Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Tips för webbinarium

Ett webbinarium är ett seminarium eller föredrag som hålls på webben och där deltagarna kan ställa frågor eller diskutera medan det pågår. Här finns enkla tips för att hålla ett bra webbinarium.

Webbinarier har många fördelar mot traditionella seminarier: det är tids- och kostnadseffektivt, fler har möjlighet att delta och det är bättre för miljön.

Inom Västra Götalandsregionen (VGR) kan Skype användas för webbinarium. Webbinariet genomförs som ett Skypemöte med tydligt syfte och uttalade mötesregler.

Så, vad ska du tänka på?

Att tänka på innan webbinariet

Är webbinarium rätt metod?

Tänk igenom ditt syfte. Webbinarium passar om du vill informera, förankra eller ge möjlighet att ställa frågor. Formen passar sämre för djup dialog, bikupsdiskussioner eller komplicerade resonemang. Du måste veta vad du vill för att avgöra om webbinarium är rätt metod över huvud taget.

Vilka är dina deltagare?

Vilka vill du nå? Är det en utsedd grupp deltagare eller ska vem som helst få delta? Är det bara medarbetare inom VGR? Hur når du dem och får dem intresserade av att delta? Ibland är det bäst att skapa ett Skypemöte och bjuda in målgruppen direkt, ibland bättre att låta intresserade anmäla sig via kalenderfunktion eller att sprida länk till mötet via en webbsida eller Yammer. Hur du än bjuder in - var tydlig med syftet för webbinariet, hur ni vill att dialog och frågor ska hanteras, vilka spelregler som gäller och om ni planerar inspelning (kan enkelt göras direkt i Skype). Påminn om att deltagarna bör ha bra ljudutrustning anpassad för Skype.

Om du tänker visa material kan du gärna skicka ut det i förväg till deltagarna.Det förbättrar tillgängligheten för den som behöver längre tid att ta sig till informationen eller behöver något läshjälpmedel.

Anpassa agendan

Tänk på att lämna utrymme för frågor när du planerar agendan. Det finns ingen perfekt längd på ett webbinarium, men håll dig gärna under en timme. Om ämnet är väldigt stort kan det vara bättre att ha flera webbinarier med olika teman. Hur intressant ämnet än är kan det vara svårt att behålla fokus allt för länge.

Planera och utse roller

Är det många som deltar är det klokt att låta deltagarna skicka in frågor i förväg eller skriva frågor i chatten istället för att ställa frågor muntligt direkt. Det blir lätt rörigt annars. Se till att ni är ett par stycken som hjälps åt och har tydliga roller under webbinariet, till exempel rollen att samla ihop frågor i chatten och ställa dem vid en frågestund eller annan lämplig tidpunkt. Den som presenterar ska få koncentrera sig på just det, och på inte att spela in, växla till chattvy eller stänga av ljudet för en deltagare som råkat få på mikrofonen i en ljudlig miljö. Om det är tydligt vad man förväntas ta ansvar för, så gör man det.

Planera också var ni som håller i webbinariet ska befinna er och vilken utrustning ni behöver. Ni behöver vara på en plats med bra uppkoppling och i en tyst miljö.

Testa och bli trygg

Testa i god tid innan, så ansvariga vet hur man till exempel:

  • Sätter på/av kamera
  • Stänger av ljudet för en deltagare
  • Spelar in
  • Går tillbaka in i mötet om tekniken strular
  • Presenterar eller visar sin skärm

Att tänka på under webbinariet

Var tydlig

Inled mötet med att kontrollera att alla ser vad du visar och hör dig, upprepa sen mötesreglerna:

  • Hur och när frågor ska ställas
  • Även om frågor ska ställas muntligt så bör mikrofonerna vara avstängda när ni inte pratar
  • Om mötet ska spelas in och hur man i så fall får tillgång till det efteråt
  • Om annat material kommer bli tillgängligt efteråt och var man hittar det

Håll tiden

Håll tiden och har du planerat en frågestund i slutet - låt inte den ätas upp av en lång dragning.

Få inte panik

Vi lever i en digital tid och är beroende av tekniken. Ibland strular den. Eftersom du förberett dig kan du avhjälpa det teknikstrul som beror på handhavandefel.

Att tänka på efter webbinariet

Be om återkoppling från deltagarna, via en enkät eller annat sätt. Utvärdera er själva, vad kunde ni gjort annorlunda? Om ni hade teknikstrul som inte berodde på mänskliga faktorer - felanmäl.

Exempel på genomfört webbinarium

Projektet intranät i VGR - utveckling och uppgradering vill förankra sitt arbete brett och ge möjlighet till intresserade att hålla sig uppdaterade och ställa frågor om projektet. Webbinarium planeras och inbjudan går ut via intranät och Yammer. Deltagarna anmäler sig via regionkalendern och får ett par dagar innan webinariet länk till webinariet/Skypemöte via e-post. I kallelsen finns information om att man ska ha mikrofonen avstängd under mötet, att frågor kan ställas via chatten och att mötet kommer spelas in. Under mötet presenterar två personer, en frågeansvarig samlar ihop och ställer frågor vid lämpliga tillfällen och mötet spelas in via två datorer (hängslen och livrem). Efter halva tiden kastas en stor del av deltagarna ut ur mötet på grund av tekniskt fel. Personerna återansluter och presentatörer tar reda på hur mycket de missat och upprepar sen det som sagts då flera varit frånvarande. Det finns gott om tid för frågor och mötet avslutas i tid. Kort tid efteråt publiceras inspelningen samt svar på frågor som krävde ytterligare underlag och inte kunde besvaras på plats.

Effektiva möten

Vill du jobba bättre med dina möten, både som deltagare och som den som sammankallar? Titta på våra enkla tips med digitalt fokus för effektiva möten.

Effektiva möten

Effektiv e-post

Vill du ha smarta tips och arbetssätt för att göra e-post till ett effektivt verktyg i din arbetsvardag? Tipsen är framtagna för förvaltningen Koncernkontoret, men fungerar inom alla verksamheter i VGR.

Effektiv e-post

Senast uppdaterad: 2019-10-01 15:02