Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Aktivitetsbaserat arbetssätt i Västra Götalandsregionen

Invigning Nya Regionens Hus i Skövde

Under perioden 2018-2020 flyttade 2900 medarbetare in i Regionens hus i Skövde och Göteborg samt i ett kontorshus i Mölndal . Samtidigt infördes ett aktivitetsbaserat arbetssätt i de tre husen. Institutet för stressmedicin bedriver följeforskning i samarbete med Västra Götalandsregionen och Chalmers. Syftet är att utvärdera flytten till ett aktivitetsbaserat kontor avseende effekterna på arbetsmiljö, självskattad produktivitet samt upplevd hälsa och arbetstillfredsställelse. Våren 2021 pågår även en scenariebaserad utveckling för att förbereda för "det nya normala" för kontor.

Projektnamn

Regionens hus i Göteborg och Skövde – Följeforskning av effekterna av flytt till nya lokaler med aktivitetsbaserade kontorsmiljöer.

Projektbeskrivning

Projektet är upplagt som följeforskning av pågående förändringsprocess för de medarbetare som flyttat till Regionens hus med ett aktivitetsbaserat arbetssätt.  I forskningsprojektet kommer vi exempelvis att använda data från den enkät som regionen samlar in inom ramen för projektet, men också komplettera med kvalitativ datainsamling. 

Syfte

Att utvärdera effekterna på arbetsmiljö, självskattad produktivitet och upplevd hälsa och arbetstillfredsställelse av en övergång till aktivitetsbaserat arbetssätt vid Regionens hus i Västra Götalandsregionen.

Genomförande

En baslinjemätning har genomförts två månader före flytt. Uppföljning  sker sex respektive 18 månader  efter att flytten är genomförd. En sex-månaders enkät är genomförd i alla tre husen och i Skövde även en 18-månadersenkät. Uppföljning kommer även att ske via den medarbetarenkät som regionen utför bland sina anställda vartannat år.  Vi har även att genomfört fokusgruppsintervjuer och observationer. Våren 2021 genomförs en scenariebaserad utveckling för att förbereda för att anpassa kontorsmiljöerna till "det nya normala" för kontor. Forskningsprojektet har en interaktiv forskningsdesign, vilket bland annat innebär att planering och resultatåterkoppling sker i nära dialog med husledning och chefer i de olika husen. 

Coronapandemins påverkan på projektet

Fram till mitten av hösten 2020 kunde datainsamling och resultatåterkoppling genomföras om än med olika anpassningar. När Coronaläget blev allt mer kritiskt i mitten på hösten och merparten av medarbetarna i Regionens hus arbetar på distans, är det inte längre möjligt att testa och utvärdera förändringar utifrån tidigare identifierade behov. Den planerade 18-månadersenkäten för Regionens Hus i Göteborg ställdes också in. Istället planerar vi för en gemensam enkät, kanske nov/dec 2021 där vi även vill fånga ”det nya normala” och medarbetarnas inställningen till aktivitetsbaserat kontor utifrån detta. Under våren 2021 arbetar vi med en scenariebaserad utveckling, för att förbereda för den tid när de tre kontorshusen åter skall användas, men utifrån nya förutsättningar. Som ett underlag till detta kommer resultatet från fokusgruppsintervjuer att behöva bedömas utifrån olika tänkbara scenarier, för att vara relevanta.  

Vad händer just nu - våren 2021?

I februari genomfördes en workshop med representanter från ledningen för de tre husen samt externa deltagare från det privata näringslivet. Hur stor andel kommer att vilja jobba på distans respektive vara på kontoret Post Corona och vilka är drivkrafterna för att komma tillbaka till kontoret? Vilka är de främsta utmaningarna och vilket stöd kommer att behövas för att matcha det nya behovet? Resultatet återkopplas till deltagare och ledning samt följs upp med liknande workshop för medarbetarrepresentanter i mars. Parallellt pågår arbetet med att värdera och analysera tidigare insamlat material för att så småningom komma fram till olika lösningsförslag för justeringar utifrån scenarier som kan utvärderas med simulering. Hela processen bygger på en metod för scenariebaserad utveckling. 

Datainsamling och återkoppling i Skövde

I Skövde genomfördes 11 fokusgruppsintervjuer med medarbetare under hösten 2019 och i början av 2020 kompletterades dessa med 6 individuella chefsintervjuer. Under hösten genomfördes även observationen av kontoret i Skövde och hur dess olika arbetsplatser användes. Under hösten överlämnades en rapport baserad på fokusgruppsintervjuer och observationer till berednings- och chefsgrupp i Skövde. Den kvalitativa datainsamlingen genomfördes hösten 2019 innan Covid-19 pandemin. I maj-juni 2020 fick medarbetare i Regionens Hus i Skövde besvara en enkät 18 månader efter inflyttning. Rapporten överlämnades till cheferna samtidigt med rapporten från fokusgruppsintervjuer och observationer.

Datainsamling och återkoppling i Göteborg

I Göteborg genomfördes mars- maj 2020 fokusgruppsintervjuer med medarbetare. Vi valde att genomföra dessa intervjuer trots Covid - 19, genom att erbjuda de som vill att delta via Skype medan övriga deltagare och intervjuare satt i ett mötesrum. Av de 129 deltagarna i de 30 fokusgruppsintervjuerna valde 79 att delta digitalt, medan övriga deltog i rummet. Vi uppmanade alla att svara på våra frågor utifrån hur det var att arbeta i huset när det var "business as usual", vilket har fungerat mycket bra. I maj genomfördes även fokusgruppsintervjuer med chefer, totalt fem styck plus en individuell intervju. 

Förväntat resultat

Tidigare forskning visar att utfallet avseende upplevd hälsa och produktivitet är kontextberoende och påverkas i hög grad av hur processen som lett fram till beslutet om att man ska arbeta aktivitetsbaserat har gått till. Med detta forskningsprojekt, som genomförs i nära samverkan mellan forskning och praktik, hoppas vi kunna bidra med användbar kunskap i såväl planering som förbättring av arbetsmiljön i redan befintliga kontorsmiljöer där man jobbar aktivitetsbaserat. Det vi inte visste när projektet startade var den pandemi som drabbade världen i början av 2020. Att följa ett förändringsarbete av kontorsmiljöer som påverkas så kraftigt av ökad digitalisering och flexibelt arbetssätt, då merparten av medarbetarna arbetar på distans, öppnar upp för nya frågeställningar. Vad blir det "nya normala" och vilka krav kommer det att ställa på kontorsmiljöerna? Som ett forskningsinstitut i Västra Götalandsregionen har ISM möjlighet att vara nära praktiken och kunna bidra med kunskap, så att det kommer till nytta. Forskningsprojektet om aktivitetsbaserat arbetssätt i Regionens hus illustrerar tydligt detta. 

Publicerat

Utifrån forskningsprojektet har ännu inga vetenskapliga artiklar publicerats, men här finner du annan forskning inom fältet, som forskare från ISM varit involverad i samt övriga rapporter inom området från ISM. 

Sammanfattning av forskningsläget, aktivitetsbaserat kontor, 2020-12

Preferenser i aktivitetsbaserad miljö, 2020

När trender styr och forskning pågår. Tidskriften Bulletin nr 2, 2020. Sidan 8.

De platserna är populärast på kontoret, suntarbetsliv mars 2020

Här byter alla arbetsplats varje dag, Dagens Samhälle, februari 2020

Övriga länkar

Det nya normala för kontor

Forskning pågår - trots Coronapandemin, maj 2020

Aktivitetsbaserat kontor

Projektnamn
Regionens hus i Göteborg och Skövde – Följeforskning av effekterna av flytt till nya lokaler med aktivitetsbaserade kontorsmiljöer.

Finansiering
Arbetsmiljödelegationen i Västra Götalandsregionen

Forskningsområde 
Arbetsliv 

Projektmedlemmar 
Agneta Lindegård Andersson, Maral Babapour Chafi, Annemarie HultbergIngibjörg Jonsdottir och Lillemor Harnell 

Externa projektmedlemmar 
Marie Strid

Kontaktperson 
Maral Babapour Chafi

Senast uppdaterad: 2021-02-09 16:19