Aktivitetsbaserat kontor

I Västra Götalandsregionen byggs just nu två Regionens hus med plats för 1 900 medarbetare inom administration. Syftet är att samlokalisera verksamheter och funktioner för att utveckla nya arbetsformer. Man kommer även att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt (ABW). ISM kommer att utvärdera arbetet och har även gjort en sammanställning av aktuell forskning om ABW, som uppdaterades maj 2018.

Vad menas med Aktivitetsbaserat kontor?

När man idag pratar om ABW menar man oftast flexkontor, vars kännetecken är att man inte har någon fast arbetsplats, utan väljer arbetsplats utifrån aktivitet, bland de olika zoner som erbjuds. Andra kontorstyper är cellkontor samt öppet kontorslandskap i olika storlekar. Var och en av dessa kontorstyper har både för-och nackdelar utifrån arbetsmiljö och hälsoperspektiv. En slutsats är att en kontorstyp inte passar för alla verksamheter eller alla typer av arbetsuppgifter.

Arbetsmiljön måste in tidigt i planeringen

Ju tidigare i planeringsfasen som arbetsmiljöaspekterna kommer in, desto mindre kostar det att genomföra åtgärderna och desto större påverkansmöjlighet finns det. Företagshälsovården (FHV) har en viktig roll. ISM är ett kunskapscenter inom VGR, och finns i samma förvaltning som regionens interna FHV. Det ger stora möjligheter till att få in bästa kunskap om arbetsmiljöaspekten i pågående arbete med Regionens hus.

Gör en noggrann förankringsprocess

Hur anställda upplever nya kontorslokaler beror förutom fysiska faktorer till stor del på om man haft en god förankring och implementeringsprocess. Viktiga framgångsfaktorer i lyckade flyttprojekt är t.ex. att förändringen är initierad, kommunicerad och tydligt vägledd av högsta ledningen, en grundlig analys av befintliga lokaler och arbetssätt är genomförd och anställdas delaktighet i förändringsprocessen är säkrad. Att arbeta fram och fastställa gemensamma spelregler är också viktigt.

Rätt dimensionering av arbetsplatser

Gemensamt för de kontor som uppvisade bäst resultat efter flytt till ABW, var att miljön var anpassad för de arbetsuppgifter som skulle utföras samt att medarbetarna utnyttjade det aktivitetsbaserade kontorets olika möjligheter på ett lämpligt sätt. De anställdas självskattade produktivitet i aktivitetsbaserade kontor påverkas negativt ifall planlösningen inte tillät smidig interaktion med kollegor, möjligheter att individanpassa arbetsstationer eller hade otillräckliga förvaringsutrymmen. Dessa faktorer anses ha större negativ påverkan på produktivitet än att anställda inte har fasta arbetsstationer.

En planlösning med separata ljudzoner

Anställda som har koncentrationskrävande arbetsuppgifter rapporterar mer problem i kontorslandskap och flexkontor än de i cellkontor. I KTHs studier är medarbetarna mer nöjda med ljudnivån i ABW, jämfört med kontorslandskap. Det handlar om bakgrundsljud, om man tvingas lyssna till andras konversationer och möjligheten att själv föra samtal utan att
grannar hör. De som var mest nöjda hade en planlösning som innebar att de tysta miljöerna var bättre separerade från övriga, så att man slapp överhörning.

Ett förändrat ledarskap och medarbetarskap

Medarbetaransvaret ökar automatiskt i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö samtidigt som synligheten minskar. Ett fungerande ledarskap i ABW-miljö kännetecknas av ledarskap för självorganisering. Dialogen med medarbetarna behöver utvecklas genom tätare avstämningar och kompletterande, korta medarbetarsamtal liksom alternativa mötesformer och en tydlighet och målsättning som banar väg för medarbetarnas prestationer. Att skapa trygghet för medarbetarna så att de kan vara produktiva och effektiva i en gränslös miljö som den aktivitetsbaserade är A och O.

Ledarskap och medarbetarskap vid ett aktivitetsbaserat arbetssätt

 Konkreta råd

I sammanställningen ges ett antal konkreta råd för såväl den fysiska som den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, samt hur förändringsarbetet kan bedrivas. Några exempel:

  • Aktivitetsbaserat kontor inte passar alla verksamheter och arbetsuppgifter. Det kan även behöva göras särskilda anpassningar för vissa grupper.

  • För att ljudmiljön ska optimeras är det bra att ha en planlösning med separata ljudzoner

  • Det är också viktigt att ha rätt dimensionering av arbetsplatser
  • Ha en två-vägskommunikation och ta hjälp av resurser inom och utanför organisationen
  • Ge ledare handledning i hur man leder i aktivitetsbaserade kontor

Sammanfattning av forskningsläget ABW, uppdaterat maj 2018

Vad säger forskningen, webpresentation Annemarie Hultberg, juni 2018

Efter denna sammanställning har Arbetsmiljöverket gett ut en forskarantalogi om gränslöst arbete, där ett avsnitt tar upp ABW. Råden som ges till arbetsgivare utifrån denna sammanställning är följande:

  • Koncentrationskrävande arbetsuppgifter kräver stillhet. Se till att det finns god ljudmiljö, tillräckligt med tysta rum och utrymmen utan störande insyn.
  • Förbered införandet av aktivitetsbaserade kontor noga. Det handlar om ett nytt sätt att arbeta. Ge därför medarbetare möjlighet till träning och handledning så alla känner sig trygga och kan förbereda sig i god tid.
  • Ge ledare handledning i hur man leder i aktivitetsbaserade kontor där man inte alltid vet var medarbetarna befinner sig.
  • Ge möjligheter för psykologiska behov, till exempel att manifestera gemenskap och tillhörighet på arbetsplatsen. Att kunna ge sin arbetsstation en personlig prägel är kopplat till högre produktivitet.

Gränslöst arbete, forskarantologi Arbetsmiljöverket 2018:1

Gränslöst arbete

Aktuella länkar

Nya Regionens hus, vgregion.se

Aktivitetsbaserade flexkontor, webföreläsning med Linda Rolfö, KTH

KTH, Projektering och planering av nya arbetsmiljöer

Forma kontoret, Prevent

Kontakt

Utvecklingsledare hälsofrämjande arbetsplatser Annemarie Hultberg

annemarie.hultberg@vgregion.se

Senast uppdaterad: 2018-08-14 09:28