Specifikation gällande samarbete och styrning
Allmänt
Specifikationen anger hur samarbete och styrning hanteras inom samarbetsorganisationen.
Specifikationen är webbaserad. Förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar.
Vårdgivarnas inflytande och medverkan inom ramen för detta samarbetsavtal säkerställs i samarbetsorganisationen. Samarbetsorganisationen ska eftersträva att alla vårdgivare oavsett driftsform medverkar i samarbetsorganisationen. Samarbetsavtalet ställer krav på strukturerade arbetsformer på såväl politisk- som tjänstemannanivå. För att säkerställa detta behövs tydliga uppdrag och befogenheter och effektiva handläggningsprocesser.
I specifikationen beskrivs uppdrag, arbetsformer och representation för
- Det politiska samrådsorganet (SRO)
- Politisk beredningsgrupp
- Ledningsråd Medicintekniska produkter
- Beredningsgrupper
- Hjälpmedelsforum
- Samordningsfunktionen
Politisk samarbetsorganisation
Det politiska samrådsorganet mellan VästKom och Västra Götalandsregionen (SRO)
Det övergripande politiska ansvaret för hjälpmedelsfrågorna åvilar SRO, som leder och utvecklar samverkan inom bland annat hjälpmedelsområdet i Västra Götaland, på uppdrag av Västra Götalandsregionen och Västra Götalands kommuner.
SRO är ett organ för övergripande politisk samverkan för gemensamma välfärdsfrågor varav hjälpmedel är ett område. SRO fastställer uppdragshandling till den politiska beredningsgruppen.
För kommunerna i Västra Götaland ingår ordförande från de fyra kommunalförbunden. Västra Götalandsregionen representeras av ordförande och vice ordförande i Regionstyrelsen samt Hälso- och sjukvårdsstyrelsen.
Politisk beredningsgrupp
För samråd och samverkan om försörjningen av medicintekniska produkter finns en politisk beredningsgrupp. Beredningsgruppen, som utgör ett avtalsbundet samråd, arbetar på uppdrag av Västra Götalandsregionen och de 49 kommunerna och rapporterar till det politiska samrådsorganet, SRO.
Uppdragsbeskrivning
-
Främja samverkan mellan VGR och länets kommuner inom det medicintekniska området
-
Bevaka strategiska samverkansfrågor för gemensamma IT-system
-
Ta ställning till principiella ekonomifrågor
-
Ge rekommendationer till utökade samarbetsformer mellan VGR och länets kommuner inom det medicintekniska området samt säkerställa att samarbetet följs upp
-
Ge rekommendation om principiella förändringar gällande regelverk för förskrivning avseende MTP
Sammansättning
Kommunerna företräds av en representant vardera från de fyra kommunalförbunden samt en representant från Göteborgs stad. VGR företräds av fem representanter, där två ledamöter utses från hälso- och sjukvårdsstyrelsen, en ledamot från ägarutskottet, en ledamot från hälso- och sjukvårdsnämnderna samt en ledamot från servicenämnden.
Arbetsformer
Ordförandeskapet i beredningsgruppen ska innehas av kommunerna och Västra Götalandsregionen ska utse vice ordförande.
Beredning av ärenden till beredningsgruppens sammanträden görs av ordförande respektive vice ordförande i ledningsrådet, tillsammans med administrativt stöd från samarbetsorganisationen.
Beredningsgruppen ska upprätta minnesanteckningar vid sammanträdet. Minnesanteckningarna ska godkännas av ordföranden och en ledamot från den andra parten. Ett administrativt stöd i form av sekreterare utses från samarbetsorganisationen.
Alla beslut i den politiska beredningsgruppen ska ske i enighet. Om enighet inte kan uppnås i en fråga ska ärendet återremitteras för förnyad beredning eller avföras.
Mötesfrekvens
Beredningsgruppen ska ha sammanträde minst fyra gånger varje år. Ordföranden kan kalla till ytterligare sammanträde när behov finns.
Kommunikation
Deltagarna i beredningsgruppen ansvarar för information till sina respektive huvudmän om gruppens arbete. Västra Götalandsregionen och respektive kommun har var för sig ansvaret för den interna informationen om aktuella samverkanslösningar.
Uppföljning
Arbetet i beredningsgruppen ska årligen följas genom rapport till det politiska samrådsorganet (SRO).
Tjänstemännens samarbetsorganisation
Ledningsråd Medicintekniska produkter
Uppdrag
Uppdraget utgår från huvudmännens hälso- och sjukvårdsansvar och är att
- på uppdrag av kommunerna i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen säkerställa en organisation och ett arbetssätt som erbjuder expertkompetens, regelverk, sortiment samt försörjning av medicintekniska produkter i vardagsmiljö för invånarna i VästraGötalan
- vara en rådgivande expertfunktion i medicintekniska frågor. Ledningsrådets arbete ska bidra till att det är enkelt och tryggt att vara patient/brukare, enkelt att stödja patienten/brukaren, på ett patientsäkert sätt samt säkerställa en jämlik och hälsoekonomisk användning av medicintekniska produkter i vardagsmiljö för invånarna i Västra Götaland.
Ansvar
-
bevaka, värdera och bidra till nationella och regionala kunskapsunderlag
-
vara uppdaterad på trender och nyheter inom det medicintekniska området
-
hantera principiella och strategiska frågor gällande regelverk, sortiment och försörjning
-
säkerställa kravställning och behovsanalys inför upphandling samt följa upp upphandlingar
-
ta fram underlag gällande reglering i regelverk och försörjning för nya produkter och produktområden
-
säkerställa att in- och utfasning av nya medicintekniska produkter sker på ett koordinerat sätt
-
verka för fungerande IT-stöd
-
säkerställa att berörda nås av relevant och tydlig information och att kommunikation sker på ett strukturerat sätt
-
tolka, utveckla och följa upp aktuella avtal och överenskommelser mellan parterna, samt verka för en god följsamhet samt hantera och prioritera utvecklingsfrågor
-
ge och följa upp uppdrag samt ge strategisk vägledning till ledningsrådets beredningsorganisation
-
utse ordförande i permanenta och tillfälliga beredningsgrupper
Mandat
Hantera verkställighet inom befintliga avtal och överenskommelser inom ledningsrådets verksamhetsområde.
Sammansättning av ledamöter
Ledningsrådet för medicintekniska produkter ska bestå av deltagare som representerar både VGR och VGK. Totalt ska det vara 12 deltagare varav 1 ordförande, 1 vice ordförande samt 10 ledamöter.
Ansvaret för ordförandeskap samt vice ordförande alternerar vartannat år mellan VGR och VGK.
De 5 ledamöterna från kommunerna i Västra Götaland bemannas av Kommunalförbunden samt Göteborgs stad.
De 5 ledamöterna från VGR är representanter från sjukhus, Habilitering och Hälsa, offentlig och privat primärvård.
Representant från distributör/-er deltar vid överenskomna punkter vid varje möte. Representant från samordnare/vårdutvecklare deltar som sekreterare samt föredragande för sina punkter.
Kompetenskriterier
Kompetens hos alla deltagare:
- Kunskap om Hälso- och sjukvårdsprocessen och aktuellt regelverk
- Intresse för flera medicintekniska produktgrupper
- Erfarenhet av verksamhetsansvar med förståelse för ekonomiska och verksamhetskonsekvenser av olika beslut.
- Strategisk förmåga
- Erfarenhet av vårdsamverkan inom ledningsrådets verksamhetsområde
- Vilja verka för en utveckling av hela verksamhetsområdet
Meriterande:
- God insyn i den organisation man representerar
- Kunskap om nätverk i den egna organisationen för att kunna inhämta och värdera information
- Kunskap om den politiska processen
Kompetens hos en eller flera personer i ledningsrådet:
- Kunskap om socialtjänst
- Kunskap om kommunal hälso- och sjukvård
- Inköpskompetens, förståelse för inköpsprocessen för medicintekniska produkter i vardagsmiljö och kunna vara brygga mellan inköp och denna organisation
- Medicinsk kompetens
Nomineringsprocess
Ordförande samt vice ordförande:
- 1 kommunrepresentant som utses av VästKom
- 1 VGR-representant som utses av Hälso- och sjukvårdsdirektören
Ledamöter:
- Respektive kommunalförbund samt Göteborgs Stad nominerar sina ledamöter som utses av VästKom.
- Program- och prioriteringsrådet (PPR) nominerar ledamöterna från VGR och Hälso- och sjukvårdsdirektören förordnar
- Primör utser representant från privata vårdgivare
Arbetsformer
- Ordförande och vice ordförande utgör presidium och ansvarar för att stödja samordningsfunktionen i det operativa arbetet.
- Ledningsrådet för medicintekniska produkter sammanträder minst sex gånger per år.
- Ordförande kan kalla till ytterligare möten vid behov.
- Alla beslut ska ske i enighet. Om enighet inte kan uppnås i en fråga ska ärendet återremitteras för förnyad beredning eller avföras. Beslut kan fattas när minst hälften av de utsedda representanterna från VGR respektive VGK närvarar eller på annat sätt inför mötet deltagit i avgörandet.
- Mötesanteckningar ska föras och rekommendationer samt beslutsunderlag ska dokumenteras. All dokumentation ska finnas tillgänglig för representanterna på en gemensam plattform.
Kommunikation
Ansvaret för information och kommunikation ligger på ledningsrådets beredningsorganisation.
Beredningsgrupper
Beredningsgrupperna får uppdrag och strategisk vägledning från Ledningsrådet Medicintekniska produkter. Beredningsgruppernas uppdrag är att bereda frågor inom respektive ansvarsområde och ta fram förslag, rekommendationer och beslutsunderlag till Ledningsrådet.
Det finns tre fasta beredningsgrupper;
Beredningsgrupp Handbok & Sortiment.
Ansvarar för beredning, uppföljning och revidering av riktlinjer och produktanvisningar i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Beredningsgruppen hanterar sortimentsfrågor, i samverkan med Hjälpmedelscentralen, enligt överenskommen process för sortimentsarbete.
Beredningsgrupp Avtal & Utveckling.
Ansvarar för beredning, uppföljning och utveckling av samarbetsavtalet. Uppdraget omfattar beredning av strategiskt ekonomiska frågor, prioriteringar och utvecklingsuppdrag.
Beredningsgrupp IT-stöd.
Hanterar frågor kring utveckling och anpassning gällande användningen av IT-stödet.
Gemensamt uppdrag
- Bereda frågor inom respektive ansvarsområde och ta fram förslag, rekommendationer och beslutsunderlag till Ledningsrådet Medicintekniska produkter.
- Verka för evidensbaserad hjälpmedelsförskrivning.
- Verka för en likvärdig grundsyn på hjälpmedelsförsörjningen.
- Följa och bidra till utveckling inom området.
- Vid behov involvera Hjälpmedelsforum, när så behövs, för att få förankring och perspektiv i frågor.
Mandat
- Fatta beslut i sortimentsfrågor och om redaktionella ändringar i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel.
- Fatta beslut om förändringar gällande utförandet av momenten i tjänsterna
- Fatta beslut om anpassning gällande IT-stöd upp till 50 000 kr.
- Ta fram förslag och beslutsunderlag till Ledningsrådet Medicintekniska produkter.
Arbetsorganisation
Beredningsgruppen består av representanter för kommunerna i Västra Götaland och Västra Götalandsregionens förvaltningar.
| Representanter | Antal | Utses av |
| Kommun | 5 | Kommunalförbunden och Göteborgs stad genom VästKom |
| VGR | 5 | VGR via koncernledning Hälso- och sjukvård |
| Hjälpmedelscentralen | 1 | Regionservice |
Samordningsfunktionen deltar i samtliga beredningsgrupper.
Arbetsformer
- Beredningsgruppen får uppdrag och strategisk vägledning från Ledningsrådet Medicintekniska produkter.
- Beredningsgruppen sammanträder utifrån behov, sex till åtta gånger per år.
- Mötesanteckningar ska föras och rekommendationer samt beslutsunderlag ska dokumenteras. All dokumentation ska finnas tillgänglig för representanterna på en gemensam plattform samt förvaras hos samordningsfunktionen.
- Ledningsrådet utser ordförande.
- Ordförande rapporterar till Ledningsrådet Medicintekniska produkter.
Kommunikation
Representanterna i beredningsgruppen ansvarar för att inhämta synpunkter och informera utifrån representationsansvaret.
Nomineringsprocess
Samordningsfunktionen för hjälpmedelssamverkan initierar till respektive ansvarig att utse representant till beredningsgruppen.
Vid avslut av uppdrag som representant
Representant aviserar till samordningsfunktionen och sin uppdragsgivare att hen avser att avsluta sitt uppdrag.
Hjälpmedelsforum
Hjälpmedelsforum utgör ett forum för dialog och informationsutbyte avseende förskrivning och försörjning av hjälpmedel. Genom information och kommunikation ges förutsättningar för en likvärdig grundsyn på förskrivning och försörjning för patienter i Västra Götaland.
Uppdragsbeskrivning
Hjälpmedelsforums representanter ska:
- Verka för gemensamma och samordnade arbetssätt inom hjälpmedelsområdet.
- Ansvara för kommunikation och dialog avseende tillämpning av rekommendationer från beredningsgrupperna och Ledningsrådet Medicintekniska produkter.
- Föra in relevanta frågor som aktualiserats i respektive organisation.
- Sprida information och förankra de frågor som hanterats i Hjälpmedelsforum
Arbetsorganisation
Hjälpmedelsforum består av representanter från kommunerna i Västra Götaland, Västra Götalandsregionens förvaltningar och Hjälpmedelscentralen. Vid särskilda behov kan representationen ändras, exempelvis kan en stor kommun erbjudas två platser. Ledningsrådet Medicintekniska produkter beslutar om eventuell förändring.
| Representanter | Antal |
| Kommunerna i VG | 53, varav 5 från Göteborgs stad |
| VGR: | |
| Primärvård, offentlig | 5 |
| Primärvård, privat | 5 |
| Primärvårdens hjälpmedelsenhet | 1 |
| Habilitering & Hälsa | 2 |
| Länssjukvård | 8 |
| Hjälpmedelscentralen | 1 |
Arbetsformer
- Hjälpmedelsforum har möte två till tre gånger per år, med inriktning på frågor där dialog är viktig. Kallelse med dagordning skickas ut senast två veckor innan möte.
- Anmälan till möte ska göras enligt information på avsedd webbplats.
- Samordningsfunktionen är ordförande och sekreterare.
- Mötesanteckningar ska föras, skickas till representanterna samt finnas publicerade på avsedd webbplats.
- Mötesanteckningar och övriga dokument ska finnas tillgänglig för representanterna på en gemensam plattform samt förvaras hos samordningsfunktionen.
- Aktuell information förmedlas elektroniskt mellan mötena till representanterna, för vidare spridning till berörd enhet/verksamhet.
Kommunikation
Representanterna i Hjälpmedelsforum ska säkerställa att information sprids inom de organisationer de representerar på forumet.
Nomineringsprocess
Samordningsfunktionen för hjälpmedelssamverkan initierar till respektive vårdgivare att utse representant till Hjälpmedelsforum. Representanter bör ha god kunskap om hjälpmedel.
Vid avslut av uppdrag som representant
Representant aviserar till samordningsfunktionen och sin uppdragsgivare att hen avser att avsluta sitt uppdrag.
Samordningsfunktion
Utvecklingsledare med expertkunskap inom hjälpmedelsområdet ska inom samordningsfunktionen samordna hjälpmedelsfrågor på uppdrag av huvudmännen genom Ledningsråd Medicintekniska produkter. Samordningsfunktionen organiseras inom Västra Götalandsregionens Koncernstab Hälso- och sjukvård.
Uppdragsbeskrivning
- Samordna agenda och vara sekreterare vid Ledningsrådet Medicintekniska produkter.
- Rapportera till Ledningsrådet Medicintekniska produkter från beredningsgrupperna.
- Bevaka och föreslå strategiska/taktiska frågor avseende förskrivning och försörjning till Ledningsrådet Medicintekniksa produkter.
- Samordna och planera beredningsgruppernas arbete som ordförande eller tillsammans med ordförande.
- Samordna beredning, uppföljning och revidering av riktlinjer och produktanvisningar i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel.
- Vara ordförande och sekreterare och ansvara för dagordningen i Hjälpmedelsforum.
- Sammanställa uppföljningsrapporter och rapportera resultat till samverkansorganisationen.
- Samarbeta med vårdgivare, hjälpmedelscentral, brukarorganisationerna, sektorsråd och läkemedelsnära produkter.
- Samarbeta med Hjälpmedelscentralen i löpande frågor.
- Företräda vårdgivarna vid samarbete med Hjälpmedelscentralen.
- Informera om övergripande frågor via webbplatsen Hjälpmedel i Västra Götaland och nyhetsbrev. Vid behov upprätta kommunikationsplan.
- Vara redaktör och informationsansvarig för webbplats.
Arbetsorganisation
Samordningsfunktionen organiseras inom Västra Götalandsregionens Koncernstab hälso- och sjukvård.
Ändringslogg för specifikation gällande samarbete och styrning.
