Information och kommunikation om hjälpmedel
Genom information och kommunikation ges förutsättningar för en likvärdig grundsyn på förskrivning och försörjning för patienter i Västra Götaland. Denna sida beskriver kortfattat olika situationer och information samt de olika kommunikationsvägar som används för kommunikation. Det är viktigt att alla inom samarbetsorganisationen för hjälpmedel tar ansvar för att hålla sig uppdaterade med aktuell information.
Samarbetsorganisationen för hjälpmedel består av många verksamheter, funktioner och andra berörda med olika stort behov av information inom olika områden. Både vårdgivare och försörjare(leverantör/distributör) är beroende av tillgång till information för att kunna planera och utföra sin verksamhet effektivt och patientsäkert. Utmanande med kommunikation är att nå ut med rätt information, i rätt mängd, till rätt mottagare. Under 2022 tillsatte Beredningsgrupp Avtal & Överenskommelse en arbetsgrupp för en översyn med mål att identifiera VAD och HUR vi kan kommunicera och informera med befintliga och eventuella nya informationskanaler.
Vad behövs informeras om?
Olika information har mer eller mindre direkt påverkan på olika delar av samarbetsorganisationen för hjälpmedel. Nedan finns exempel på information kategoriserad i 5 olika rubriker:
Leveransstörningar
Leveransstörningar kan omfatta enstaka produkter som inte når fram till enhet eller patient på utsatt tid eller flera produkter och flera leverantörer som inte kan levereras under längre tid. Orsak och omfattningen av leveransstörningarna kan komma att påverka hur informationen kommuniceras.
Sortimentsrelaterad information
Här ingår exempelvis information om nytt sortiment (avtal) och kvalitetsbrister på produkter. Säkerhetsmeddelanden faller in under denna kategori och processen för kommunikation kring detta finns beskriven i guiderna. Här ingår även sortimentsfrågor som relaterar till handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel som exempelvis nya förskrivningsbara produktområden eller då produkter övergår till egenansvar för patienter.
Samarbetsavtalet - Guide om Säkerhetsmeddelande
Överenskommelsen - Guide om Säkerhetsmeddelande
Nya eller förändrade arbetssätt
Förändringar i och utveckling av avtalen har syfte att öka kvalitet och kostnadseffektiviteten för vårdgivarna i Västra Götaland och kan innebära nya arbetssätt eller justering av befintliga processer och arbetssätt. Exempelvis förändring av arbetssätt för att registrera en viss typ av arbetsorder i beställningssystemet webSesam.
Information om utbildningar och visningar
Information om Hjälpmedelscentralens utbildningar, utbildningar som riskerar att ställas in vid för lågt deltagarantal och visningar av upphandlat sortiment är exempel på information som sorteras under denna kategori. Information om utbildningar och visning publiceras på Hjälpmedelscentralens hemsida.
Övrigt
Under kategorin finns information om exempelvis ändrad tillgänglighet som öppet-/ och telefontider, kontaktuppgifter, allmän information om miljöarbete och pågående projekt.
Hur kan du hålla dig uppdaterad?
Idag saknas fullt systemstöd för att kunna kommunicera mer direkt, tex i beställningssystem gällande produktområde eller specifik artikel.
Det är viktigt att alla tar ansvar för att regelbundet besöka och läsa nyhetsflöden på de sidor vars innehåll påverkar hjälpmedelsområdet. Exempelvis Vårdgivarwebben gällande Handbok för personliga hjälpmedel, Samarbetsavtalet, Överenskommelsen samt försörjarnas hemsidor. En del verksamheter har utsett en funktion som regelbundet besöker de olika hemsidorna och som sedan sprider tillämplig information inom den egna verksamheten.
Som komplement kan man prenumerera med RSS (Really Simple Syndication) och för detta behöver du en RSS-läsare. Det finns olika appar (exempelvis Outlook) för att ta del av RSS-flöden och många webbläsare har inbyggt stöd för RSS och visar val för att lägga till prenumerationen direkt i webbläsaren. När man prenumererar med RSS får man nyheter, som läggs till i de nyhetsblock man prenumererar på, automatiskt skickat till sin e-post eller webbläsare. Detta fungerar i dagsläget olika bra beroende på vilken webbläsare eller e-postklient som används.
- Hjälpmedelscentralens hemsida för vårdgivare
- Läkemedelsnära produkters hemsida
- Samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel
- Överenskommelse personligt förskrivna medicintekniska produkter inom Västra Götalandsregionen
- Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel och Läkemedelsnära produkter samt koncept för förskrivarkompetens
Kommunikationskanaler
Relaterat till informationens innehåll, hur stort behov av spridning informationen anses ha eller om återkoppling från mottagaren behövs kan det bli aktuellt att använda enstaka olika eller flera informationskanaler.
Hjälpmedelsforum
Hjälpmedelsforum Hälso- och sjukvård består av representanter från kommunerna i Västra Götaland, Västra Götalandsregionens förvaltningar och Hjälpmedelscentralen. Alla representanter ska ha tillgång till nätverk i den egna organisationen och i uppdraget ingår att sprida aktuell information, som förmedlas elektronisk till representanterna, till berörd enhet/verksamhet.
Utskicken via Hjälpmedelsforum delas in i tre kategorier med olika prioritet. Detta för att underlätta prioritering av information för mottagaren om flödet av information ökar.
| Prio | Benämning | Innehåll | Frekvens |
|---|---|---|---|
| 1 | Säkerhetsmeddelanden | Information om säkerhetsmeddelandet och planering för eventuella åtgärder | När tillverkare skickar säkerhetsmeddelande till Hjälpmedelscentralen |
| 2 | Särskilt informationsutskick | Information om till exempel omfattande leveransstörningar, viktig sortimentsinformation, få anmälda till förestående utbildning | Vid behov |
| 3 | Informationsbrev | Information om händelser och aktiviteter som påverkar verksamheterna men inte är akuta. Till exempel ändring av arbetssätt, tjänster, sortiment/nya avtal, leveranser och ändringar i handboken | Fyra gånger per år (ca februari, maj, oktober och december) med möjlighet till extra utskick vid behov |
Vårdgivarnytt
Nyhetsbrev som riktar sig både till Närhälsans som till upphandlad primärvård inom Västra Götalandsregionen.
Buffertförrådsansvarig
För varje upprättat buffertförråd finns en av vårdgivaren utsedd buffertförrådsansvarig och inom Hjälpmedelscentralen finns motsvarande buffertförrådskoordinatorer som ansvarar för kontakten med de olika buffertförrådsansvariga.
Försörjarnas hemsidor
Är de primära kanalerna för sortimentsrelaterad information, leveransstörningar och eventuella avvikelser för avtalade tjänster. På sidorna finns också guider och instruktioner av praktisk karaktär. Försörjarnas hemsidors startsidor innehåller olika nyhetsblock med angelägen information.
Vårdgivarwebben
På webbplatsen finns separata sidor för Handbok för personligt förskrivna hjälpmedel och för de försörjningsavtal som finns inom hjälpmedelsområdet
..... På handboHär kommuniceras Nyhetsflöde avtalssidor, handbok
Sjukhusens hjälpmedelsamordnare
Sjukhusen inom Västra Götalandsregionen har utsedda hjälpmedelssamordnare och dessa har ett nätverk för hjälpmedelsrelaterade frågor.
webSesam
På startsidan efter inloggning i webSesam publiceras information i form av meddelanden. Information kan även knytas till specifika artiklar i artikelinformationen. Kommunikation kan också ske via webSesam om specifka arbetsordar eller beställningar med den som beställt eller lagt ordern.
Vårdgivaraktivitet som kan skapa frågor/”aktivitet” till Hjälpmedelscentralen
Hjälpmedelscentralen har också behov av att ta del av information som kan komma att påverka deras verksamhet direkt. Exempelvis enskild händelse så som kö-kortningsinsats eller utökad uppföljning av patientgrupper. Den typen av enskilda händelser eller insatser kan innebära behov av större volymer hjälpmedel eller ökad återlämning av hjälpmedel, som kan leda till behov av att omfördela resurser inom Hjälpmedelscentralen. Vid dessa tillfällen eller liknande enskilda insatser rekommenderar vi att ni kommunicerar direkt med Hjälpmedelscentralen via info.hmc@vgregion.se
Vid mer övergripande förändringar eller frågor som mer relaterar till utveckling så kan så kan både samordning.hjalpmedel@vgregion.se eller info.hmc@vgregion.se användas för att kommunicera.
