Enligt svensk lag måste myndigheterna i Sverige registrera alla allmänna handlingar* som kommer till myndigheten eller skapas av myndigheten (Sekretesslagen 15 kap.). Det innebär att Västra Götalandsregionens verksamheter måste ha ett register som innehåller uppgifter om vilka dokument som skickats till verksamheterna t ex brev, ansökningshandlingar, offerter mm. I registret måste verksamheterna också skriva in uppgifter om alla dokument som de själva skapat t ex brevsvar, offertsvar, platsannonser, rapporter mm. För varje dokument sparas vissa uppgifter i registret. Enligt lagen måste man i registret:
- skriva in datum för när dokumentet kom till verksamheten eller när det skapades.
- ge varje dokument en beteckning (diarienummer).
- skriva in vem som skickat dokumentet till verksamheten eller vart det skickats vidare i organisationen - mottagaren.
- kort skriva in vad dokumentet handlar om t ex en platsansökan.
Viktiga undantag: Handlingar som har liten betydelse för verksamheten behöver inte diarieföras. Undantag gäller också om dokumenten hålls ordnade så att man lätt kan se vad som kommit in till verksamheten eller skapats där. Dokument som hör till en patientjournal diarieförs inte heller.
På internet ser uppgifterna om ett dokument ut så här (Uppgifterna är endast exempel):
| Ärendets diarienr: |
00132 - 2003 |
| Ärendemening: |
Projektplan för "Steget före" - en nationell miljötidning med olika regionala delar och profiler |
Senaste händelse/åtgärd står överst.
| Dok |
Reg.dat |
Nr |
Händelse/Åtgärd |
Handl |
Inkom/Utgick
Avs/Mott |
| 1 st |
2003-10-23 |
1 |
Projektplan för "Steget före" - en nationell miljötidning med olika regionala delar och profiler |
Jessika Algehed |
IN 2003-10-23
CMF Centrum för miljödriven Företagsutveckling |
Inom Västra Götalandsregionen finns flera diarier. Varje politisk nämnd räknas som en myndighet och har därför var sitt. På hemsidan kan man söka i 27 av regionens diarier. Det innebär att det blir ganska många men flera av diarierna sköts av samma personal på samma ställe.
Om man vill söka efter information i ett diarium som inte finns på internet ska man vända sig direkt till den verksamhet där diariet finns. Adresser till verksamheterna finns under rubriken "kontakt" längst upp på denna sida.
Sök i något av diarierna som finns på hemsidan.
* Allmän handling: En handling är allmän om den 1. förvaras hos en myndighet och 2. enligt särskilda regler anses inkommen dit eller är upprättad hos myndigheten. (Allmän handling regleras i tryckfrihetsförordningens andra kapitel.)