Frågor och svar om KIV

Hur loggar man in i KIV?

Kräver KIV uppkoppling via Sjunet?

Hur anmäler man en ny KIV-administratör?

Vilka fält ska vara ifyllda för enhet inom VGPV?

Hur lägger man till en ny person i KIV?

Hur lägger man till en person utan svenskt personnummer i KIV?

Hur söker man personer i KIV?

Hur kopplar man en anställning till en person?

Hur förnyas anställningar i KIV?

Hur tar man bort en anställning?

Hur ska ST/AT hanteras i KIV?

Hur ska man fylla i personers e-postadress?

Hur ser man vem som är registrerad som verksamhetschef i KIV?

Hur ändrar man verksamhetschef i KIV?

Hur identifierar man HSA-id för vårdgivare, vårdenhet och person?

Hur får en person som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer ett reservkort? 

Att logga in i KIV 

 Inloggningsadress till KiV för dem som går mot Sjunet är kivadmin.vgregion.sjunet.org. Inloggning sker med SITHS-kort och man väljer  SITHS-certfikatet, d.v.s den som innehåller ditt HSAID.

 

Kräver administrationen i KIV en Sjunetuppkoppling?

Ja. För att komma åt applikationen KIV, måste arbetsstationen vara uppkopplad mot Sjunet. Kontakta din IT-leverantör för att säkerställa att Sjunet-uppkoppling finns. Om arbetsstationen exempelvis visar Vårdvalet, så är den ansluten till Sjunet. I de fall man önskar att ansluta sig till administration av KIV, måste man beställa denna kommunikationstjänst av VGR-IT. 

 

Att anmäla ny KIV-administratör

Vårdgivare med avtal med Västra Götalandsregionen kan beställa administratörsrättigheter för att administrera sina uppgifter i KIV. Fyll i ansökan Ansökan om administratörsrättigheter - verksamhetschef.

För att anmäla en ny KIV-administratör, använd blanketten Anmälan om ny KIV-administratör. För att få administratörsrättigheter måste personen vara upplagd i KIV med en korrekt anställning.

Länk till sidan för blanketter 

Vilka fält ska uppdateras för en vårdenhet inom VGPV?

Manual för vilka fält som ska uppdateras av enhet inom VGPV för visning på tex 1177

Länk till checklista för fält som ska vara ifyllda 

 

Att skapa en ny person i KIV

Personer som tillhör en privat vårdgivare måste läggas upp manuellt i KIV. Alla personer som är upplagda i KIV har ett unikt id, sk VGR-id. Då en ny person skapas görs alltid en kontroll att personen inte finns i KIV sedan tidigare. Kontrollen görs mot personens personnummer. Personer som tidigare varit anställda inom Västra götalandsregionen finns i KIV och återanvänder sitt unika VGR-id. När en person registreras används personens folkbokförda namnuppgifter. Namnuppgifter går aldrig ändra manuellt i KIV, ändringar kan bara göras via anmälning till Skatteverket (tex vid namnbyte eller förändring av stavning).

Manual för att skapa en person i KIV

 

Skapa osäker person

Skapa osäker person i KIV  

Att hitta en person i KIV

 Det går att söka rätt på personer som finns registrerade i KIV via personnummer, VGR-id eller namn.

Manual för att hitta personer i KIV 

Att koppla en anställning till en person

En person kan ha en eller flera anställningar kopplade till sig i KIV. Anställningarna skapas manuellt och kan registreras i maximalt ett år i KIV, sen måste de förnyas.

Manual för att skapa anställning i KIV

 

Förnya anställningar i KIV

Anställningar för privata vårdgivare kan registreras i max ett år i KIV. Det innebär att anställningarna måste uppdateras inom ett år, annars rensas de bort.

Manual för att hantera anställningar i KIV 

 

Ta bort en anställning

Om en person avslutar sin anställning vid en vårdenhet ska dennes anställning tas bort i KIV.

Om personen har ett eTjänstekort utfärdat av Västra Götalandsregionen måste först eTjänstekortet avregistreras hos TjänsteID-service enligt rutin för avregistrering av eTjänstekort. När verksamhetschefen har fått meddelande om att eTjänstekortet är avregistrerat så går det att ta bort anställningen.

Rutin för avregistrering av eTjänstekort

Manual för att ta bort en anställning i KIV 

Hur ska ST/AT hanteras i KIV?

ST-läkarna har en grundanställning på vårdenheten och ska därmed registreras i KIV. När de "randar" ansvarar "mottagande" vårdenhet för att koppla individen till vårdenheten och därmed även det uppdrag som ska tilldelas i NPÖ.

Hanteringen av AT-läkare är ej klarlagd. För närvarande behöver ni ej registrera individerna i KIV, om inte de har behov att få tillgång till något system som hämtar uppgifterna om behörighet via KIV.

Vi återkommer med mer information här på sidan när hanteringen är klarlagd i regionen.

 

Registrera e-postadress

E-postadresserna som visas i listan över de anställda är alltid en VGR-adress (@vgregion.se) om sådan finns för personen. Denna adress är ej redigerbar.  Privata vårdgivare registrerar personers e-postadresser under fliken anställning, e-postadressen är endast synlig där (alltså inte i listan där VGR-adresser visas).

Om man tidigare varit anställd av Västra Götalandsregionen kan VGR-adressen hänga kvar i efterhand. Denna rensas bort automatiskt och kan inte tas bort manuellt.

Manual för att registrera e-postadresser i KIV

Hur ser man vem som är registrerad verksamhetschef i KIV?

Registrerad  verksamhetschef visas under fliken översikt under rubriken verksamhetschef. 

Att ändra verksamhetschef i KIV

Fyll i ansökan Ansökan om administratörsrättigheter - verksamhetschef.

Länk till sidan för blanketter.

  

Att identifiera HSA-id för vårdgivare, vårdenhet och person

HSA-id är en unik identifieringskod som består av landskoden (SE), landstingets organisationsnummer (2321000131) samt en kod med siffror och/eller bokstäver som är  unik för varje individ. HSA-id används av andra system som identifikation istället för personnummer.

Manual för att identifiera HSA-id i KIV 

 

 

Person utan svenskt personnummer eller samordningsnummer

Osäker person är en person som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer och som inte behöver ett reservkort.

Lokalt identifierad person är en osäker person som behöver ett reservkort.

Lokalt identifierad person (behöver reservkort)

Använd underlaget Blankett ”Lokalt identifierad person”, se länken på höger sida.

  1. Identifiera personen på plats genom pass
  2. Fyll i hela blanketten med alla uppgifter som krävs för att posten skall kunna läggas upp i KiV.
  3. Skanna in blanketten
  4. Ta en kopia av pass, skanna in det i datorn och maila detta tillsammans med blanketten till funktionsbrevlådan:   


Ange i mailet vem i verksamheten som skall kontaktas när det är klart.
När du fått återkoppling är personposten en lokalt säker/lokalt identifierad person och du hittar personuppgifter i KiV genom att söka personen på namn/VGR-id/person-id.
Därefter är det möjligt att ge ut ett reservkort via TjänsteID-service. 

 

uiqt|wBw{ismz5xmz{wvxw{|H%vozmoqwv5{mw{ismz5xmz{wvxw{|H%vozmoqwv5{muiqt|wBrwzomv5i5ivlmz{{wvH%vozmoqwv5{mrwzomv5i5ivlmz{{wvH%vozmoqwv5{muiqt|wB%wmjjzmlis|qwv5%vozH%vozmoqwv5{m%wmjjzmlis|qwv5%vozH%vozmoqwv5{muiqt|wBxw{|H%vozmoqwv5{mxw{|H%vozmoqwv5{m