltningar har en funktion, inköpscontroller, som tillsammans med avdelningschefen bildar ett nätverk som bland annat följer upp avtalstroheten.

Inköpsrådet ansvarar för strategisk utveckling av inköpsprocessen och genom rådet styrs Västra Götalandsregionens inköpsverksamhet. Rådet utses av regiondirektören och består av företrädare för förvaltningsledningarna främst från vården och Regionservice.

Tre faser i inköpsprocessen

Regionstyrelsen har fastställt en inköpsprocess som består av tre delar, analysfasen, upphandlingsfasen och avtalsfasen.

Analysfasen innebär att verksamhetsföreträdare i inköpsprocessen tillsammans med inköpare identifierar de behov som finns i verksamheten, ser över alternativa produkter och lösningar, standardiserar sortimentet samt lägger upp en inköpsstrategi.

Upphandlingsfasen styrs av Lagen om offentlig upphandling, LOU, samt EU-direktiv om offentlig upphandling.

Avtalsfasen innebär att verksamhetsföreträdarna tillsammans med strategiska upphandlare följer upp ingångna avtal och söker utveckla relationerna med de avtalade leverantörerna.

1. Analys ger en stor del av besparingen

Den största besparingspotentialen ligger i analysfasen. I denna fas identifierar och omprövar verksamheten sina behov och ser på alternativa produkter och lösningar. I denna fas görs också en standardisering av sortimentet och man ser på alternativa logistiklösningar.

För att genomföra analysfasen behöver verksamhetens behov och leverantörens erbjudanden vägas samman i en analys där totalkostnaden är styrande för valet av inköpsstrategi.

2. Upphandling enligt lagar

Upphandlingsfasen består av tre delprocesser: anbudsinfordran, anbudsutvärdering samt förhandling och avtal. Vanligtvis görs en arbetsfördelning mellan verksamhetsföreträdare och strategiska upphandlare. Verksamheten ansvarar för att kvalitetskrav, funktionskrav, verksamhetskrav och miljökrav tillgodoses i kravspecifikationen och vid utvärdering.

Tillsammans definierar man obligatoriska krav och utvärderingskriterier samt rangordning och viktning i anbudsunderlag. Strategiska upphandlare ansvarar för val av upphandlingsform och för de affärsmässiga, juridiska och kommersiella kraven. Det är den strategiska upphandlaren som har huvudansvaret för upphandlingsfasen.

3. Avtal bevarar värdet

Det tredje steget - avtalsfas - innebär att aktivt vårda avtalen under avtalsperioden. Med det menas löpande tillsyn av ingångna avtal och ett aktivt utvecklingsarbete med kontinuerliga kontakter med både verksamheten och leverantörerna. Kontakterna med verksamheten ska till exempel ge information om hur nöjd man är med en vald produkt eller tjänst, och/eller om andra behov har uppstått.

Kontakterna med leverantörerna ger möjlighet att kontinuerligt följa upp valutaklausuler, rabattavtal och beställnings- och leveranssätt.

Avtalsfasen syftar också till att få hög avtalstrohet. Om inget görs efter det att avtal träffats riskerar värdet av en upphandling att försvinna snabbt. Genom att aktivt bedriva avtal behåller man värdet av upphandlingen och får också möjlighet att utveckla relationen med de valda leverantörerna.

 

uiqt|wBswvkmzvqvswx5swuu}vqsi|qwvH%vozmoqwv5{mswvkmzvqvswx5swuu}vqsi|qwvH%vozmoqwv5{muiqt|wB%wmjjzmlis|qwv5%vozH%vozmoqwv5{m%wmjjzmlis|qwv5%vozH%vozmoqwv5{muiqt|wBxw{|H%vozmoqwv5{mxw{|H%vozmoqwv5{m