Frågor och svar om arbetsmiljö när vi arbetar aktivitetsbaserat

Här är några frågor och svar om arbetsmiljön på en aktivitetsbaserad arbetsplats. Det är svar på medarbetarfrågor utifrån det vi känner till och kan förbereda oss för i dagsläget.

Att leda i en gemensam arbetsmiljö

Förändras arbetsmiljöansvaret när vi kommer in i en ny gemensam miljö?
Nej, chefen har alltid arbetsmiljöansvar för sina medarbetare, men det finns vissa frågor som vi behöver samverka mer kring i en gemensam miljö. Arbetsmiljöronderna för den fysiska miljön är ett sådant exempel, där finns en särskild rutin framtagen.

Systematiskt Hälso- och arbetsmiljöarbete - länk till Insidan

Hur kan du som chef hålla kontakt med medarbetarna i huset?
Du kan planera in korta avstämningsmöten tätare med medarbetarna, eller avtala om att du alltid är vid en viss plats samma tid varje vecka. Behov av avstämningar och feedback behöver anpassas till varje individ. Du kan också komma överens med dina medarbetare om att ni via de digitala hjälpmedel som finns berättar (t ex Skype) om var i huset var och en är. Det underlättar också gemenskapen arbetskamrater emellan.

Hur kan du som chef fånga upp om någon mår dåligt?
Vi behöver prata med varandra och ha dialog kring de här frågorna precis som nu, fast vi kanske behöver hitta nya sätt att göra det på eftersom det är lättare att göra sig osynlig i en aktivitetsbaserad miljö om man mår dåligt. Det gäller att du som chef hittar rutiner för hur du och medarbetarna kommunicerar i vardagen och tänker på att du behöver planera in möten och kortare avstämningar så att ni "ser" varandra. Medarbetare kan bidra genom att "se varandra" och agera när någon inte verkar må bra – t ex genom att ta kontakt med kollegan eller informera chefen.

Hur gör jag om jag behöver prata ostört med en medarbetare?
Det kommer att finnas rum som inte går att boka, där man kan stänga dörren och ha ett enskilt samtal vid spontana behov. Är det ett planerat samtal finns det även möjlighet att boka rum för dessa möten.

Hur kan du introducera nya medarbetare på ett bra sätt?
Det är viktigt att lägga upp en bra plan för nya medarbetare så att de känner sig välkomna och väl omhändertagna i den nya miljön. Ett sätt kan vara att det finns en namngiven handledare som är mycket på plats och att både chefer och kollegor lägger extra tid på en bra introduktion från start.

Följ det introduktionsprogram som finns inom din förvaltning. Men addera även information om hur man arbetar i en aktivitetsbaserad miljö och vilka regler som gäller i huset.

Medarbetare med särskilda behov

Finns det möjlighet att få eget rum?
Om det finns särskilda skäl. Det zonindelade arbetssättet gör att du väljer zon och lokal efter aktivitet. Det finns enskilda rum för telefon- och Skypemöten och det finns även lugna och helt tysta zoner när man vill arbeta ostört vid ett skrivbord. Erfarenheter visar att de olika zonerna med syfte att möta behoven av olika typer av arbetsmiljö också möter särskilda behov hos medarbetarna. Utöver det finns rutiner för att fånga upp individuella problem och möjliggöra anpassningar vid behov. Som chef kan du vända sig till företagshälsovården så att ni tillsammans kan göra bedömningen. Utifrån bedömningen förs dialog med ansvariga för husen för bästa lösning.

Fungerar miljön för personer med funktionshinder?
Huset är helt tillgänglighetsanpassat. Det går också att göra ytterligare anpassningar vid speciella behov. Du som chef ansvarar för att fånga upp eventuella behov kopplat till funktionshinder. Ta upp det med din HR-kontakt som tar det vidare till husledningen.

Hur kan man stötta medarbetare som kommer tillbaka efter en sjukskrivning och har ett rehabiliteringsbehov?
Vi följer samma regler som nu. Chef och medarbetare tar tillsammans fram en rehabiliteringsplan. HR och företagshälsovården finns med som stöd i processen. Varje enskilt fall behöver bedömas individuellt. Det kan finnas behov av anpassade arbetsuppgifter, arbetstider och arbetssätt.

Om möjligheten till ostört arbete i den tysta zonen inte räcker får man titta på andra lösningar under en övergångsperiod. Företagshälsovården kan ge stöd och rekommendationer för att anpassa arbetet utifrån medarbetarens förutsättningar och enskilda behov.

Som chef kan man behöva sitta i närheten första tiden och det kan också finnas nära kollegor som kan vara ett stöd.

Arbetshjälpmedel

Kan medarbetare ta med en egen specialstol?
Det kommer att finnas flera olika typer av kontorsstolar i anslutning till de olika arbetsplatserna. Utöver det kommer det även att finnas tillgång till vissa ergonomiska specialstolar för olika behov, även om dessa inte är personliga. Vid behov kan en ergonom hjälpa medarbetarna med hur de ska ställa in stol och bord så att det passar för dina behov. Det kommer även att finnas instruktioner om hur man själv kan ställa in sin stol, bildskärm och andra arbetshjälpmedel via företagshälsovården (webbutbildning).

Vi vet idag att många mår bättre av att variera arbetsställning, vilket det aktivitetsbaserade arbetssättet kan leda till.

Kan jag ta med min RollerMouse och mina Skypelurar?
Ja, det är en del av den personliga utrustning som du kan ta med.

Gemensamma regler

Kommer alla förvaltningar och bolag i de nya husen att ha samma regler?
De Goda Vanor som tagits fram gäller för alla medarbetare i samtliga förvaltningar i husen.

Vissa frågor beslutas på förvaltningsnivå och det innebär att det kan se olika ut när det gäller exempelvis nivån på friskvårdbidrag eller möjligheten att arbeta hemma vid behov. Det finns dock ett mål i Västra Götalandsregionen att verksamheterna ska närma sig varandra och gemensamma lokaler gör den resan lättare.

Andra frågor kommer vi att kunna besluta om gemensamt i husen, genom gemensamma beslutsorgan där det finns representanter från olika förvaltningar.

Är det ok för dina medarbetare att arbeta hemifrån?
Det är respektive chef som avgör vilka regler som gäller för arbete hemifrån och det kan se olika ut för olika förvaltningar/bolag, även om den gemensamma arbetsmiljön kan leda till att vi på sikt får en mer gemensam hållning. Aktivitetsbaserade arbetsplatser i kombination med ökad digitalisering leder till att vi blir mindre beroende av att arbeta en viss tid och på en viss plats, I en sådan miljö krävs tydliga normer och riktlinjer för bland annat nåbarhet, tillgänglighet och gränssättning för att få en god arbetsmiljö. Det är verksamhetens behov som är utgångspunkt.

Vad gör medarbetare som känner sig störda trots att de sitter i en lugn eller tyst zon?
Det finns gemensamma spelregler kring hur vi beter oss så att den aktivitetsbaserade miljön fungerar som det är tänkt. Där behöver såväl chefer som medarbetare se till att följa de "goda vanor" som vi kommit överens om och tar ansvar för att välja den zon som passar för dagens aktiviteter. Vi kan också behöva hjälpas åt att påminna varandra om vad som gäller.

Du som chef har ett ansvar för att dina medarbetare följer de gemensamma goda vanorna. Tänk på att lyfta eventuella frågor/dilemman på APT för dialog och gemensamt lärande.

Lillemor Harnell

Projektledare
Telefonnummer

Jonas Nordin

Förändringsledning
Telefonnummer