Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Så går offentlig upphandling till

När en eller flera av Västra Götalandsregionens, VGRs verksamheter har behov av en vara eller tjänst startas en upphandling. Upphandlingen sköts av någon av de tre inköpsfunktionerna; koncerninköp, Västfastigheter eller Västtrafik.

Vid start görs en bedömning av storlek och lämpliga kompetenser som bör ingå i en inköpsprojektgrupp. Projektgruppen består av personer som har en stor kontaktyta och förståelse för hur olika yrkesgrupper inom VGR arbetar, och som är väl insatta i verksamhetens behov och därmed lämpade att ställa krav på varorna eller tjänsterna.

Lagen om offentlig upphandling, LOU styr upphandlingsarbetet.

Behovet, kraven och förväntningarna formuleras i upphandlingens förfrågningsunderlag till så kallade obligatoriska krav och utvärderingskriterier. Förfrågningsunderlaget beskriver även hur en intressent lämnar in ett anbud, vad det ska innehålla och information om hur VGR kommer att utvärdera (bedöma) de anbud som lämnas in. Underlaget innehåller även krav, så kallade kvalificeringskrav, som avser leverantören. Kraven och villkoren i förfrågningsunderlaget gäller vid upphandlingen, men även under hela avtalsperioden inklusive avtalsförlängning.

VGR annonserar aktuella upphandlingar med hjälp av ett IT-stöd och de publiceras i den elektroniska databasen TED, Tenders Electronic Daily. Samtliga upphandlingar publiceras även på VGRs externa hemsida.

När förfrågningsunderlaget är publicerat kan leverantören ställa frågor om innehållet i underlaget. Detta görs där förfrågningsunderlaget hämtades ut.

Svar, förtydliganden och kompletteringar publiceras samtidigt, för att alla leverantörer ska ha samma möjlighet att lämna ett konkurrenskraftigt anbud.

Det är viktigt att leverantörerna kontrollerar att de har besvarat alla frågor och lämnar in samtliga handlingar som har efterfrågats i förfrågningsunderlaget.

Att missa att bifoga ett dokument som har efterfrågats kan leda till uteslutning ur upphandlingen.

Efter anbudstidens slut prövas inkomna anbud. Kontroller görs på att kraven som ställts uppfylls, att alla frågor är besvarade och att efterfrågade dokument är inlämnade med det innehåll som efterfrågats.

Anbuden utvärderas sedan utifrån utvärderingskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget.

Leverantörerna får reda på vilket anbud som vunnit genom tilldelningsbeslutet. Grunden för tilldelningsbeslutet framgår av förfrågningsunderlagets beskrivning av hur utvärderingen ska gå till och är i vissa fall lägst anbudspris och i vissa ekonomiskt mest fördelaktigt anbud.

Beroende på hur upphandlingen är utformad kan det vara en eller flera anbudsgivare som tilldelas kontrakt eller ramavtal i tilldelningsbeslutet.

Under tio dagar efter tilldelningsbeslutet har leverantören möjlighet att be om en överprövning av upphandlingen. En ansökan om överprövning skickas till förvaltningsrätten.

Upphandlingen är avslutad då avtal med vald leverantör, alternativt leverantörer, är undertecknat av båda parter.

Under avtalsperioden träffar VGR sina leverantörer, följer upp att villkoren i avtalet efterlevs, hur relationen med verksamheten fungerar och hur vi kan utveckla och förbättra samarbetet under avtalstiden.

Erfarenheter från avtalsuppföljningen är viktiga inför kommande upphandlingar.

Senast uppdaterad: 2017-10-18 12:28