Manualer
Här hittar du alla manualer du behöver för att arbeta i 1177 e-tjänster. De flesta manualerna är nationella och länkade till Ineras sida men här finns även regionala manualer.
Manualerna är uppdelade efter vilken behörighet man har.
Allmänt om systemet
För mottagningar i Västra Götaland finns det vissa beslut att förhålla sig till.
Vårdvalsenheter i vårdval måste följa de riktlinjer som finns i Krav- och kvalitetsböcker Vårdval vårdcentral respektive Vårdval rehab.
För övriga mottagningar i Västra Götaland gäller beslut om basutbud.
Personal med skyddad identitet
I det nya personalverktyget kommer det vara möjligt för vårdpersonal med skyddad identitet att logga in, hantera ärenden och administrera e-tjänster. Det betyder att det är upp till varje enskild vårdpersonal med skyddad identitet att avgöra huruvida det är lämpligt att hantera ärenden eller inte. I ett ärende, som en vårdpersonal hanterar, kommer vårdpersonalens personuppgifter så som för- och efternamn, titel och signatur att visas i ärendet till invånaren. Detta kan man själv ändra under Personliga inställningar.
Ärendemottagare - den som tar emot och fördelar ärenden
Ärendemottagaren är den som hanterar mottagningens inkorg; fördelar ärenden, fördelar med delsvar, kontrollerar så att fördelade ärenden hanteras och omfördelar ärenden vid behov.
Logga in
Inloggning sker alltid via SITHS-kort/e-tjänstekort.
Personliga inställningar
Personliga inställningar ska alla användare göra. Det är här man ställer in så att man får avisering när ärende inkommit, eller att man har fått ett ärende tilldelat sig (om man är ärendehanterare). Kontrollera mejl/telefonuppgifter samt signatur. Om mejluppgifter inte stämmer välj att uppdatera mot HSA-katalogen och om de fortfarande inte stämmer - kontakta er KiV-ansvariga för att kontrollera så att det är korrekt i KiV. Saknas telefonnummer så finns detta inte inlagt i KiV - kontakta er KiV-ansvarige för att lägga in detta.
Ställ in personliga inställningar
Behörigheter
I personalverktyget kan du ha en eller flera behörigheter. Du kan vara ärendemottagare, ärendehanterare, behörighetsadministratör och/eller lokal administratör. Förutom detta kan du ha behörigheten granskare.
Vilka behörigheter kan man ha och vad innebär de?
Hantera ärenden
Fördela ärende, fördela med delsvar
Besvara direkt (om du är både ärendemottagare och ärendehanterare)
Sök en invånares ärende baserat på ärendetyp
Godkänn invånare och dela ut ärendetyp (används endast om man gjort begränsningar på mottagningen)
Ärendehanterare - besvarar ärenden
Ärendehanterare besvarar inkomna ärenden. Man ska besvara skyndsamt, inom två arbetsdagar och man besvarar med fördel genom att skicka ett delsvar eller en motfråga (funktionen motfråga innebär att invånaren kan fortsätta dialog i samma ärende och inte behöver skapa ett nytt) om man inte kan ge ett definitivt svar direkt.
Logga in
Inloggning sker alltid via SITHS-kort/e-tjänstekort.
Personliga inställningar
Personliga inställningar ska alla användare göra. Det är här man ställer in så att man får avisering när ärende inkommit, man har fått ett ärende tilldelat sig. Kontrollera mejl/telefonuppgifter samt signatur.
Ställ in personliga inställningar
Behörigheter
I personalverktyget kan du ha en eller flera behörigheter. Du kan vara ärendemottagare, ärendehanterare, behörighetsadministratör och/eller lokal administratör. Förutom detta kan du ha behörigheten granskare.
Vilka behörigheter kan man ha och vad innebär de?
Hantera dina tilldelade ärenden
Tips! Besvara ett ärende med motfråga så kan ni och invånaren fortsätta dialogen i samma ärende
Skicka ärende till invånare (omvänt ärendeflöde)
Man kan skicka ett meddelande/formulär till max 250 mottagare.
Godkänn invånare och dela ut ärendetyp (används endast om man gjort begränsningar på mottagningen)
Lokal administratör
Den lokala administratören sköter om mottagningens inställningar, skapar och aktiverar ärendetyper, lägger till och tar bort behörigheter samt utbildar övrig personal på mottagningen i samtliga funktioner. Du som lokal administratör ska ha kunskap om ärendemottagaren och ärendehanterarens roll.
Logga in
Inloggning sker alltid via SITHS-kort/e-tjänstekort.
Personliga inställningar
Personliga inställningar ska alla användare göra. Det är här man ställer in så att man får avisering när ärende inkommit, man har fått ett ärende tilldelat sig. Kontrollera mejl/telefonuppgifter samt signatur.
Ställ in personliga inställningar
Aviseringsinställningar för mottagningen
Du som administratör kan ställa in aviseringar för mottagningen. Du kan ställa in när/om påminnelse ska gå ut till invånaren samt vårdgivare samt lägga in mejladresser dit avisering ska gå när ärende inkommit.
OBS! Ett tips är att lägga till adresser till funktionsbrevlådor under dessa aviseringar. Om man lägger in en mejladress till en person här och denne har lagt in en avisering under sina personliga inställningar som kommer denna person att få två aviseringar om samma ärende.
Inställningar för mottagningen
För att en mottagning ska bli synlig och sökbar måste betjäningsområde aktiveras. Hela landet ska aktiveras. Om man enbart väljer Västra Götalandsregionen innebär detta att personer som är folkbokförda utanför inte kommer att kunna kontakta mottagningen via e-tjänsterna.
Samtliga inställningar för mottagningen
Behörigheter
I personalverktyget kan du ha en eller flera behörigheter. Du kan vara ärendemottagare, ärendehanterare, behörighetsadministratör och/eller lokal administratör. Förutom detta kan du ha behörigheten granskare.
Vilka behörigheter kan man ha och vad innebär de?
Skapa ärendetyper
I VGR finns beslut och riktlinjer om vilka ärendetyper en mottagning ska använda. Dessa ärendetyper, och några till, finns som regionala mallar. Att använda en regional mall innebär att man hämtar ner en kopia till mottagningen, sparar och aktiverar den. Man behöver då inte sitta och skapa själv.
Skapa ärendetyp med regional mall
Skapa ny ärendetyp utan mall
I varje ärendetyp man skapar måste man skriva vad den ska heta och välja kategori. Namnet på ärendetypen är det som syns ut mot invånaren så tänk på att göra detta tydligt och lättförståeligt.
Kategori används för att kunna få ut bra statistik, välj den kategori som bäst stämmer överens med vilken typ det är. Beskrivning av formuläret samt villkorstext ska vara tydlig information till invånaren vad som gäller. Använd gärna de villkorstexter som finns i de regionala mallarna.
Villkorstexter kan inte klistras in utan måste skrivas in enligt instruktioner. Om man klistrar in så kommer osynliga formateringar med och mallen kommer inte att fungera.
Svarsformulär är färdiga svar som man kan bygga in i mallen för att förenkla hantering av svar till invånaren.
Spara och aktivera webbtidbok eller uthoppstjänst
Om man har en webbtidbok eller uthoppstjänst kopplad till mottagningen så måste man aktivera ärendetyperna samt lägga in villkorstext innan dessa kan användas av invånare och de hittar man under centralt administrerade ärendetyper.
Kopiera ärendetyper och mallar
Det går att kopiera en ärendetyp eller en mall för invånarärende från en mottagning till en annan genom att exportera och importera mallen.
Kopiera ärendetyper
Skapa grupper
Man kan skapa en grupp av ärendehanterare att fördela ärenden till.
Skapa grupp av ärendehanterare
Mallar för invånarärenden (omvänt ärendeflöde)
Man kan kommunicera med invånaren genom att skicka ett meddelande till denne och detta kallas invånarärende eller omvänt ärendeflöde. Man kan skriva helt fritt eller skapa mallar. Mallarna är det administratören som skapar för mottagningen. En mall med frågor innebär att ett formulär skickas ut som invånaren besvarar. En mall med information innbär att man endast skickar ut ett meddelande/information där invånaren inte har möjlighet att besvara.
