För dig som chef med forskande medarbetare

Som chef har du en viktig roll i att skapa förutsättningar för medarbetare som forskar eller studerar. Det handlar både om att ta tillvara deras kompetens och att säkerställa att arbetet ligger i linje med verksamhetens mål.

Medarbetare som forskar bidrar ofta till verksamhetens utveckling genom att tillföra ny kunskap, inspirera kollegor och driva innovation. De kan också stärka arbetsplatsen genom sin expertis och genom att sprida aktuella forskningsresultat.

Chefens uppdrag kan innebära att balansera behovet av frihet och kreativitet i forskningen med verksamhetens krav på struktur och effektivitet. När den vetenskapliga kompetensen tas tillvara bidrar det i längden till en mer kunskapsbaserad, säker och kvalitativ vård.

När en medarbetare visar intresse för att börja forska är det bra att tidigt ta kontakt med det lokala FoU-kontoret. Detta gäller även om kontakten ännu inte är etablerad. Kontaktuppgifter finns här Om FoU primär och nära vård i VGR - fou primar nara vard

FoU primär och nära vård kan ge stöd i flera delar av processen, till exempel genom att hitta handledare samt att ge råd om finansiering och utbildning. 

Ett första steg kan vara att låta medarbetare delta i någon av våra kurser. Det ger möjlighet till tidig dialog och underlättar bedömningen av handledarskap. Eftersom en doktorandutbildning ofta är ett långsiktigt åtagande, vanligtvis omkring 8 år vid 50 %, kan det vara klikt att inleda ett mindre projekt för att pröva samarbetet.

Planering av forskningstid

• Chef och forskare planerar forskningstiden tillsammans ​
• Projektledaren har det övergripande ansvaret för projektets ekonomi

Registrering av forskningstid

• Forskaren, eller chefen, meddelar Heromarapportören vilka dagar som avsätts för forskning. 
  Detta ska även inkludera:
• ansvar
• projektnummer (för Närhälsan)
  Syftet är att lönekostnaderna ska registreras korrekt i Heroma​.
• Chefen ansvarar för att kontrollera utanordningslistan, så att inte forskningstiden belastar den ordinarie verksamheten.

Om projektansvar saknas

• Om inget särskilt projektansvar startas (till exempel vid kortare projekt eller lägre belopp) och kostnaderna belastar ordinarie ansvar, ska chefen meddela ekonom vilket belopp som ska rekvireras.

Hur länge räcker forskningsmedlen?

Forskningsmedel/bruttolön per månad x sociala avgifter x genomsnittligt antal arbetsdagar per månad

Exempel: 200 000 kr/(52 000 kr x 1,5) x 22 = 56 arbetsdagar

Privata vårdgivare med avtal enligt vårdval

Privata vårdgivare har sina egna rutiner och bestämmelser för hantering av forskningstid och forskningsmedel.
Kontakta ekonom inom din verksamhet för aktuell information.

Chefskap för en medarbetare på doktorandnivå kräver en del planering och finansiering. Här finns mer information: Medarbetare som doktorand

Projektförfrågan är den samlade processen för studier och projekt inom primär och nära vård. Alla projekt i primärvården ska anmälas i Projektförfrågningsportalen. Projektförfrågan primär och nära vård VGR (Researchweb.org)

Anmälda projekt granskas för att säkerställa relevans för primär och nära vård, genomförbarhet och att nödvändiga tillstånd finns. Därefter gör en förvaltningsrepresentant en bedömning om projektet är aktuellt att ta vidare.

Projekt som bedöms aktuelle går vidare via chefslinjen. När en chef i primärvården får en projektförfrågan kan hen känna sig trygg i att projektet är granskat, rekommenderat och relevant för verksamheten. 

Alla forsknings-, utvecklings- och kvalitetssäkringsprojekt som pågår i VGR:s hälso- och sjukvård ska registreras i projektdatabasen FoU i VGR.

Du kan läsa mer om vad detta innebär och vilka möjligheter projektregistreringarna skapar här: Projektregistrering

Etikprövning av forskning

Lagen om etikprövning av forskning som avser människor reglerar när forskning som involverar människor eller biologiskt material från människor måste etikprövas. Lagen innehåller även bestämmelser om samtycke till forskning.

Mer information om etik, etikprövningslagen, etikansökan och våra riktlinjer finns här: Forskningsetik.

Etikansökan görs av ansvarig forskare, inte av dig som chef.

Etikprövning - Studentarbete

Studentarbete omfattas normalt inte av lagen om etikprövning. Detta beror på det så kallade studentundantaget, som innebär att arbeten som genomförs inom ramen för högskoleutbildning på grund- eller avancerad nivå inte räknas som forskning enligt etikprövningslagen.

ST-läkare genomför vetenskapliga moment som en del av sin utbildning. Det rör sig oftast om verksametsinterna uppföljningar som inte kräver etikprövning. Studenter förväntas inte ha den erfarenhet som krävs för självständig forskning, och ansvaret för att arbetet bedrivs på ett etiskt korrekt sätt ligger hos handledare och/eller lärosäte.

När krävs etikprövning även för studentarbete?

Undantag från studentundantaget gäller om:

• arbetet planeras att ingå i ett doktorandprojekt, eller
• det finns en avsikt att presentera eller publicera resultaten i vetenskapliga sammanhang.

I dessa fall räkas atbetet som forskning och ska etikprövas, om det omfattar sådant som regleras i etikprövningslagen. 

Du som chef är inte ansvarig för att skriva under eller skicka in en etikansökan. Däremot behöver du känna till när en medarbetare genomför en etikansökan inom ramen för sitt forskningsarbete.

Forskningshuvudman inom VGR

Forskningshuvudmannen är den fysiska eller juridiska person i vars verksamhet forskningen bedrivs, till exempel ett lärosäte, en region, en myndighet eller en privat aktör. 

Inom primär och nära vård i Västra Götalandsregionen är forskningshuvudmannen: Västra Götalandsregionen (VGR)

Behörig företrädare inom Närhälsan

• Ett primärvårdsområde: primärvårdsområdeschef 
• Flera primärvårdsområden: Närhälsans direktör
• Flera förvaltningar inom VGR: regional FoU-chef

Diareförning av etikansökan

Etikansökan ska diarieföras i Närhälsan av ansvarig sökande.

Mer information och rutiner

Mer information om ansvar och rutiner kommer att publiceras här. Dokumenten uppdateras och läkas här inom kort. 

• Rutin för Regionområdeschefens ansvar och arbetsuppgifter vid ansökan till Etikprövningsmyndigheten som behörig företrädare för forskningshuvudman (uppdateras och  länkas inom kort).
• Rutin inom Närhälsan för Ansökan till Etikprövningsmyndigheten som behörig företrädare för forskningshuvudman

Hantering av projekt och kostnader
Projekt ska hanteras inom den verksamhet där forskaren har sin grundanställning.

Närhälsan och Regionhälsan

• Lönekostnader ska styras om via schemaläggning i Heroma 
• Kostnaden ska motsvara faktisk arbetad tid i projektet, inklusive sociala avgifter och kostnad för intjänad semester.
• Ansvar och projektnummer ska meddelas alla medarbetare i projektet, så att rätt uppgifter lämnas till Heromarapportören.

Faktura/Utbetalningsorder 

Om forskaren beställer varor eller tjänster som ska belasta projektet till exempel språkgranskning eller resor, ska följande anges:

• fakturaadress
• beställar-ID
• projektnummer (Närhälsan)

Egna utlägg

Om forskaren gör ett personligt utlägg  som ska belasta projektet, till exempel kursavgifter eller litteratur, gäller följande:

• beställar-ID och projektnummer ska anges
• kvitto eller faktura ska bifogas i Heroma

När ärendet  registreras hamnar kostnaden automatiskt på forskarens hemansvar, det vill säga där anställningen finns. Chefen ansvarar därefter för att omkontera till rätt ansvar och  projektnummer.

Privata vårdgivare med avtal enligt vårdval

Privata vårdgivare hanterar kostnader för forskningstid och planering i sina egna ekonomi- och tidrapporteringssystem, enligt verksamhetens interna rutiner.

Projektansvar - Regionhälsan

• Ett projektansvar läggs upp för varje projekt.

Ansvar - Närhälsan

• Ansvar är grupperade utifrån typ av finansiär och/eller bidragsgivare
• Varje primärvårdsområde eller rehabområde har ett ansvar för medel av gemensam typ, till exempel medel från lokalt FoU-råd.
• Ansvaren attesteras av primärvårdsområdechef eller områdeschef

Projektnummer - Närhälsan

• Projektnummer är unikt för varje forskare
• Projektnumret ska användas för samliga kostnader i projektet
• Det är särskilt viktigt att projketnumret används korrekt i Heroma.

Privata vårdgivare med avtal enligt vårdval

Privata vårdgivare har sina egna rutiner och bestämmelser. Kontakta ekonom inom din verksamhet för aktuell information.

Det finns flera möjligheter att finansiera forskningsprojekt inom primär och nära vård. Här finns mer information om finansiering via lokala FoU-råd i VGR.

Finansiering via lokala FoU-råd i VGR

Anslag - fou primar nara vard

Adjungering innebär att en medarbetare knyts till ett lärosäte under en del av sin arbetstid, vanligtvis 20 procent. Syftet är att främja kunskapsutbyte mellan klinisk verksamhet och lärosäte.

Medarbetaren är fortsatt anställd i Västra Götalandsregionen och får ingen lön från lärosätet, utan lånas ut från sin ordinarie arbetsgivare.

Finansieringsintyg för adjungering hanteras via FoU primär och nära vård. Adjungeringen omfattar vanligtvis 20 procent av tjänstgöringstiden och finansieras inom FoU primär och nära vård, vilket innebär att den inte belastar den kliniska tjänstgöringstiden.

Kvalitetsarbete inom verksamheten sker på uppdrag av verksamhetschef.

För att en anställd ska få åtkomst till journaluppgifter inom ramen för kvalitetsarbete behöver ett särskilt uppdrag tilldelas. Detta görs genom blanketten: Tilldelning av särskilt uppdrag för ST-läkare eller student (vgregion.se)

Som stöd i processen finns även:

Lathund för tilldelning av särskilt uppdrag för ST läkare_student (vgregion.se)