Den läsvänliga texten

Skrivhandledning för VGR

Innehållet är beslutat och sammanställt av koncernstab kommunikation och externa relationer. Det gäller för hela Västra Götalandsregionen.

Den här delen av skrivhandledningen handlar om att skriva läsvänligt, så att texten blir enkel och begriplig och anpassad till din målgrupp.

Vem skriver du för och varför?

Redan innan du börjar skriva bör du göra klart för dig själv varför du skriver texten och vem som ska läsa den. Du kan använda följande frågor som stöd:

  • Vad ska läsaren tycka, veta eller göra efter att ha läst texten?
  • Hur insatt är läsaren i ämnet?
  • Är läsaren intresserad?
  • Är läsaren van vid den här typen av texter?

Anpassa texten så att den blir enkel och begriplig för just din läsare. Föreställ dig en person som du skriver för, exempelvis en mormor, en tonåring, en make eller en fiktiv person.

Det viktigaste först

Inled alltid texten med det som är viktigast och det som du vill lyfta fram. Låt läsaren tidigt få veta vad texten handlar om. Bakgrundsinformation kan komma sist. På så sätt får den läsare som inte vill, kan eller har tid att läsa hela texten snabbt reda på det viktigaste.

Rubriker ska locka till läsning

En rubrik ska berätta vad texten handlar om och locka till vidare läsning. Exempel:

  • Kollektivtrafiken (Säger inte mycket om textens innehåll.)
  • Kollektivtrafiken ökar (Den här rubriken är bättre.)
  • Resorna med kollektivtrafik ökade med 15 procent (En konkret rubrik för samma text som är ännu bättre.)

Här är några knep som du kan ta till:

  • Plocka ut de viktigaste nyckelorden ur texten och använd dem i rubriken.
  • Tala om för läsaren vad som sägs, vad som görs och vad som händer – använd verb.
  • Bra rubriker består oftast av fler än ett ord. Använd gärna ett påstående, en uppmaning eller en fråga i din rubrik.
  • Var så konkret som möjligt.
  • Dela upp texten med hjälp av mellanrubriker (underrubriker) om du skriver längre texter. Det för läsaren framåt i texten och gör det lättare att hitta.

Sätt aldrig punkt efter en rubrik.

Använd ord som läsarna förstår

Vilka förkunskaper har dina läsare inom området som du skriver om? Använd bara ord som du är säker på att läsaren förstår, eller ge tydliga förklaringar. Du måste inte stryka fackord ur din text bara för att de är svåra, men du bör förklara dem om det behövs. Om du har väldigt många fackord eller kanske en längre text kan det vara ett alternativ att ha en ordlista eller en faktaruta vid sidan om.

Här är några exempel på ord och uttryck i Västra Götalandsregionens texter som skulle behöva en förklaring: life science, multisjuka patienter, listning, överenskomna ersättningsutrymmen, resurstillskott, utomregional vård, tillgänglighetssatsningar, den entreprenöriella kedjan.

Här är tre exempel på hur du kan hantera fackord för att förenkla för läsaren:

  • Beskriv vad ordet betyder: Forskningsområdet livsvetenskap (life science) utvecklas snabbt.
  • Skriv en förklaring efter facktermen: ... multisjuka patienter, det vill säga patienter med två eller fler diagnoser, ...
  • Ge exempel efter facktermen. Du kan inleda med "till exempel": ... tillgänglighetssatsningar, till exempel skyltar med punktskrift och en ombyggd entré.

Men det allra bästa är förstås att byta ut dem mot ord som läsaren förstår.

Kanslispråk krånglar till texten

Ofta går det att byta ut långa prepositioner som avseende, angående, rörande och beträffande mot korta som om, för eller av. Gör det där du kan för att undvika kanslispråk och skriva mer begripligt.

  • Skriv inte: yttrande angående försörjning. Skriv hellre: yttrande om försörjning
  • Skriv inte: synpunkter i fråga om styrelsens beslut. Skriv hellre: synpunkter på styrelsens beslut
  • Skriv inte: uppdatering vad avser utbildningen. Skriv hellre: uppdatering om utbildningen
  • Skriv inte: analys angående förslag. Skriv hellre: analys av förslag.

Undvik de onödiga skrytfenorna

En så kallad skrytfena är ett ord som har ett tillägg som gör ordet längre utan att tillföra någon ny betydelse. Exempel på vanliga tillägg i slutet av ord är -funktion, -förfarande och -situation. Det rör sig alltså bara om ord utan skillnad i betydelse och när så är fallet ska du stryka skrytfenan och använda det ursprungliga, kortare ordet.

  • Skriv inte: målbild. Skriv hellre: mål
  • Skriv inte: frågeställning. Skriv hellre: fråga
  • Skriv inte: motorfunktion. Skriv hellre: motor
  • Skriv inte: underlagsmaterial. Skriv hellre: underlag

Förutom att skrytfenorna blir onödigt långa riskerar de också att lura läsaren att tro att orden betyder olika saker, särskilt om du blandar den långa och den korta versionen i samma text.

Använd moderna ord

Sträva alltid efter att använda ord som dina läsare förstår och se upp med ålderdomliga ord som gör texten onödigt tung och svårläst. Här är några exempel på ord som inte längre används i moderna texter och som du därför inte heller ska använda när du skriver inom Västra Götalandsregionen:

  • Skriv inte: erhålla. Skriv hellre: få
  • Skriv inte: föreligga. Skriv hellre: finns
  • Skriv inte: ej. Skriv hellre: inte
  • Skriv inte: erlägga. Skriv hellre: betala
  • Skriv inte: utröna. Skriv hellre: ta reda på/klarlägga
  • Skriv inte: utgå (i sammanhanget "Lön utgår"). Skriv hellre: betalas ut.

Det finns ofta moderna alternativ som går att använda utan någon betydelseskillnad.

Läs mer i Regeringskansliets Svarta listan – ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk (pdf)

Synonymer kan förvirra

I skönlitterära texter är det ofta bra att variera sitt språk med hjälp av synonymer, men informativa texter måste vara tydliga och begripliga. Därför är det viktigt att använda samma ord för samma sak i hela texten. Blanda till exempel inte orden brukare, vårdtagare och patient om de syftar på samma sak, det kan lätt förvirra läsarna.

Du eller ni

Vilket tilltal som passar bäst varierar mellan olika texter. Det beror också på vilka läsare texten vänder sig till. I många texter fungerar det bra att tilltala läsaren med du. Det ger texten ett personligt tilltal och får läsaren att känna att texten är riktad till henne. Texten blir då lättare att ta till sig. En liten varning: använd inte du och vi rutinmässigt, det är inte i alla sammanhang det passar.

När du använder vi är det viktigt att läsaren är fullt införstådd med vilka ordet vi syftar på.

Använd aldrig formen Du eftersom du med stort D skapar mer distans. Det kan dessutom vara svårare att tolka för personer med läs- och skrivsvårigheter, för varför kommer det en stor bokstav mitt i meningen? Använd inte heller ni som tilltal för enskilda personer, många uppfattar det som nedsättande att bli niad.

Texten blir lättare att förstå om du är noga med att skriva ut vem som gör vad.

Samt eller och

Undvik samt när det fungerar lika bra med och.

Skriv inte: Det händer mycket inom de fyra prioriterade utvecklingsområdena energi, livsmedel, transporter samt vatten. Skriv hellre: Det händer mycket inom de fyra prioriterade utvecklingsområdena energi, livsmedel, transporter och vatten.

Däremot passar det med samt när du har en uppräkning eller ett uttryck där du redan har och med: Viktiga områden för oss är hälso- och sjukvård samt folkhälsofrågor.

Variera mellan långa och korta meningar

Genom att blanda långa och korta meningar får din text en bra rytm. Du kanske har hört att du ska skriva korta meningar för att göra texten lättläst, men en text med bara korta meningar är svårläst. Läsaren får svårt att förstå sambanden i texten och läsningen blir hackig. Men det är inte heller bra att bara använda långa meningar eftersom läsaren lätt tappar bort sig då.

Vem har beslutat vad?

Så kallade passiva verb gör texten svårtolkad och krånglig. Du känner igen dem på att de slutar på -s, exempelvis "det har beslutats". Ibland kan en sådan formulering också dölja vem som gör vad.

Skriv inte: Det har beslutats att... Vem är det som har beslutat något egentligen? Om du i stället gör dina verb aktiva kommer du automatiskt att skriva ut vem som gör vad. Skriv hellre: Regionfullmäktige har beslutat att...

Skriv inte: Under året har 35 interpellationer väckts, 30 motioner inlämnats och 40 motioner besvarats. Skriv hellre: Under året har ledamöterna väckt 35 interpellationer, de har lämnat in 30 motioner och fått svar på 40 motioner.

Skriv inte: Detta är de redovisningsprinciper som använts av Västra Götalandsregionen. Här är det i och för sig tydligt vem det är som gör något. Men det passiva verbet är onödigt och därför kan det ändå vara bra att skriva om till: Detta är de redovisningsprinciper som Västra Götalandsregionen har använt.

Använd heller inte ordet man när du syftar på en underförstådd person/aktör.

Skriv inte: Man har beslutat att... Tillsammans med övriga intresseorganisationer har man bedrivit ett aktivt arbete med att... Skriv hellre i klartext vem som gör vad. Om du inte vet får du ta reda på det!

Substantiveringar tynger texten

Fenomenet att göra substantiv av verb kallas för substantivering. Du känner igen fenomenet på ord med ändelserna -ande/-ende och -ing/-ning och -tion. Resultatet blir en abstrakt och svårläst text.

Skriv inte: Primärvården och sjukhusen har jobbat med införandet av rökfria arbetsplatser. Skriv hellre: Primärvården och sjukhusen har jobbat med att införa rökfria arbetsplatser.

Klä på substantivet

Ett substantiv som inte har någon bestämning brukar kallas för ett naket substantiv.

Skriv inte: Patient ska få kontakt med primärvården via telefon samma dag. Detta gör texten tung och svårläst och kan förvirra läsaren.

Klä på de nakna substantiven och skriv hellre:

  • Patienten ska få kontakt med primärvården i telefon eller på plats samma dag.
  • Patienterna ska få kontakt med primärvården i telefon eller på plats samma dag.
  • Alla patienter ska få kontakt med primärvården i telefon eller på plats samma dag.
  • Våra patienter ska få kontakt med primärvården i telefon eller på plats samma dag.

Hjälp läsaren att hitta

För att hjälpa läsarna genom texten kan du lägga till olika sorters texter om din text, så kallad metatext. De tillför inget innehåll utan visar snarare hur dina mottagare ska läsa din text. Det kan handla om att inleda din webbsida med "På den här sidan kan du läsa om..." eller att du i en kallelse skriver "Adressen hittar du längst ner i brevet". Om du har en lite längre text kan du gärna ge läsaren en sammanfattning. Metatext kan även vara att lyfta ut eller markera viktiga delar i till exempel punktlistor och faktarutor eller genom att markera med fet stil.

Det handlar om att hjälpa läsarna att hitta i texten. Ibland har läsaren frågor som hon vill ha svar på − gör det då lätt att hitta svaren. Det är du som visar vad som är viktigt i din text.

Visa hur texten hänger ihop

Läsforskningen har visat att en av de viktigaste sakerna för läsförståelsen är hur tydliga sambanden i texten är. Genom att använda sambandsord som eftersom och därför att visar du på orsak och verkan mellan två meningar, och med ord som även om, ändå, i stället och trots att visar du på motsats, och så vidare.

Andra sambandsord är

  • för det första, för det andra
  • dels
  • till exempel
  • med andra ord
  • snarare
  • dessutom.

Det är viktigt att du visar din läsare den röda tråden i din text och inte bara staplar meningarna på varandra:

Skriv inte: Det är svårt att bedöma om vi nått målet, statistiken är inte tillförlitlig. Skriv hellre: Det är svårt att bedöma om vi nått målet eftersom statistiken inte är tillförlitlig.

Korrekturläs!

Korrekturläs din text på papper när du har skrivit klart den. Du kan till exempel läsa texten högt för dig själv eller läsa texten bakifrån, mening för mening. På så sätt blir det lättare att upptäcka fel i till exempel stavning och meningsbyggnad. Be allra helst någon annan, en kollega eller någon utomstående, att läsa din text när du är färdig – det är lätt att bli hemmablind.

Skrivhandledning för VGR

Innehållet är beslutat och sammanställt av koncernstab kommunikation och externa relationer. Det gäller för hela Västra Götalandsregionen.


Senast uppdaterad: 2017-10-18 12:27