Vanliga frågor och manual

1. Logga in 

Logga in i e-tjänsten med BankID, Freja eID+ eller SITHS. 

Inloggning e-tjänst

2. Gå till Mina sidor 

När du har loggat in kommer du automatiskt till Mina sidor. 

3. Skapa en ny ansökan 

• Klicka på ”Skapa ny ansökan” 
• Välj ”Projektstöd inom kultur och social ekonomi” 
• Klicka på ”Projektstöd kultur”

Nu öppnas ansökningsformuläret.  

4. Fyll i ansökan

Du kan spara din ansökan som utkast och fortsätta senare. Du kan spara hur många gånger du vill under ansökningsperioden.  

5. Lägg till firmatecknare

Du som öppnar ett ansökningsformulär blir tilldelad rollen ”projektledare” för ditt projekt. För att ansökan ska kunna skickas in ska den signeras av behörig firmatecknare. Firmatecknaren behöver därför vara inbjuden till projektet i e-tjänsten.  

• Lägg till firmatecknaren som medlem i projektet. Läs här hur du lägger till medlemmar (länk till det avsnittet i FAQ)
• Om du själv är firmatecknare kan du ange det genom att ändra din behörighet. 

6. Signera ansökan 

Projektledaren skickar ansökan för signering till firmatecknaren. Då skickas ett e-postmeddelande till firmatecknaren som uppmanas att läsa igenom ansökan, godkänna allmänna villkor och därefter göra en elektronisk underskrift. 

7. Skicka in ansökan

När ansökan är signerad av firmatecknaren: 

1. Scrolla längst ner i formuläret och klicka på ”Skicka”
2. Bekräfta genom att klicka på ”Skicka” igen i rutan som visas 

Nu är din ansökan inskickad! 

Det beror på vilken organisationsform som du söker stöd för.

Aktiebolag

• Icke vinstdrivande aktiebolag (AB) bifogar bolagsordning där det ska framgå att bolaget är icke vinstdrivande.
• Aktiebolag med särskild vinstutdelningsbegränsning (SVB) bifogar bolagsordning där det ska framgå att bolaget har särskild vinstutdelningsbegränsning.
• Bolagsordning och registerbevis för att styrka firmatecknare
• Flera firmatecknare? Bifoga intyg, se nedan. 

Ideell förening

• F-skattsedel (om föreningen söker stöd för lönekostnader)
• Stadgar
• Protokoll från aktuellt årsmöte eller konstituerande styrelsemötet för att styrka firmatecknare 
• Flera firmatecknare? Bifoga intyg, se nedan. 

Ekonomisk förening

• Stadgar 
• F-skattsedel (om föreningen söker stöd för lönekostnader)
• Protokoll från aktuellt årsmöte eller konstituerande styrelsemötet för att styrka firmatecknare 
• Flera firmatecknare? Bifoga intyg, se nedan. 

Stiftelse

• Stiftelseförordnande
• Stadgar, registerbevis eller protokoll från aktuellt årsmöte för att styrka firmatecknare
• Flera firmatecknare? Bifoga intyg, se nedan. 

Flera firmatecknare

I de fall det finns flera behöriga firmatecknare godkänner en av firmatecknarna den digitala ansökan.

Övriga firmatecknare ger sitt godkännande genom att skriva under detta intyg. Bifoga även intyget i ansökan. 

Intyg för flera firmatecknare

En handläggare kan be dig att komplettera din ansökan, till exempel om en bilaga saknas eller om mer information behövs. Du får reda på att du behöver komplettera genom e-tjänsten och mejl.  

Det är alltid handläggaren som initierar kompletteringen. Handläggaren kommer skicka ett meddelande i e-tjänsten med information om vad du behöver komplettera med och du kommer även få samma meddelande på mejl. 

När du har gjort kompletteringen i e-tjänsten, till exempel laddat upp en saknad bilaga, behöver firmatecknaren signera ansökan på nytt.  

När det är gjort är kompletteringen klar! 

Nej, VGR kan inte se en påbörjad ansökan innan den är inskickad.

Om handläggaren på VGR ska se ansökan måste den först signeras av firmatecknare och skickas in. Handläggaren kan då markera var det finns frågor eller var det saknas uppgifter i ansökan och skicka tillbaka den för kompletteringar.

Ansökan ska skrivas under elektroniskt av behörig firmatecknare eller den som annars har rätt att ingå denna typ av överenskommelse för verksamhetens räkning genom t ex delegation eller fullmakt.

Firmatecknaren signerar ansökan och behöver därför vara inbjuden till projektet i e-tjänsten.

Projektledaren skickar ansökan för signering till firmatecknaren. Då skickas ett e-postmeddelande till firmatecknaren som uppmanas att läsa igenom ansökan, godkänna Allmänna villkor och därefter göra en elektronisk underskrift. Efter signeringen går ansökan i väg till VGR.

Endast projektledaren kan skicka ansökan för elektronisk signering till firmatecknaren. Efter signeringen går ansökan i väg till VGR. Projektledaren får ett mail som bekräftar att ansökan är inskickad.

När ansökan har skickats in ändras status för projektet från “utkast” till “inlämnad” i e-tjänsten. Erhållet diarienummer från VGR visas även på samma rad.

Utöver denna information i e-tjänsten skickas även en bekräftelse på din inskickade ansökan och diarienummer till projektledaren.

Nej, du kan inte ändra något i ansökningsformuläret efter att den har skickats in. 

Om du behöver informera handläggaren om något som har förändrats i projektet kan du skicka ett meddelande via e-tjänsten.  

När utlysningen har stängt börjar handläggarna gå igenom alla ansökningar.  

Efter beredningen tar handläggarna fram ett förslag som visar vilka projekt som föreslås få stöd och vilka som föreslås avslag. Det är kulturnämnden som fattar det slutliga beslutet.

När beslutet är taget får alla sökande besked via mejl. 

Beslut om bifall eller avslag meddelas via e-post till den som är kontaktperson för ansökan. Beskedet kommer inom två veckor efter kulturnämndens beslut.

För vårens utlysning fattas beslut i juni. För höstens utlysning fattas beslut i december. 

Mejla vår funktionsbrevlåda kultur.projektstod@vgregion.se så ser vi till att rätt person återkommer till dig.  

Efter beslutet är det bäst att kontakta din handläggare direkt genom E-tjänsten. Mejl riskerar att försvinna i handläggarnas inkorg, då de ofta sorteras som skräppost. Använd därför alltid e-tjänsten i första hand.  

Det går även bra att mejla din fråga till kultur.projektstod@vgregion.se. 

Besked skickas ut till alla sökande efter att kulturnämnden har fattat beslut och sammanträdesprotokollet är justerat. Det kallas expediering av beslut. Det kan ta upp till två veckor för beslutet att expedieras.  

I e-tjänsten finns det möjlighet att samarbeta kring en ansökan och det finns flera olika roller/behörigheter för medarbetare. Det är endast projektledaren som kan tilldela de olika rollerna:

• Projektledare kan tilldela roller och har både läs- och skrivbehörighet. Det innebär att projektledaren har full behörighet att administrera ansökan, samt är den som kan skicka in handlingar till VGR. 
• Medskribent har både läs- och skrivbehörighet, men kan inte skicka in eller ta bort dokument som är påbörjade av projektledaren.
• Medlem har endast läsbehörighet och för att kunna ta del av dokumentens innehåll. Medlemmar kan inte skapa, skicka in eller ta bort dokument.
• Firmatecknarens roll är att skriva under ansökan innan den skickas in till VGR. Observera att den som är firmatecknare behöver vara inbjuden till projektet för att kunna skriva under ansökan. 

• Logga in i E-tjänsten:Logga in i vår e-tjänst .
• Gå till andra avsnittet, “Ansökningar under arbete”.
• Klicka på de tre prickarna och välj därefter ”Hantera Medlemmar”. Se bild.

• Du kommer automatiskt att hamna på avsnittet som heter ”Medlemmar”.  
• Klicka på bjud in medlem.

• Du kommer flyttas till ett formulär som kallas ”Bjud in ny medlem”.
• Fyll i de uppgifter som efterfrågas och välj vilken roll som din kollega ska ha. Läs mer om rollerna under frågan ”Vad betyder de olika rollerna (projektledare, firmatecknare osv) i projektet?”.  
• Avsluta med att klicka på ”skicka inbjudan”, som finns längst ner på sidan.
• Klart!  

Firmatecknare är den som har behörighet att skriva under ansökan innan den kan skickas in till VGR. Firmatecknaren kan vara behörig firmatecknare eller den som annars har rätt att ingå denna typ av överenskommelse för verksamhetens räkning genom till exempel delegation eller fullmakt.

Genom att skriva under ansökan elektroniskt, försäkrar firmatecknaren att alla uppgifter som lämnas till VGR är riktiga samt att sökande organisation åtar sig att följa VGR:s allmänna villkor för ekonomiska stöd till projekt.

Den som är firmatecknaren har samtidigt alltid någon av de andra rollerna (medlem, medskribent eller projektledare). Om du som är projektledare även är firmatecknare, kan du ange detta genom att ändra din behörighet.  

Du hittar alla dina beviljade projekt i e-tjänsten på “Mina sidor” under fliken ”Ansökningar under arbete”. Beviljade projekt har statusen godkänd.  

Du kommer direkt till ”Mina sidor” genom att logga in på e-tjänsten.

Logga in i vår e-tjänst.  

Det bästa sättet att kommunicera med VGR under projektet är att kontakta din handläggare via e-tjänsten. Använd alltid e-tjänsten i första hand för frågor som rör innehållet i ditt projekt. 

Det går också bra att mejla eller ringa din handläggare, men vi rekommenderar att du börjar i e-tjänsten. Det minskar risken att mejl fastnar i skräppost. 

Om du har tekniska frågor om e-tjänsten eller mer allmänna frågor kan du mejla till kultur.projektstod@vgregion.se.  

Det går att göra vissa ändringar i e-tjänsten. Du kan:

• skicka en förfrågan om att ändra projektets sluttid
• ändra vilka medlemmar som har tillgång till projektet

Det går däremot inte att ändra innehållet i din ansökan efter att den har skickats in. 

Om det uppstår större förändringar i projektet är det viktigt att du informerar din handläggare. Det gör du enklast genom att skicka ett meddelande i e-tjänsten. 

Projektet kan redovisas senast två månader efter projektets slutdatum. Du skickar in redovisningen (slutrapporten) genom e-tjänsten.   

Logga in i e-tjänsten. I din ansökan kommer det att finnas en rekvisition att fylla i och skicka in. Den ska signeras av projektledare och firmatecknare. Först efter att firmatecknare signerat kommer rekvisitionen till VGR för hantering och utbetalning.  

Inloggning till e-tjänsten

Alla siffror som fylls i under 11) visas sedan automatiskt under 12).

Lönekostnader

Här avses lönekostnader för personer som är anställda av sökande organisation. Det kan vara exempelvis projektledare eller konstnärlig personal – ”avlönade deltagare i projektet”.

Externa tjänster

Bidrag i annat än pengar

Här avses värdet av exempelvis arbetad tid eller lokaler som tillhandahålls gratis i projektet.

Lönebikostnader: Avser exempelvis arbetsgivaravgifter

Alla siffror som fylls i under 11) visas sedan automatiskt under 12).

Här kan du inte fylla i någonting – ifylls automatiskt med siffrorna som du fyllde i under 11). 

Kontantfinansiering

Avser ekonomiska stöd, sökta eller beviljade.

Bidrag i annat än pengar, finansiering

Här fyller du i samma summa som på motsvarande ställe under 11).

Avvikelse mellan projektets totala finansiering och totala kostnader

Här ska det bli 0, annars kan man inte skicka in ansökan.