Dokumenthantering

I projektprocessens olika faser finns det olika typer av dokument och som sparas på våra olika samarbetsytor t.ex. OneDrive, Sharepoint, Teams och OneDrive. Nedan visas en översikt över dokumenthanteringen i de olika faserna:

Bild

Som nämnts i föregående avsnitt ska vissa handlingar ska diarieföras i Public 360. Det gäller de handlingar som kan förväntas ligga till grund för beslut, bedöms ha rättslig betydelse eller i övrigt har betydelse för verksamheten. 1-2 personer på KC har så kallad administratörsbehörighet och är ansvarig/a handläggare i Public 360. Alla projektledare ska gå Lärportalens kurser ”Offentlighet, sekretess och informationshantering” samt ”Public 360 för handläggare och chefer, steg 1”. Diarieföring ska ske skyndsamt, senast 30 dagar efter att handlingen är färdigställd.

• När den första handlingen som ska diarieföras i ett ärende är färdigställd (handlar oftast om ett avtal för testmiljö, projektdirektiv eller ansökningshandlingar) beställer projektledare ett diarienummer för projektet från diariet i Vänersborg via mail till diarium.vanersborg@vgregion.se. I beställningen ska följande framgå: titel på ärendet (projekttitel + finansiär + projektperiod), samt namn på ansvarig person/medhandläggare. OBS! Undvik förkortningar i titeln.
• Projektledare skriver in diarienumret i projektdatabasen på KC Projekt.
• Projektledare eller medhandläggare diarieför dokumenten i P360 samt skickar originalen till Fastighet stöd och service Diarium.
• Om projektledare eller medhandläggare slutar, ansvarar de för att lägga in ny ansvarig handläggare respektive medhandläggare i P360.

• Arkivering till mellanarkivet sker fortlöpande under projektets gång, eller minst två gånger om året samt vid projektslut.
• I VGR:s SOFIA-manual hittar du beskrivning om hur du upprättar allmän handling 4.1 Upprätta allmän handling - SOFIA.
• När allmän handling upprättas namnges dokumenten med projektnumret, t.ex. ”12905_namn på projekt_kommunikationsplan”. Detta för att enkelt kunna hitta projektets dokument i mellanarkivet. Datum ska anges enligt följande: ÅÅÅÅ-MM-DD.
• Om projektledaren byts ut eller slutar ansvarar denne för att gå igenom och hantera samtliga av projektets dokument på KC Projekt enligt IHP innan avslut.

KC Utveckling och innovation Teams används för handlingar som produceras i förberedelsefasen och för beslutspunkt 1, 2 och 3, t.ex. checklistor och beslutslogg.

KC Projekt används för handlingar som produceras i resterande projektfaser, planera, genomföra och avsluta. Här hittar du även de rutiner och mallar du kan behöva i din roll som projektledare eller kontaktperson för testmiljö. På KC Projekt får alla testmiljöer och projekt en egen webbsida enligt följande rutin:

1. Projektledare beställer projekttagg och webbsida av administratör.
2. Administratör skapar projekttagg och webbsida.
3. Vid behov har administratören och projektledaren en sittning där de går igenom hur webbsidan redigeras.
4. Projektledaren får administratörsbehörighet på ytan och ansvarar för sin egen webbsida, inklusive att säkerställa att projektens handlingar taggas med metadata (se instruktioner nedan) samt att handlingarna hanteras enligt Naturbruksförvaltningens IHP.
5. Webbsida och projekttagg tas bort av administratör senast 90 dagar efter att projektet avslutas. Då ska alla handlingar hanterats enligt Naturbruksförvaltningens IHP av projektledaren. Dokument som anses vara av vikt flyttas till KC Projektarkiv.

Projekt där Naturbruksförvaltningen är projektkoordinator får dessutom en egen samarbetsyta som skapas unikt för projektet och där projektets externa partners samarbetar. All intern dokumentation som inte ska delas med andra projektpartners sparas dock fortfarande på KC Projekt under respektive projektsida. I vissa fall där Naturbruksförvaltningen är projektpartner kan det vara motiverat att skapa en egen intern samarbetsyta för det specifika projektet.

KC Projektarkiv används för spara projekthandlingar för att snabbt och enkelt kunna hitta dem för att t.ex . kunna utveckla fortsättningar på projekt och skapa nya idéer med grund i tidigare projekt och testmiljöer. På KC Projekt sorteras tidigare projekt in under aktuellt område t.ex. djur, energi eller trädgård. I VGR:s SOFIA-manual hittar du beskrivning om hur du flyttar dokument mellan olika samarbetsytor 3.13 Flytta dokument mellan samarbetsytor - SOFIA.

Dokument som sparas på KC Projekt eller KC Utveckling och Innovation Teams/Projektprocessen ska/bör taggas med metadata i framför allt nedanstående kolumner:

KC projekt

Bild

KC utveckling och innovation Teams

Bild

I kolumnerna ”Kategori” och ”Underkategori” kan du tagga följande:

• Agenda och anteckningar: 
  Dagordning, kallelser, mötesanteckningar, protokoll, underlag till möten
• Ansökningshandlingar: 
  All dokumentation som skapas när en ansökan skrivs fram (t.ex. projektansökan, budget, bilagor)
• Avtal och överenskommelser:
  Avtal med finansiär, partners, intressent. Andra överenskommelser.
• Beslutsunderlag:
  Beslutslogg och beslutsunderlag i GNG-processen
• Ekonomi:
  Ekonomidokument (ej ack utfall + tidsregistrering). I kolumnen för ”underkategori” kan du välja taggen ”beslut” för att synliggöra ekonomiska beslut för projektekonomen.
• Kommunikation:
  T.ex. presentationer, media, inbjudningar, loggor, inlägg sociala medier
• Förstudie:
  All dokumentation som skapas under en förstudie
• Inköp och upphandling:
  All dokumentation som skapas i samband med inköp och upphandling, t.ex. offerter, kravspecifikationer etc.
• Mallar
  T.ex projektdirektiv, checklistor, kommunikationsplan
• Manualer:
  Manualer kopplade till t.ex. utrustning som köpts in.
• Mät- och testdata:
  Rådata, aktivitetsfiler, loggar
• Projektledning:
  All dokumentation som projektledaren använder för att driva projektet; projektplan, projektdirektiv, tids- och aktivitetsplan, projektorganisation, riskanalys, projektorganisation, beslutsdokument
• Resultat:
  Det som projektet resulterar i, t.ex. handbok, metodbok, artikel, rapporter, utvärdering, lägesrapporter, broschyrer, lektionsupplägg etc.
• Övrig dokumentation:
  Det som inte går att placera in i övriga kategorier
• Underkategori
  • BP2 GNG1
    Används för att tagga dokument i GNG-processen som har kategoritaggen ”beslutsunderlag”.
  • BP3 GNG2
    Används för att tagga dokument i GNG-processen som har kategoritaggen ”beslutsunderlag”.