Katalog för produkter

Det blir fel när jag läser in min V6-katalog. Vad kan jag göra?

Om Excelmallen (V6) innehåller fel format kan det bli fel värden efter inläsning i systemet. Detta kan du undvika om du sparar V6-katalogen i ett tabb-separerat textformat.

För att konvertera en V6-katalog till en tabbseparerad textfil gör så här:

• När du har arbetat klart med din fil, gå till Arkiv -> Spara som
• Ange det namn du vill spara filen som. Förslagsvis ditt avtalsnummer och under filformat välj ”Text (tabbavgränsad) (*.txt). Välj även plats där du vill spara ner filen.
• Filen är nu sparat i ett textformat och du kan läsa in filen i Proocedos leverantörsportal.

Min produkt har ett GTIN-nummer, men när jag fyller i det så förkortas det. Varför?

Standardformatet för tal i Excel är allmänt, därför kan du visa upp till 11 siffror i en cell. Mer än 11 siffror förkortas och visas därför exempelvis såhär "3.21282E+17". 

För att GTIN-numret ska visas korrekt gör följande:

•  Gå till Kolumnen ”GTIN”
• Högerklicka och välj ”Formatera celler”
• Välj text
• Du kan nu fylla i GTIN-numret som kommer visas korrekt.
  OBS! Har du redan fyllt i ett GTIN-nummer gör föregående steg och dubbelklicka i cellen där du har fyllt i GTIN-numret. Det kommer nu visas korrekt.

Hur hanterar vi katalogerna om vi har flera avtal mot VGR?

Som leverantör laddar du upp en katalog per avtal. Har du dessutom både depåsortiment och leverans direkt mot kund ska sortimentet ligga i två olika kataloger.

Kommer produktinformationen föras över automatiskt?

Nej, detta behöver respektive leverantör själv göra.

Hur kommer prisöverenskommelser benämnas i Proceedo?

Prisöverenskommelse kommer i Proceedo att heta prislista.

Om produkterna ofta ändrar artikelnummer, hur ska det hanteras?

Det nya artikelnumret måste läggas till i er katalog. Det utgående artikelnumret ska tas bort från katalogen. Tänk på att använda ”ReplacesitemID” för att peka ut vilken produkt som ersätter det utgående artikelnumret. Läs därefter in full katalog.

Är det även möjligt för er att ta emot senare versioner av UNSPSC som version 19 eller 20?

Det fungerar att läsa in en senare version av UNSPSC, men om man skickar in en kod som inte finns i Vismas version tolkar Proceedo koden till närmaste giltiga nivå.

T.ex. inläst 42.42.42.42 som inte finns tolkas till 42.42.00.00.

Vilken nivå i klassificeringsträdet VGR vill ha, 1 – 4?

Helst nivå 4, men annars nivå 3.

Hur ska kataloginmatningen göras i Proceedo? Vi använder idag Nationella Hjälpmedelsdatabasen, kan denna information flyttas över?

Produktkatalogen försvinner och ersätts med Proceedo. All kataloginmatning görs via excelfiler in i Proceedos leverantörsavtal av leverantören. Vid integration finns även andra alternativ.

Går det att komplettera kataloger vid ett senare tillfälle?

Ja. Enligt beslut från VGR ska alltid importsätt: full väljas när uppdaterade kataloger skickas in, inte bara uppdateringar.

Ska en Excel-fil per avtal laddas upp, eller går det att fylla i en stor fil med alla avtalade produkter?

Leverantörer som har flera avtal mot VGR ska alltid skicka in en katalog per avtal i separata filer. Om avtalet även omfattar depåprodukter ska även dessa skickas i separata filer. Detta gäller oavsett hur leverantören är ansluten till Proceedo.

Gäller samma tidplan för EDI-filer som för de andra katalogerna för icke EDI?

Ja. EDI-filerna ska vara inne så fort som möjligt och samma sak gäller för övriga kataloger.

Går det att få ut en excelfil över vad vi har i katalogen idag?

Ja, kontakta marknadsplatssupporten för att få filen.

Går det lägga in olika beställningsvolymer på produktnivå, baserat på GLN-nummer? Exempelvis avd. förpackning, transportförpackning och pall?

Nej.

Kommer det gå att ladda upp enskilda produkter?

Ja, du kan lägga till enskilda produkter i katalogen, men det är viktigt att du alltid läser in hela katalogen med samtliga produkter.

Kataloghantering

Är det bara aktiva produkter/avtalsrader som ska registreras in i V6 katalogen?

Ersättningshantering är en funktion som kommer att finnas i Proceedo (Kolumn ReplacesItemID i V6-katalogen). Däremot kommer VGR inte att registrera in inaktiva produkter/avtalsrader, vilket gör att ersättningshantering inte kommer att fungera från start.

Ska alla produkter som läggs in i Proceedo ha en UNSPSC kod?

UNSPSC är en kategoriseringskod för produkter. Alla produkter i Proceedo ska ha en UNSPSC kod. VGR har satt upp kvalitetsnivåer för ifyllnad av katalog, se: Fyll i katalog

En lista över UNSPSC-koder hittar du här:

UNSPSC-koder

Är det möjligt att ha en automatiskt överföring från vårt egna affärssystem för att minska det manuella arbetet?

Ja det är möjligt. Då används anslutning för integrerad lösning, integration.

Varför syns inte fliken katalog i Leverantörsportalen?

Fliken katalog blir synlig om leverantören har ett aktivt avtal. EDI fliken finns nu för samtliga leverantörer.

Är det samma krav på kataloger för produkter som VGR:s kundservice lagt upp, de som kallas Prislistor (fd Prisöverenskommelser)?

Om du som leverantör har sortiment i Prislista hanteras dessa f.n. med mallen för VGR-hanterad katalog (Excel), denna skiljer sig något från V6-mallen.

Arbetssättet med VGR-hanterade prislistan är enligt nedan:

• VGR kundservice skickar katalog för Prislista till leverantör.
• Leverantör fyller i minst de fält som VGR efterfrågar och återsänder till VGR kundservice.
• VGR validerar/kontrollerar katalogen och läser in.
• Vid eventuella valideringsfel återsändes katalogen till leverantören för rättning.

Varför syns inte avtalet som jag ska läsa in katalog mot i Leverantörsportalen?

Avtalet blir synligt så snart det är färdigregistrerat hos VGR.