Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Tjänstespecifikation till överenskommelsen - Personligt förskrivna medicintekniska produkter inom Västra Götalandsregionen

Vårdgivarna, Hjälpmedelscentralen och Område läkemedelsnära produkter kan komma överens om förändringar i och utveckling av tjänster i syfte att öka kvalitet och öka kostnadseffektiviteten för vårdgivarna i Västra Götaland. Ändringar som görs förtecknas i en ändringslogg.

I tjänstespecifikationen ingår separata avsnitt för:

 

Hjälpmedelscentralens åtagande

Hjälpmedelscentralen ska utföra uppdraget på ett etiskt och kostnadseffektivt sätt.

Öppettider

Verksamheten ska vara öppen för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 08.00 - 16.30, lunchstängt 12.00 - 13.00.

Utbudspunkter

Hjälpmedelscentralen ska ha utbudspunkter för konsultation och utprovning inom samtliga produktområden, teknisk service samt utbildning för förskrivare utifrån orterna Borås, Mölndal, Skövde och Uddevalla.

Begränsningar i överenskommelsen

HMC beställer och bekostar inte tolktjänst.

HMC utför inte avhjälpande underhåll (reparationer) eller utbyte av medicintekniska produkter utanför ordinarie öppettider.

Leveransregler

Leveranstider
Leverans till geografiskt område, inklusive buffertförråd, ska ske på fast dag en gång/vecka.

Om försening gällande beställd produkt/tjänst ska förskrivare/vårdgivare underrättas.

Samtliga hjälpmedel med funktionshyra ska vara märkta för spårbarhet på produktnivå.

Hjälpmedelscentralen ska leverera hjälpmedel till vid beställning avgiven adress inom Västra Götalands län.

Vid leverans till patientens vistelseadress ska tidpunkt för leverans överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och patienten.

Vid behov ska Hjälpmedelscentralen efter beställning utföra akuta leveranser av beställd hjälpmedel.

AktivitetLeveranstid
Lagervara Inom 7 vardagar
Beställningsvara Inom 17 vardaga, vid leveranstid över 17 vardagar ska Hjälpmedelscentralen informera om planerad leveranstid
Akutleverans Utförs vardagar senast 24 timmar efter beställning
Anpassning Påbörjas senast 3 vardagar efter mottagen beställning om hjälpmedelet finns att tillgå
Specialanpassning Överenskommelse mellan förskrivare och Hjälpmedelscentralen
Montering/installation Följer hjälpmedelts leveranstid. För hjälpmedel som kräver dubbelkompetens tex både montör och elektriker ska montering/installation utföras senast 10 vardagar utöver avtalad leveranstid för den aktuella produkten
Konsultations-/utprovningstid Erbjuds senast 15 vardagar efter mottagen beställning
Akut konsultations-/utprovningstid Erbjuds inom 5 vardagar
Avhjälpande underhåll (reparation) Ska påbörjas senast 3 vardagar efter mottagen beställning och vara genomförd inom 10 vardagar
Akut avhjälpande underhåll Ska utföras snarast möjligt, dock senast 8 arbetstimmar efter mottagen beställning
Hämtning av hjälpmedel Nästkommande fast leveransdag

Tjänster

Hjälpmedelscentralen ska upprätthålla kompetens och kunskap kring medicintekniska produkter inom produktområdena angivna i Specifikation Produktområden samt aktivt följa den tekniska utvecklingen inom hjälpmedelsområdet.

Hämtning
Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress inom Västra Götalands geografiska gränser.

Hjälpmedelscentralen ska lämna återlämningskvitto vid hämtning hos patient.

Buffertförråd
Hjälpmedelscentralen ska ge förskrivande enheter möjlighet att ha hjälpmedel i lokala buffertförråd där sortiment, dess volym, uppackning i förråd och leveransdag ska överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare.

Hjälpmedelscentralen ska hantera automatisk påfyllnad till lokala buffertförråd.

Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare i samverkan minst en gång årligen följa upp att lokala buffertförråd bedrivs kostnadseffektivt utifrån verksamhetens behov.

Endast de förbrukningsartiklar som beställs i webSesam kan ingå i buffertförråd.

Rekonditionering
Hjälpmedelscentralen ska verka för återanvändning av returnerade produkter i den mån det går att förena med miljö-, säkerhets-, ekonomi-, och kvalitetskrav. Rekonditionering ska utföras enligt tillverkarens instruktioner med delar/material som uppfyller tillverkarens specifikationer.

Montering/demontering
Hjälpmedelscentralen ska efter beställning montera/installera/demontera hjälpmedel i patientens bostad.

Hjälpmedelscentralen ska utföra funktionskontroll enligt tillverkarens anvisningar av hjälpmedel vid montering/installering.

Anpassning
Hjälpmedelscentralen ska anpassa hjälpmedel enligt förskrivarens anvisning.

Anpassning av produkt ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler. Om detta inte är möjligt ska anpassning uutföras i den miljö där patienten vistas alternativt hämtas/lämnas av Hjälpmedelscentralen.

Specialanpassning
Hjälpmedelscentralen ska tillsammans med förskrivaren bedöma möjligheten att göra specialanpassning i relation till andra lösningar och effektuera specialanpassningen.

Hjälpmedelscentralen ska specialanpassa enligt förskrivares anvisning.

Hjälpmedelscentralen ska verka för att möjliggöra kombinationer av olika tillverkares produkter för att minska antalet specialanpassningar.

Hjälpmedelscentralen ska vid förfrågan från förskrivare lämna preliminärt kostnadsförslag på omfattning beräknat pris för specialanpassning respektive anpassning inom CE-märkning.

Avhjälpande underhåll (reparation)
Avhjälpande underhåll (reparation) ska utföras efter beställning från patient eller förskrivare.

Förebyggande underhåll (service)
Förebyggande underhåll (service) ska utföras på hjälpmedel med den periodicitet och efter de kontrollscheman/motsvarande som anges i tillverkarens anvisning eller enligt gällande krav från myndigheter och vid tidpunkt aktuella standarder.

Sortiment
Lagervara är produkter med hög förskrivningsvolym, hög förskrivningsfrekvens eller en produkt som ur behandlingsperspektiv behöver snabb leverans. Lagervara ska levereras inom 7 vardagar.

Beställningsvara med leveranstid inom 17 vardagar är produkter med lägre förskrivningsfrekvens och/eller lägre förskrivningsvolym än lagervara.

Beställningsvara med leveranstid över 17 vardagar är produkter som sällan förskrivs eller som har en tillverkningstid utöver normal produktion.

Hjälpmedelscentralen ska tillse att de hjälpmedel som finns i sortiment för förskrivning finns tillgängliga i vårdgivarnas gemensamma IT-stöd med produkt- och artikelinformation, prisuppgift, bilder och bruksanvisning för såväl huvudhjälpmedel, tillbehör och förbrukningsartiklar.

Hjälpmedelscentralen ska tillse att när utprovningsprotokoll krävs ska dessa kunna bifogas beställningen och vara läsbara ifrån patientbilden i IT-stödet.

Hjälpmedelscentralen ska ansvara för att förskrivaren i IT-stödet kan nå produktinformation genom Hjälpmedelsdatabasen.

I de fall förskrivaren bedömer att patientens behov inte täcks av hjälpmedel inom upphandlat sortiment ska Hjälpmedelscentralen kunna erbjuda produkter utanför sortiment.

VGR som distributör ska köpa produkter via Koncerninköps upphandlade leverantörer.

Expertstöd och konsultation
Experstöd kring produkter ska erbjudas och omfattar information, konsultation, utbildning, visning av aktuellt sortiment, utvecklingsarbete samt anpassning och specialanpassning. Experstödets kompetens ska innefatta fördjupad och aktuell kunskap samt erfarenhet inom samtliga produktområden som ingår i överenskommelsen. Expertstödet ska ha konsultativt ett arbetssätt och ge råd och förslag till förskrivare.

Hjälpmedelscentralen ska fortlöpande bevaka, följa och anpassa sig till den forskning och utveckling som görs inom samtliga produktområden som omfattas av överenskommelsen. Hjälpmedelscentralen bör delta i projekt och forskning inom hjälpmedelsområdet och i utredningsarbete i samband med införande av nya produkter.

Hjälpmedelscentralen ska ingå som expertstöd vid upphandlingar.

Vid konsultation ska den kompetens som krävs medverka, t ex såväl hjälpmedelskonsulent som tekniker.

Konsultation ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler, vårdgivarens lokaler eller vid behov i den miljö där patienten vistas.

Hjälpmedelscentralen ska visa och erbjuda utildning gällande aktuellt sortiment. Information ska fortlöpande lämnas till vårdgivarna vid förändring av sortimentet.

Hjälpmedelscentralen ska erbjuda utbildning enligt basutbud, som tillgodoser förskrivares behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedelsprodukter kopplat till olika funktionsnedsättningar och förskrivning av hjälpmedel.

Utbildningsutbud gällande annoserade utbildningar ska planeras i samverkan mellan vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen.

Support IT-stöd
Hjälpmedelscentralen ansvarar för behörighetshantering samt användarsupport till vårdgivarna gällande IT-stödet. Tillgänglighet och öppettider för användarsupporten ska styras utifrån vårdgivarnas behov, inom ramen för överenskommelsen. Användarsupporten ska ha en fördjupad kompetens inom IT-stödet och rapportera aktuella supportbehov avseende volym och innehåll till Koncernkontoret.

Teknisk dokumentation
All teknisk dokumentation förs av Hjälpmedelscentralen och dokumentationen ska göras tillgänglig vid förfrågan från vårdgivarna exempelvis vid arbete med medicintekniska avvikelser.

Statistik och analys gällande i överenskommelsen ingående tjänster
Hjälpmedelscentralen ska lämna statistiksammanställningar i digital form efter framställan eller minst fyra gånger per år, enligt plan för kvalitetsuppföljning.

Hjälpmedelscentralen ska mot självkostnad kunna lämna betalarspecifik statistik utöver standardrapporter.

Standardrapporter tas fram i samverkan mellan beredningsgrupp och Hjälpmedelscentralen.

Uppföljning

En överenskommen plan anger vilka kvalitetsmått som ska rapporteras gällande tjänster kopplade till patientsäkerhet, leveranssäkerhet och tillgänglighet. Dessutom redovisas volymer av vissa produkter och tjänster.

Plan för uppföljning

 

Område Läkemedelsnära produkters åtaganden

Uppdrag

Område Läkemedelsnära produkters (LMN) uppdrag ska utföras på ett etiskt och kostnadseffektivt sätt samt enligt evidensbaserad praktik (EBD).

LMN arbetar med kvalitet och kompetens kring läkemedelsnära produkter, som stöd för Västra Götalandsregionen och kommuner i Västra Götaland. Uppdraget omfattar produkter, distribution och IT-stöd.

LMN ska arbeta med:

UppdragSyfteHur ska det utförasUppföljningRapportering var
Produktansvar vid upphandling av läkemedelsnära produkter God kvalité och kostnadseffektivt Enligt upphandlingsplan Kvartalsvis Ledningsrådet MTP
Information och rådgivning av upphandlat sortiment och övriga produkter Förskrivning med hög kvalité Omvärldsbevaka, följa behovs- och produktutvecklingen Kontinuerligt LMN:s hemsida
Kompetenshöjande insatser kring vård, behandling och förskrivningsprocess för hela vårdkedjan Öka kompetensen inom området vilket leder till god vård Utifrån behov Årligen Ledningsrådet MTP
Vara ett stöd i förskrivningsprocessen Säkra att patienters behov av läkemedelsnära produkter sker säkert och på samma sätt oavsett var man bor eller var man vårdas Utifrån behov Årligen LMN:s hemsida
Administrativ service och support av beställarsystem Säkerställa kvalitén Utifrån behov Årligen LMN:s hemsida
Samverka med nationella organ, utbildningsinstitutioner och liknande Säkerställa kompetensen för god vård inom LMN området Utifrån behov Årligen LMN:s hemsida
Kvalitetsrapport Belysa effekten kvalité, kostnad och kunskap Kartlägga förskrivarnas kompetens avseende Uroterapeut/distriktsjuksköterska med förskrivningskurs/7,5 kurs inkontinensvårt Årligen Ledningsrådet MTP och LMN:s hemsida
Arbeta med ökad delaktighet för patienter/användare i samband med upphandlingsprocessen Öka möjligheterna för patienter/använmdare att få tillgång till välfungerande förbrukningsartiklar och hjälpmedel Informera om produktutveckling och bilda referensgrupper vid upphandling Årligen Ledningsrådet MTP

Tillgänglighet

Öppettider
Kundtjäsnt ska vara tillgängligt via telefon och E-post helgfria vardagar 08.00 - 16.30.

E-post ska besvaras inom 2 timmar.

Leveransregler

Leverans till ordinärt boende
Ska ske kl. 08.00 - 19.00 vardagar

Samtliga beställningar ska levereras inom 4 arbetsdagar. Beställningsdagen är dag 0 för produktområde diabetes och stomi. För produktområde "trakeostomi" ska leverans ske inom 7 vardagar och där är beställningsdagen dag 0. Beställningen ska levereras i sin helhet vid samma tillfälle. Delleveranser ska enbart ske vid restsituationer från produktleverantör.

Leverans till kommunala särskilda boenden
Ska ske kl. 08.00 - 16.00 vardagar till en anvisad fast leveranspunkt.

Transportören ska även kunna erbjuda inbärningstjänst till enskild avdelning/enhet om så önskas.

Akutleverans
Akut leverans kan enbart effektueras av lagerlagt upphandlat sortiment. Leveransen innebär att patienter får sina produkter dagen efter att beställningen skett och ska även innefatta patienter boende på orter med lantbrevbärarlinje. Beställningen ska vara LMN tillhanda före kl. 14.00 vardagar.

En akut leverans kan begäras av förskrivare eller patient.

Utomlänsleveranser
Patienter folkboförda i Västra Götaland kan utan extra kostnad få leverans till utlämningsställe på annan ort, inom Sveriges gränser.

Kollimärkning och följesedlar
Samtliga leveranser ska märkas med personuppgifter. Leverans ska vara försedd med en följesedel per patient. Följesedeln ska innehålla information om levererade och eventuella restnoterade produkter, uttagsnummer samt hur många uttag som finns kvar på förskrivningen.

Leveransförseningar
Om leveranstiden överskrider avtalad leveranstid ska patienten kontaktas.

Leveransalternativ
Får ställas utanför (FSU), innebär att leveransen ska ske till ordinärt boende utan mottagarkontroll (kvittens). Produkterna ska ställas skyddat för väderförhållanden, och om möjligt på ett sådant sätt att eventuell risk för stöld elimineras. I flerfamiljshus ska produkterna ställas utanför patientens dörr.

Leverans till utlämningsställe innebär leverans till något av transportörens avtalade utlämningsställe/servicepoint för paket, inom Sverige. Avisering sker via sms om mobilnummer angivits annars aviseras leveransen med brev.

Krav på hantering av produktsortiment

Inköp av upphandlade produktsortiment
VGR som distributör ska köpa produkter via Koncerninköps upphandlade leverantörer.

Delegation kring frågor om produktleverantörens avtal
LMN äger rätt att ha till förfogande avtalshandlingar inklusive allmänna bestämmelser kopplade till produktleverantörerna under den tid som avtalet gäller.

LMN ska använda delgationen i syfte att kontinuerligt utveckla relationen med produktleverantörerna med målet att effektivisera och utvärdera logistikförutsättningar.

Dispensprodukter "Beställning av ej upphandlade produkter"
Vid speciella behov som inte kan tillgodoses av det upphandlade sortimentet kan förskrivare beställa produkter utanför avtal. Endast dispensprodukter som är godkända av Ledningsrådet MTP kan förskrivas.

LMN ska debitera enligt produktleverantörens prislista. Leveranstiden ska inte överstiga 10 arbetsdagar. Om leveranstiden överstiger 10 dagar ska återkoppling via e-post till förskrivaren ske. Patienten kontaktas via telefon/e-post.

LMN ska förse berörda chefer med information om produkter förskrivna på dispens, enligt överenskommen rutin.

Registervård av produktavtal i Sesam Läkemedelsnära
LMN ansvarar för att artikelregistret i Sesam LMN innehåller korrekta uppgifter. Samtliga artikelförändringar ska godkännas av LMN/Koncerninköp enligt överenskommen process. Processen innebär bland annat en säkrad kommunikation via fastställd struktur i Excel.

Lagerhållning och transport av produkter
Produkterna ska lagerhållas och hanteras på ett sådant sätt att dess kvalité inte riskeras.

Samtliga produkter ska förpackas så att de klarar transport. Kartonger ska vara av god kvalité och i neutralt emballage, med undantag för nutritionsprodukter.

Sterila produkter och produkter med begränsad hållbarhet
Hållbarhetstiden för leverans ut till patient ska inte understiga den tid förskrivningen har för avsikt att räcka.

Produktförändringar
Samtliga produktförändringar under pågående avtalstid ska kanaliseras från produktleverantör till LMN/Koncerninköp, däär beslut om produktförändringen sker. LMN ska i samråd med produktleverantör hantera produktförändringen.

Returer av produkter

Retur orsakad av felplock eller transportskada
En leverans som innehåller fel artiklar mot beställningsunderlaget eller om en transportskada har skett, ska LMN ta emot en returorder samt komma överens med patient om ny leverans.

Den som har kostnadsansvaret krediteras varuvärdet och LMN står för returkostnaden.

Retur orsakad av förskrivare eller patient
Transportrelaterade returer ex. produkter som inte hämtats från utlämningsställe, felaktig portkod och adress debiteras den som har kostnadsansvaret en returkostnad.

Förskrivaren/patient ska återkoppla gällande felaktig produkt inom två veckor från leveransdatum.

Den som har kostnadsansvaret debiteras returkostnad enligt avtalad prislista.

Undantag från retur
Retur gäller inte

  • om produkten är av ett så ringa värde att frakt och logistikkostnaderna överstiger varuvärdet
  • för produkter förskrivna utanför avtal
  • produkter från dödsbon.

Reklamation av produkt
Om levererad produkt visar sig vara behäftad med fel kontaktar patienten distributör för retur och ny leverans i enlighet med upprättad överenskommen process LMN/Distributör.

Returer och reklamationer där ny leverans till patient är nödvändig ska hanteras med kortast möjliga leveranstid. Det kan innebära akuta leveranser för att inte äventyra patientsäkerheten.

Kundtjänst


LMN ska driva en kundtjänst och utföra service för patienter och vårdgivare i Västra Götaland. Kundtjänst ska utföra varierande arbetsuppgifter enligt beslutad uppdragsbeskrivning. LMN ansvarar för att kundtjänst har nödvändig kompetens.

Uppdragsbeskrivning Kundtjänst

  • Ta emot beställningar via telefon på registrerade förskrivningar
  • Leveransavisering till patienter
  • Leveransfrågor via e-post och telefon
  • Registrering av manuella förskrivningar enligt gällande rutiner
  • Hänvisa produktfrågor till respektive produktkonsulent inom LMN
  • Informera förskrivare och patienter i samband med leveransförseningar
  • Ta emot produktreklamationer enligt rutin

Uppföljning

Uppföljning ska ske månadsvis.

Uppföljning ska innehålla ett antal parametrar inklusive returleveranser. Statistiken redovisas totalt och separat per produktområde.

Patientsäkerhet

NyckeltalSyfteRapportering var/hur
Medicintekniska avvikelser Förhindra upprepning av negativa händelser Ledningsrådet MTP, kvartalsvis
Leveranskvalitet (Rätt produkt till rätt patient i rätt tid) Undersöka följsamhet till överenskommelse/instruktion/rutin Ledningsrådet MTP, kvartalsvis

 Leveranssäkerhet

NyckeltalSyfteRapportering var/hur
Andel läkemedelsnära produkter som levererats inom fastställd leveransram Säkerställa att patientens behov av läkemedelsnära produkter tillgodoses Ledningsrådet MTP, kvartalsvis

 Tillgänglighet

NyckeltalSyfteRapportering var/hur
Andel telefonsamtal till kundtjänst som besvaras inom 3 minuter ska vara minst 85% Säkerställa god tillgänglighet Ledningsrådet MTP, kvartalsvis

 

Senast uppdaterad: 2019-09-27 13:07