För dig som chef (med forskande medarbetare)

Som chef är det viktigt att skapa en miljö där forskande medarbetare har möjlighet att bidra med sina unika färdigheter, samtidigt som du som chef säkerställer att arbetet är i linje med verksamhetens övergripande mål. 

Medarbetare som studerar och forskar bidrar ofta till verksamhetens utveckling genom att inspirera, vara innovativa och motivera övriga i arbetsgruppen. De kan också tillföra mycket värdefull kunskap till arbetsplatsen genom sin expertis och aktuella forskningsresultat.

Som chef kan du behöva balansera forskarnas behov av frihet och kreativitet med verksamhetens behov av struktur och effektivitet vilket kan uppfattas krävande men den vetenskapliga kompetensen hos personalen kan ofta höjas vilket främjar en god och säker vård.

När en medarbetare visar intresse för och börjar prata om att vilja börja forska är det bra om de först kontaktar sitt lokala FoU-kontor om de inte redan har gjort det. Kontaktuppgifter finnns här Om FoU primär och nära vård i VGR - fou primar nara vard

FoU primär och nära vård kan förutom att hjälpa till att hitta handledare också prata om bästa sätt att hitta finansiering och utbildning. 

Ett tips är att gå en av våra kurser. På så vis lär vi känna medarbetaren och kan tidigt fundera på vem som kan tänka sig vara handledare. Att vara doktorand är ett långvarigt åtagande, ofta 8 år (50%) så det kan vara bra att börja med ett projekt tillsammans för att se om samarbetet fungerar bra. 

• Chef och forskare planerar forskningstiden tillsammans ​
• Projektledaren ansvarar ytterst för projektets ekonomi!  
• Forskaren (chefen) meddelar Heromarapportören vilka dagar personen ska forska samt ansvar (och projektnummer för Närhälsan) för att lönekostnaderna ska registreras korrekt i Heroma​
• Chefen kontrollerar utanordningslistan för att se att forskningstiden inte belastar verksamheten​
• Startas inte något projektansvar (kan vara när det är ett lågt belopp och på kort tid) utan kostnaderna går på ordinarie ansvar måste chef meddela ekonom vilket belopp som ska rekvireras

Hur länge räcker forskningsmedlen?

Forskningsmedel / Bruttolön/månad x sociala avgifter x genomsnittligt antal arbetsdagar per månad

Exempel: 200 000 kr / ( 52 000 kr x 1,5) x 22 = 56

Privata vårdgivare med avtal enligt vårdval

Privata vårdgivare har sina egna rutiner och bestämmelser. Kontakta ekonom inom din verksamhet för information.

Att vara chef för en medarbetare som också studerar på doktorandnivå kräver en del planering och finansiering. Du kan läsa mer om det här Medarbetare som doktorand

Projektförfrågan är en samlad process för förfrågningar gällande studier och projekt i primär och nära vård. Alla projekt i primärvården ska anmälas i Projektförfrågningsportalen. 

Projektförfrågan primär och nära vård VGR (Researchweb.org)

Anmälda projekt granskas för att säkerställa att det är relevant för primär och nära vård, genomförbart och att relevanta tillstånd finns. Förvaltningsrepresentant bedömer sedan om projektet är aktuellt att ta vidare, vilket i så fall sker via chefslinjen. När chef inom vårdverksamhet i primärvården får förfrågan kan hen känna sig trygg med att projektet är granskat, rekommenderat och aktuellt för verksamheten.  

Lagen om etikprövning av forskning som avser människor innehåller bestämmelser om etikprövning av forskning som avser människor och biologiskt material från människor. Den innehåller också bestämmelser om samtycke till sådan forskning.

Du kan läsa mer om etik, lagen om etikprövning, etikansökan och våra riktlinjer här Forskningsetik.

Etikansökan görs av ansvarig forskare, inte av dig som chef.

Etikprövning - Studentarbete

Studentarbete omfattas normalt inte av lagen om etikprövning på grund av det så kallade studentundantaget. Detta undantag innebär att arbete eller studier som utförs inom ramen för högskoleutbildning på grund- eller avancerad nivå inte räknas som forskning enligt Etikprövningslagen.

ST-läkare genomför utbildningsmoment enligt vetenskapliga principer som en del av sin utbildning, vilket oftast innebär verksamhetsinterna uppföljningar som inte behöver etikprövas. Studenter förväntas inte ha den erfarenhet som krävs för att bedriva vetenskapligt arbete, och det är handledare och/eller lärosätets ansvar att säkerställa att arbetena bedrivs under etiskt trygga former.

Undantag finns om arbetet är planerat att ingå i ett doktorandprojekt eller om det finns en avsikt att presentera resultaten i vetenskapliga sammanhang. I sådana fall räknas det som forskning och måste godkännas vid en etikprövning om det innefattar aktiviteter som beskrivs i Etikprövningslagen.

Du som chef är inte ansvarig för att skriva på etikansökan, men du behöver vara medveten om när en etikansökan sker av en medarbetare.

Forskningshuvudmannen är den fysiska eller juridiska person (t. ex. lärosäte, kommun, region, myndighet eller privat företag) i vars verksamhet forskningen utförs.

I vårt fall är Forskningshuvudman: Västra Götalandsregionen.

Närhälsan som Behörig företrädare

• Ett primärvårdsområde: Primärvårdsområdeschef 
• Flera primärvårdsområden: Närhälsans direktör
• Flera förvaltningar inom VGR: Regional FoU-chef

Etikansökan ska också diarieföras i Närhälsan av ansvarig sökande.

Läs mer om detta
(dokumenten uppdateras och kommer att länkas här inom kort)

• Rutin för Regionområdeschefens ansvar och arbetsuppgifter vid ansökan till Etikprövningsmyndigheten som behörig företrädare för forskningshuvudman (dokumentet uppdateras och kommer att länkas här inom kort).
• Rutin inom Närhälsan för Ansökan till Etikprövningsmyndigheten som behörig företrädare för forskningshuvudman

Projekt ska hanteras där forskaren har sin grundanställning.

Närhälsan och Regionhälsan

• Lönekostnader ska styras om via schemaläggning i Heroma 
• Faktisk lönekostnad för arbetad tid i projektet, inklusive sociala avgifter och kostnad för intjänad semester 
• Meddela ansvar och projektnummer till eventuella medarbetare i projektet så att de kan lämna rätt uppgifter till sin Heromarapportör 

Faktura/Utbetalningsorder 

Om forskaren beställer något som ska belasta projektet exempelvis språkgranskning eller resekostnader ska fakturaadress, beställar-ID (och för Närhälsan även projektnummer uppges).

Egna utlägg

Om forskaren gör ett personligt utlägg exempelvis betalar en kursavgift eller köper litteratur som ska belasta projektet, ska beställar-ID och projektnummer anges. Kvittot/fakturan ska bifogas i Heroma. När ärendet skapas hamnar det automatiskt på forskarens hemansvar, det vill säga där anställningen finns. I nästa steg gör chefen en omkontering till rätt ansvar och projektnummer.

Privata vårdgivare med avtal enligt vårdval

Administration av kostnader för forskningstid och planering sker i verksamhetens ekonomi- och tidrapporteringssystem enligt egna rutiner.

Projektansvar (Regionhälsan)

• Läggs upp ett för varje projekt

Ansvar (Närhälsan)

• Ansvaren är grupperade efter typ av finansiär/bidragsgivare
• Varje PV-område/rehabområde har ett ansvar för medel av gemensam typ. Exempelvis medel från lokala FoU-rådet
• Attesteras av PV-chef/områdeschef

Projektnummer (Närhälsan)

• Projektnummer är unikt för varje forskare
• Projektnumret måste användas för alla kostnader men extra viktigt att det används i Heroma

Privata vårdgivare med avtal enligt vårdval

Privata vårdgivare har sina egna rutiner och bestämmelser. Kontakta ekonom inom din verksamhet för information.

• Finansiering via lokala FoU-råd i VGR

Det finns flera sätt att finansiera ett forskningsprojekt. Du kan läsa mer om dessa här Anslag - fou primar nara vard

Adjungering innebär att medarbetaren knyts till ett lärosäte, vanligtvis 20% av sin arbetstid. Meningen med adjungering är att säkerställa att kunskapsutbyte sker mellan klinik och lärosäte.

Medarbetaren får ingen lön från lärosätet utan lånas ut från arbetsgivaren/VGR.
Finansieringsintyg för adjungeringen görs via FoU primär och nära vård och tar vanligtvis 20% av medarbetarens tjänstgöringstid på FoU primär och nära vård (vilket undviker klinisk tjänstgöringstid).

Kvalitetsarbete inom er verksamhet sker på uppdrag av verksamhetschef.

Uppdraget kan tilldelas den anställda för åtkomst av journaluppgifter genom en blankett: Tilldelning av särskilt uppdrag för ST-läkare eller student (vgregion.se)

Lathund för tilldelning av särskilt uppdrag för ST läkare_student (vgregion.se)