Tjänstespecifikation

Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen kan komma överens om förändringar i och utveckling av tjänster i syfte att öka kvalitet och öka kostnadseffektiviteten för vårdgivarna i Västra Götaland. Ändringar som görs förtecknas i en ändringslogg.

I tillämpningsanvisningen ingår avsnitt för:

 

Vårdgivarnas åtagande

Beställa tjänst i det gemensamma IT-stödet för hjälpmedel. I undantagsfall, då digital beställning inte är möjlig, kan beställningar hanteras manuellt.

Ansvara för att registrera beställningarna för förskrivna hjälpmedel i det gemensamma IT-stödet för hjälpmedel så att de är spårbara.

Rapportera brister och risker gällande utförande av tjänster.

Ansvara för patientinformation avseende kontaktväg vid problem med förskrivet hjälpmedel.

Beställning och kostnadsansvar för tolk.

Vårdgivarna ska ta ett gemensamt ansvar för självkostnaden genom att:

  • När det är möjligt förskriva rekonditionerade produkter
  • Snarast och senast inom fem arbetsdagar, kontrollera att leverans skett enligt beställning
  • Kontrollera fakturaunderlag
  • Ansvara för att registrera förskrivna hjälpmedel i det gemensamma IT-systemet för hjälpmedel så att de är spårbara
  • Rapportera förkomna hjälpmedel.

Servicenivåer och servicefönster

Hjälpmedelscentralens tjänsteutbud ska vara tillgängligt för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 8.00 -16.30. Midsommarafton, julafton och nyårsafton likställs med helgdag. 

Tillgänglighet

Hjälpmedelscentralen ska följa Västra Götalandsregionens riktlinjer " Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet" och "Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation". 

Hjälpmedelscentralen ska ha utbudspunkter för konsultation och utprovning inom samtliga produktområden, teknisk service samt utbildning för förskrivare i de fyra geografiska områden som motsvarar kommunalförbunden.

Hjälpmedelscentralens lokaler som patient och förskrivare ska besöka ska vara belägna så att det finns kollektivtrafik fram till verksamheten.

Hjälpmedelscentralens lokaler ska vara ändamålsenliga och för verksamheten anpassade med en bemannad reception.

Hjälpmedelscentralen ska anpassa lokaler, telefontider, öppethållande och mottagningstider för utprovning, individanpassning och service, enligt följande:

  • Verksamheten ska vara öppen för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 08.00–16.30
  • Telefontillgänglighet ska finnas under ordinarie öppettider för information och rådgivning samt för tidsbokning
  • Kundtjänst, konsultation, ska tillhandahålla sakkunnig kompetens under ordinarie öppettid 08.00 - 12.00 samt 13.00 - 16.30
  • Vid de tider då Hjälpmedelscentralen inte har öppet ska telefonsvarare ge information om öppettider
  • Hjälpmedelscentralen ska ha telefontillgänglighet under ordinarie öppettider på ett ingående telefonnummer där samtal ska besvaras av en person inom 5 minuter för minst 80 % av till Hjälpmedelscentralen inkommande samtal
  • Svarstid för sakkunnig telefonrådgivning och information avseende lager och leverans, teknisk service, konsultationer samt fakturafrågor ska vara inom 5 minuter.

Leveranstider

Leverans till geografiskt område, inklusive buffertförråd, ska ske på fast dag en gång/vecka.

Hjälpmedel som är lagervara, inklusive enentuell anpassning, ska levereras inom 7 vardagar efter mottagen beställning.

Hjälpmedel som är beställningsvara, inklusive eventuell anpassning, ska levereras inom 17 vardagar efter mottagen beställning. För produkter med leveranstid över 17 vardagar ska Hjälpmedelscentralen informera beställaren om planerad leveranstid.

Vid samleverans styrs leveransdatum av den produkt som har längst leveransdatum.

Leveranstid för specialanpassning ska överenskommas mellan förskrivare och Hjälpmedelscentralen vid beställning.

För produkter som inte är lagervara eller beställningsvara ska Hjälpmedelscentralen informera beställaren om beräknad leveranstid.

Akutleverans av hjälpmedel ska utföras vardagar senast 24 timmar efter mottagen beställning.

Hämtning av hjälpmedel ska utföras i samband med nästkommande fasta leveransdag.

Montering/installation ska följa väntetider för leverans av hjälpmedel.

För montering/installation av hjälpmedel som kräver dubbelkompetens t.ex. både montör och elektriker ska montering/installation utföras senast 10 vardagar efter mottagen beställning.

Anpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 3 vardagar efter mottagen beställning, om hjälpmedlet finns att tillgå.

Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom 3 vardagar efter mottagen beställning och vara genomförd inom 10 vardagar.

Akut avhjälpande underhåll under vardagar ska utföras snarast möjligt, dock senast 8 arbetstimmar efter mottagen beställning.

Konsultations-/utprovningstid ska erbjudas senast 15 vardagar efter mottagen beställning.

Vid akuta behov ska konsultations-/utprovningstid erbjudas inom 5 vardagar.

Om försening gällande beställd produkt/tjänst uppstår ska förskrivare/vårdgivare underrättas.

 

Tjänster och momentbeskrivningar

Kvalitetsuppföljning av tjänsterna

En överenskommen plan anger vilka kvalitetsmått som ska rapporteras gällande tjänster kopplade till patientsäkerhet, leveranssäkerhet och tillgänglighet. Dessutom redovisas volymer av vissa produkter och tjänster.

Plan för kvalitetsuppföljning

 

 

 

 

 

 


Senast uppdaterad: 2018-07-16 15:46