Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Guide - Medarbetarenkät/metodguide (även patientsäkerhetsenkät)

Förgrunden består av olika grafiska symboler, staplar, cirklar och streck. I bakgrunden sitter en grupp människor och arbetar tillsammans med datorer och surfplatta.

Inledning

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om  Organisatorisk och social arbetsmiljö förtydligar och kompletterar det systematiska arbetsmiljöarbetet inom området.

Den organisatoriska arbetsmiljön omfattar villkor och förutsättningar för arbetet som till exempel:
  • Ledning och styrning.
  • Kommunikation och delaktighet. 
  • Krav, resurser och ansvar.


Den sociala arbetsmiljön handlar om:

  • Socialt samspel.
  • Samarbete.
  • Socialt stöd från chefer och kollegor.

Medarbetarenkäten mäter hur vi som medarbetare uppfattar vår organisatoriska och sociala arbetsmiljö. Resultatet skapar ett underlag för att utveckla denna arbetsmiljö.

För vårdverksamheter hänger arbetsmiljö och patientsäkerhet nära samman.
Därför är det en fördel att samordna arbetet med resultaten från medarbetar-
och patientsäkerhetsenkäten.


Syftet med denna guide är att få stöd i hur vi kan utveckla vår organisatoriska och sociala arbetsmiljö. Detta gör vi genom att:

  • Värna om styrkor (friskfaktorer)
  • Arbeta med förbättringsområden (riskfaktorer)

 

Steg för steg

Som chef kommunicerar du syftet till medarbetarna med att genomföra medarbetarenkäten vart annat år:

  • Det ger underlag för att utveckla den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
  • Du betonar även vikten av att delta i undersökningen och bidra i den fortsatta utvecklingen av arbetsmiljön d.v.s. ett aktivt medarbetarskap

2019 APT-material Medarbetarenkät och Patientsäkerhetsenkät

Som chef

  • Skapar du förutsättningar för att medarbetaren ska kunna svara på enkäten under arbetstid.
  • Finns du tillgänglig för eventuella frågor som har med enkätens utformning att göra.

Som chef analyserar du resultatet tillsammans med exempelvis skyddsombud och/eller HR-samordnare.

Analysera resultatet så snart det är möjligt. Fokusera på:
  • Styrkor (friskfaktorer) dvs det som fungerar bra och behöver stärkas.
  • Förbättringsområden (riskfaktorer) d.v.s. det som behöver förbättras. 

Nedanstående film var framtaget inför 2017 års enkät, men gäller även för 2019, dock med följande ändringar:

    • Antal svarande som krävs för att få bakgrundsfrågor och frågor rörande kränkande särbehandling, trakasserier,  diskriminering och sexuella trakasserier är 50, inte 100 som sägs på filmen.
    • Frågorna 4, 9 och 10, som i resultatrapporten var omvända 2017, är nu ändrade tillbaka till sin ursprungliga formulering.

Film: Hur enkätresultatet presenteras och redovisas

Av nedanstående film framgår hur du som chef kan presentera enkätresultatet för medarbetarna. Filmen är från 2017 men gäller även för 2019.
 

Rubriker i detta avsnitt

A - Hur ni kan arbeta med enkätresultatet 2019 med koppling till handlingsplanen  för resultatet 2017

B - Arbeta med enkäten 2019

C - Hur ni kan arbeta om ni inte har något enkätresultat som ni kan utgå ifrån

A - Hur ni kan arbeta med enkätresultatet 2019 med koppling till handlingsplanen för resultat 2017

Förberedelser:

  • Gruppindelning, 4-6 personer/grupp så alla blir delaktiga.
  • Resultatet från medarbetarenkäten 2019 i jämförelse med handlingsplan 2017.(Skriv ut resultatet för 2019  och handlingsplan 2017 till varje grupp eller sätt upp på väggen).
  • Markera de frågor i enkäten 2019 som prioriterades vid enkäten 2017.
  • Blädderblocksblad, pennor, tejp.
  • Postitlappar


Följ upp handlingsplanen med tillhörande aktiviteter - Enkäten 2017

Se även Processkarta A som stöd i steg 1-4 nedan.

Steg 1
Alla läser igenom handlingsplanen för enkät- 2017. (Gå runt i rummet och läs på uppsatt material eller sitt vid borden i grupper.

Steg 2
Diskutera i gruppen kring till exempel följande frågor:

  • Vad har hänt sedan enkäten 2017 kopplat till vår handlingsplan?
  • Vilka resultat har vi nått?
  • Vad i handlingsplanen kan avslutas?
  • Vad i handlingsplanen behöver vi fortsätta arbeta med?
  • Har vårt arbete gett ett resultat i enkäten 2019 jämfört med handlingsplanen för enkät-2017 (se de prioriterade frågorna och jämför med enkätresultatet 2019)?
  • Har vi nått vårt mål?

Steg 3
Gå igenom i storgrupp vad varje grupp kom fram till under steg 2
och anteckna samtidigt så alla kan se tex

  • På ett blädderblock eller
  • Uppdatera resultatet direkt i den digitala handlingsplanen som gjordes efter enkäten 2017. 

Steg 4
Besluta tillsammans i storgruppen vilka delar som är avslutade i handlingsplanen 2017 och vilka delar ni behöver fortsätta att arbeta med även under det kommande året.

Till sidans topp

B - Arbeta med enkäten 2019

Nu är det dags att fokusera på enkäten 2019. Målet är att ta fram tre prioriterade frågor på APT eller motsvarande utifrån nedanstående förutsättningar:

  • Prioritera frågor som ni själva kan påverka.
  • Har ni kvar frågor från handlingsplan 2017 som ni ska fortsätta att arbeta med räknas de in i de prioriterade frågorna.
  • Minst en av de tre prioriterade frågorna bör vara från enkäten 2019.
  • Arbeta inte med för många frågor samtidigt
  • Övningen nedan  görs med grupper på 4-6 personer/grupp liksom övningen ovan så alla blir delaktiga med summering i storgrupp.

Se även Processkarta B1  som stöd i steg 1-7 nedan.

Steg 1

  • Tänk själv under tystnad vilka frågor du tycker är viktiga att värna om eller förbättra. Det är viktigt att alla får möjlighet att fundera enskilt innan man börjar diskutera i gruppen.
  • Utgå från dig själv och skriv ner dina prioriterade frågor på postit:
      • en fråga att att värna om (grön postit)
      • en fråga att förbättra (rosa postit)
  • Förbered dig så att du kan berätta för de andra runt bordet om dina prioriteringar.

Steg 2
  • Berätta för de andra runt bordet om dina prioriteringar.
  • Varför tycker du att dessa är viktiga?

Steg 3
Prioritera och välj tillsammans ut i gruppen:
  • 1 fråga att värna om (grön postit)
  • 1 fråga att förbättra (rosa postit)
  • 1 fråga som är valfri (värna om eller förbättra)  
Skriv upp era 3 prioriterade frågor på ett blädderblocksblad.

Steg 4
  • Berätta för övriga grupper om era 3 prioriterde frågor.
  • Om det är en väldigt stor grupp - hoppa över detta steg och se steg 3 -
    skriv stödord som förklaring på blädderblock istället.

Steg 5

  • Var och en går enskilt runt och läser igenom alla frågor
  • Var och en väljer:
      • 1 fråga att värna om (grön postit)
      • 1 fråga att förbättra (rosa postit)
      • 1 fråga som är valfri (värna om eller förbättra)
  • Sätt ett streck vid de frågor som du prioriterar högst.
  • Du har tre streck att dela ut.
Steg 6

Räkna ihop strecken så att ni hittar de tre frågor som är högst prioriterade för hela arbetsgruppen. Slutlig prioritering sker  i dialog med chefen:

  • Den som fått mest röster av värnafrågorna.
  • Den som fått mest röster av förbättrafrågorna.
  • Den som kom på tredje plats - oavsett om det är en värna om eller förbättra fråga. 

Om flera frågor hamnar på samma poäng kan ni antingen rösta om, mellan de som hamnat på samma poäng eller minska antalet till t ex "topp – 2". 
Det kan räcka med att ha fokus på 2 st istället för 3 st. Även denna prioritering sker i dialog med chefen.

Steg 7
Gör en skriftlig handlingsplan för hur ni ska värna om/förbättra de prioriterade frågorna:
  • Vem/vilka som är ansvariga.
  • När det ska följas upp (månad och år).

Bedriver ni ett aktivt arbete med "Plan och styr" kan planen även läggas där

Allt i ett handlingsplan.xls

Se Processkarta B2  som stöd om det är svårt att samla alla medarbetare samtidigt, exempelvis på ett APT:
Enkätresultatet sätts upp på väggen t.ex. i personalrummet.
Prioritering av frågor görs enskilt under en 14-dagarsperiod. 
Varje medarbetare prioriterar genom att lägga ner en grön lapp med en fråga att värna om och en rosa lapp med en fråga att förbättra i en låda med skåra i som placeras  t.ex. i personalrummet.
Se fortsatt process enligt processkarta B2 ovan.

Processkarta B1 och B2 går att kombinera d.v.s att de som kan för en dialog på ett APT, men för de som inte kan medverka finns möjlighet att göra sin prioritering genom att lägga "lappar i en låda".

Till sidans topp

C - Hur ni kan arbeta om ni inte har något enkätresultat som ni kan utgå ifrån

Till exempel på grund av: 

  • För få svar.
  • För liten arbetsgrupp.
  • Förändrad arbetsgrupp.
  • Resultatet speglar inte den nuvarande arbetsgruppen.
  • Det har gått lång tid efter att ni fick enkätresultatet och det känns inaktuellt.

Bortse från enkätresultatet och utgå vid dialogen/prioriteringarna direkt från enkätfrågorna 2019. Se processkarta B1 alternativt B2 ovan. 
Se:
Frågor i Västra Götalandsregionens Medarbetarenkät 2019

Arbeta med era prioriterade frågor regelbundet på
APT/motsvarande och följ upp hur det går.

  • Hur har arbetet med insatserna/åtgärderna gått? 
  • Vad har fungerat bra? 
  • Vilka utmaningar har vi stött på?
  • Behöver vi justera ”vår väg”?

Vad innebär olika begrepp?

Ni kan tillsammans definiera vad ni menar med olika begrepp som t.ex.
”meningsfullt” kopplat till frågan - ”Mitt arbete känns meningsfullt” …..
eller vad ni menar med ”förutsättningar” i frågan -
”Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete?”

Använd värderingsövningar

Använd era prioriterade frågor från enkäten i  värderingsövningar
som t. ex. "Stå på linjen".  Linjen är en värderingsmetod som kan användas
som en snabb temperaturmätare.
  • Ledaren markerar en linje i rummet och lägger ut lappar med nummer 1-6 på golvet. Nr 1 står för "stämmer mycket dåligt - håller inte med" och nr 6 står för "stämmer mycket bra - håller med".  
  • Deltagarna måste då ta ställning, eftersom det inte finns någon mittensiffra och sedan placera sig på linjen.
  • När alla tagit plats får man prata ihop sig med de som står närmast.
  • Därefter låter du några motivera sig.
Diskussionerna brukar bli väldigt givande och är ett bra sätt att arbeta med era prioriterade frågor.

När ni ska genomföra olika insatser eller åtgärder:

Tala varje gång om varför ni gör det och vilken fråga de hör till.
T.ex: idag pratar vi om vad vi menar med ”feedback” och det gör vi för att vi prioriterade frågan - ”Min närmaste chef visar uppskattning för mina insatser”.
eller:
Idag arbetar vi med att tydliggöra våra rutiner för att vi prioriterade frågan – ”Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete”

Gör era prioriterade frågor visuella och synliga på t.ex.

  • Anslagstavla
  • Intranätet
  • Varje APT och
  • Utvecklingssamtal

Stöd i det praktiska arbetet

Ansvar och roller

Chefens ansvar innebär att:

  • Kommunicera syftet med enkätundersökningen och vikten av att som medarbetare svara på enkäten och bidra till utvecklingsarbetet.
  • Finnas tillgänglig i samband med ifyllandet av enkäten för eventuella frågor som har med enkätens utformning att göra.
  • Involvera medarbetarna i analysen av enkätresultatet där chefen tillsammans med medarbetare prioriterar styrkor att värna om (friskfaktorer), förbättringsområden (riskfaktorer) samt det fortsatta utvecklingsarbetet.
  • Lägga in styrkor och förbättringsområden i aktivitetsplan/handlingsplan med kontinuerliga uppföljningar kring det löpande utvecklingsarbetet.
  • Arbeta aktivt för att den utveckling man kommer fram till blir en naturlig del i det fortsatta arbetet.

Medarbetarens roll innebär att aktivt:

  • Delta i enkätundersökningen.
  • Medverka i arbetet med analys av enkätresultatet.
  • Medverka i det fortsatta utvecklingsarbetet utifrån handlingsplanen genom de kontinuerliga uppföljningarna.

Skyddsombudet ska samverka med chefen när det gäller att:

  • Kommunicera syfte med enkätundersökningen och vikten av att som medarbetare svara på enkäten och bidra till utvecklingsarbetet.
  • Finnas tillgänglig i samband med ifyllandet av enkäten för eventuella frågor som har med enkätens utformning att göra.
  • Involvera medarbetarna i analysen av enkätresultatet där ni tillsammans prioriterar styrkor att värna om (friskfaktorer), förbättringsområden (riskfaktorer) samt det fortsatta utvecklingsarbetet.
  • Lägga in styrkor och förbättringsområden i aktivitetsplan/handlingsplan med kontinuerliga uppföljningar kring det löpande utvecklingsarbetet.
  • Arbeta aktivt för att den utveckling man kommer fram till blir en naturlig del i det fortsatta arbetet.

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt
stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide.

Senast uppdaterad: 2020-03-31 11:57