Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Aktivitetsbaserat arbetssätt i Västra Götalandsregionen

Invigning Nya Regionens Hus i Skövde

Under perioden 2018-2020 flyttade 2900 medarbetare in i Regionens hus i Skövde och Göteborg samt i ett kontorshus i Mölndal . Samtidigt infördes ett aktivitetsbaserat arbetssätt i de tre husen. Institutet för stressmedicin bedriver en interaktiv forskning i samarbete med Västra Götalandsregionen och Chalmers. Syftet är att utvärdera flytten till ett aktivitetsbaserat kontor avseende effekterna på arbetsmiljö, självskattad produktivitet samt upplevd hälsa och arbetstillfredsställelse. Våren 2021 pågår även en scenariebaserad utveckling för att förbereda för "det nya normala" för kontor.

Projektnamn

Aktivitetsbaserat arbetssätt i Västra Götalandsregionen – en interaktiv forskningsstudie.

Projektbeskrivning

Projektet är upplagt som följeforskning av pågående förändringsprocess för de medarbetare som flyttat till Regionens hus med ett aktivitetsbaserat arbetssätt.  I forskningsprojektet kommer vi exempelvis att använda data från den enkät som regionen samlar in inom ramen för projektet, men också komplettera med kvalitativ datainsamling. 

Syfte

Att utvärdera effekterna på arbetsmiljö, självskattad produktivitet och upplevd hälsa och arbetstillfredsställelse av en övergång till aktivitetsbaserat arbetssätt vid Regionens hus i Västra Götalandsregionen.

Genomförande

En baslinjemätning har genomförts två månader före flytt. Uppföljning  sker sex respektive 18 månader  efter att flytten är genomförd. En sex-månaders enkät är genomförd i alla tre husen och i Skövde även en 18-månadersenkät. Uppföljning kommer även att ske via den medarbetarenkät som regionen utför bland sina anställda vartannat år.  Vi har även att genomfört fokusgruppsintervjuer och observationer. Våren 2021 genomförs en scenariebaserad utveckling för att förbereda för att anpassa kontorsmiljöerna till "det nya normala" för kontor. Forskningsprojektet har en interaktiv forskningsdesign, vilket bland annat innebär att planering och resultatåterkoppling sker i nära dialog med husledning och chefer i de olika husen. 

Påverkan på projektet

Fram till mitten av hösten 2020 kunde datainsamling och resultatåterkoppling genomföras om än med olika anpassningar. När Coronaläget blev allt mer kritiskt i mitten på hösten och merparten av medarbetarna i Regionens hus arbetar på distans, är det inte längre möjligt att testa och utvärdera förändringar utifrån tidigare identifierade behov. Den planerade 18-månadersenkäten för Regionens Hus i Göteborg ställdes också in. Istället planerar vi för en gemensam enkät, kanske nov/dec 2021 där vi även vill fånga ”det nya normala” och medarbetarnas inställningen till aktivitetsbaserat kontor utifrån detta. Under våren 2021 arbetade vi med en scenariebaserad utveckling, för att förbereda för den tid när de tre kontorshusen åter skall användas, men utifrån nya förutsättningar. 

Scenariobaserat utvecklingsarbete

Under våren har det genomförts 9 workshops med olika intressenter dels för att ta fram olika scenarios och utmaningar för arbete i aktivitetsbaserade kontor efter pandemin, och dels för att ta fram lösningsförslag för vidare-utveckling av kontoren, arbetssätten och arbetsmiljöförbättringar.

Första workshoppen i Fas 1 genomfördes i februari med representanter från ledningen för de tre husen samt externa deltagare från det privata näringslivet. Hur stor andel kommer att vilja jobba på distans respektive vara på kontoret Post Corona och vilka är drivkrafterna för att komma tillbaka till kontoret? Vilka är de främsta utmaningarna och vilket stöd kommer att behövas för att matcha det nya behovet? Under mars hölls fyra workshops med liknande upplägg för medarbetarrepresentanter. Ytterligare fokus i dessa workshops var på arbetsuppgifter och schemaläggning i en fiktiv vecka efter pandemin. Parallellt med detta har resultatet från tidigare insamlat material värderats som underlag för justeringar. Resultatet har fortlöpande återkopplats till deltagare och ledning. Som underlag för för utvecklingsarbetet skickades även en enkät ut till samtliga medarbetare, för att undersöka deras preferenser för distansarbete efter pandemin.

I fas 2 under april månad, genomfördes fyra nya workshops med tidigare deltagare, kompletterade med experter från VGRs interna företagshälsovård. På dessa workshops arbetade man med idégenerering och framtagning av lösningar, samt utvärderade dessa genom simulering utifrån de prioriterade utmaningarna, kopplade till det nya normala för kontoren. Hela processen bygger på en metod för scenariobaserad utveckling. Resultatet har utöver återkoppling till chefsgrupperna, även presenterats för intresserade medarbetare och chefer i de tre husen. Just nu fortsätter arbetet med att konkretisera och förbereda för justeringar som utvärderas och byggs på kontinuerligt. Arbetet med justeringar drivs av VGR, men forskningsprojektet erbjuder stöd i detta arbete.

Datainsamling och återkoppling i Skövde

I Skövde genomfördes 11 fokusgruppsintervjuer med medarbetare under hösten 2019 och i början av 2020 kompletterades dessa med 6 individuella chefsintervjuer. Under hösten genomfördes även observationen av kontoret i Skövde och hur dess olika arbetsplatser användes. Under hösten överlämnades en rapport baserad på fokusgruppsintervjuer och observationer till berednings- och chefsgrupp i Skövde. Den kvalitativa datainsamlingen genomfördes hösten 2019 innan Covid-19 pandemin. I maj-juni 2020 fick medarbetare i Regionens Hus i Skövde besvara en enkät 18 månader efter inflyttning. Rapporten överlämnades till cheferna samtidigt med rapporten från fokusgruppsintervjuer och observationer.

Datainsamling och återkoppling i Göteborg

I Göteborg genomfördes mars- maj 2020 fokusgruppsintervjuer med medarbetare. Vi valde att genomföra dessa intervjuer trots Covid - 19, genom att erbjuda de som vill att delta via Skype medan övriga deltagare och intervjuare satt i ett mötesrum. Av de 129 deltagarna i de 30 fokusgruppsintervjuerna valde 79 att delta digitalt, medan övriga deltog i rummet. Vi uppmanade alla att svara på våra frågor utifrån hur det var att arbeta i huset när det var "business as usual", vilket har fungerat mycket bra. I maj genomfördes även fokusgruppsintervjuer med chefer, totalt fem styck plus en individuell intervju. 

Förväntat resultat

Tidigare forskning visar att utfallet avseende upplevd hälsa och produktivitet är kontextberoende och påverkas i hög grad av hur processen som lett fram till beslutet om att man ska arbeta aktivitetsbaserat har gått till. Med detta forskningsprojekt, som genomförs i nära samverkan mellan forskning och praktik, hoppas vi kunna bidra med användbar kunskap i såväl planering som förbättring av arbetsmiljön i redan befintliga kontorsmiljöer där man jobbar aktivitetsbaserat. Det vi inte visste när projektet startade var den pandemi som drabbade världen i början av 2020. Att följa ett förändringsarbete av kontorsmiljöer som påverkas så kraftigt av ökad digitalisering och flexibelt arbetssätt, då merparten av medarbetarna arbetar på distans, öppnar upp för nya frågeställningar. Vad blir det "nya normala" och vilka krav kommer det att ställa på kontorsmiljöerna? Som ett forskningsinstitut i Västra Götalandsregionen har ISM möjlighet att vara nära praktiken och kunna bidra med kunskap, så att det kommer till nytta. Forskningsprojektet om aktivitetsbaserat arbetssätt i Regionens hus illustrerar tydligt detta. 

Publicerat

Utifrån forskningsprojektet har ännu inga vetenskapliga artiklar publicerats, men här finner du annan forskning inom fältet, som forskare från ISM varit involverad i samt övriga rapporter inom området från ISM. 

Så är det att jobba på kontor - utan att ha en plats, gp.se oktober 2021

Hybridarbete kan leda till revansch för aktivitetsbaserade kontor, NyTeknik oktober 2021

Hybridkontor - så får ni det att fungera, suntarbetsliv 2021

Sammanfattning av forskningsläget, aktivitetsbaserat kontor, 2020-12

Preferenser i aktivitetsbaserad miljö, 2020

När trender styr och forskning pågår. Tidskriften Bulletin nr 2, 2020. Sidan 8.

De platserna är populärast på kontoret, suntarbetsliv mars 2020

Här byter alla arbetsplats varje dag, Dagens Samhälle, februari 2020

A handbook of theories on designing alignment between people and the office environment
Maral Babapour ISM, är medförfattare till ett kapitel tillsammans med Antonio Cobaleda-Cordero och MariAnne Karlsson.
Taylor & Francis Group

Övriga länkar

Forskning om nya kontorslösningar uppmärksammas

Nätverksträff 23 november

Åter till kontoret - Vad innebär det?

Aktivitetsbaserat kontor efter Corona

Framtidens kontor – scenarios och strategier för kontoret post-pandemi, Webpresentation av Maral Babapour Chafi på Almedalsveckan 2021

Arbetsmiljöpris till ISM-forskare

Det nya normala för kontor

Forskning pågår - trots Coronapandemin, maj 2020

Aktivitetsbaserat kontor

Projektnamn
Aktivitetsbaserat arbetssätt i Västra Götalandsregionen – en interaktiv forskningsstudie.

Finansiering
Arbetsmiljödelegationen i Västra Götalandsregionen

Forskningsområde 
Arbetsliv 

Projektmedlemmar 
Agneta Lindegård Andersson, Maral Babapour Chafi, Annemarie HultbergIngibjörg Jonsdottir och Lillemor Harnell 

Externa projektmedlemmar 
Marie Strid
Antonio Cobaleda Cordero
Melina Forooraghi

Kontaktperson 
Maral Babapour Chafi

Senast uppdaterad: 2021-10-19 15:47