Fakturera Västra Götalandsregionen
Byte av VAN-tjänst
Västra Götalandsregionen (VGR) har under året upphandlat en ny VAN-tjänst och kommer därför genomföra ett byte av VAN-tjänsteleverantör från Inexchange till Qvalia från och med 2025-12-01. På denna sida kommer ni som leverantör hitta information om bytet.
Vår rekommendation: Fakturering via Peppol-nätverket
- Vid fakturering via Peppol-nätverket kommer vår nya VAN-tjänst sömlöst ta över ägandeskapet av VGR:s Peppol-nod och samtliga av våra Peppol-id så att fakturorna styrs rätt automatiskt efter bytet.
- Fakturerar ni via Peppol-nätverket redan idag behöver ni inte göra någonting utan bara fortsätta skicka fakturor som vanligt.
- Fakturerar ni inte via Peppol-nätverket idag kan anslutning till Peppol-nätverket göras redan nu av er som leverantör - efter övergång till fakturering via Peppol-nätverket kommer er kommande fakturering inte påverkas av VGR :s byte av VAN-tjänst.
- Är ni som leverantör osäkra på vilket flöde ni använder? Ta kontakt med er VAN-tjänsteleverantör.
För er som inte fakturerar via Peppol-nätverket utan istället sänder fakturor via GLN:
- Vid fakturering till VGR via GLN behöver ni som leverantör informera er VAN-tjänst om att GLN till VGR:s samtliga förvaltningar kommer flyttas från nuvarande VAN-tjänst Inexchange till ny VAN-tjänst via Qvalia/APIX från och med 2025-12-01.
- Observera: omstyrning från Inexchange till vår nya VAN-tjänst får inte göras före detta datum, då kommer fakturorna att nekas.
- Vid frågor för fakturering via Qvalia/APIX, kontakta van-operator@qvalia.com
- Är ni som leverantör osäkra på vilket flöde ni använder? Ta kontakt med er VAN-tjänsteleverantör.
Här finns information om hur du som leverantör ska fakturera någon av Västra Götalandsregionens förvaltningar.
Enligt lagen om elektroniska fakturor ska alla leverantörer till offentlig sektor skicka e-faktura. PDF-format anses inte vara en elektronisk faktura.
VGR har olika fakturaflöden beroende på vad faktura avser. Se olika flöden i rullisten nedan för att hitta rätt uppgifter.
Jag vill skicka en faktura
Beställar-id (referens)
Du som är leverantör till Västra Götalandsregionen måste alltid erhålla kundens beställar-id (referens) vid beställningen utanför vårt e-handelssystem.
Västra Götalandsregionens förvaltningar är separata redovisningsenheter/fakturamottagare. Inom respektive förvaltning finns det unika beställar-id för att styra fakturan till rätt intern mottagare.
Beställar-id ska anges som referens i referensfältet. (Text som "beställar-id" får inte förekomma i referensen).
Enda undantaget för referens (beställar-id) är då beställningen avser en inköpsorder i vårt e-handelssystem Marknadsplatsen, då ska istället ordernummer läggas in som referens.
Saknas beställar-id eller korrekt ordernummer som referens kommer fakturan att bestridas.
Ni måste då kontakta beställaren för uppgift om korrekt beställar-id, samt sända om fakturan till oss.
Fakturaadresser
Västra Götalandsregionen består av många fakturamottagare och vi använder förvaltningsunika GLN/Peppol-adresser för fakturering. Därför behöver du ta reda på rätt GLN för att få rätt fakturaadress.
VGR har organisationsnummer 232100-0131 till samtliga förvaltningar.
Beställar-id eller ordernummer måste alltid anges som referens då VGR tillämpar automatisk referenskontroll.
GLN och Peppol-id till Västra Götalandsregionen
Jag har fått min faktura avvisad/bestriden
Fakturan är bestriden/avvisad på grund av felaktiga/ofullständiga uppgifter. Fakturan finns inte registrerad i vår leverantörsreskontra och kommer inte att kunna betalas av oss innan ni skickat en ny faktura med korrigering/komplettering av fakturauppgifter.
Om orsaken är felaktig referens kontaktar du beställaren för uppgift om korrekt beställar-id.
Kostnadsfri e-fakturatjänst
Har ni idag ingen lösning för att skicka e-faktura samarbetar VGR med InExchange och Visma som erbjuder er tjänster där ni kan skicka e-fakturor till VGR utan kostnad. Om ni redan har en tjänst för att skicka e-fakturor kontaktar ni er befintliga operatör vid behov av hjälp. Är ni osäkra på om ni kan skicka e-faktura eller inte, vänligen kontrollera detta med er affärssystemsleverantör
Hos InExchange kan du som leverantör kostnadsfritt skapa en e-faktura till VGR.
I Vismas Leverantörsportal kan leverantörer kostnadsfritt skapa en e-faktura genom ett formulär som hämtas från vår order i Marknadsplatsen. Om den avser en order som inkommit via telefon, fax, mejl eller direktupphandling skapas e-faktura från ett tomt formulär.
Öppen data för leverantörsreskontra
Här kan du ta del av leverantörsfakturor för varor och tjänster som Västra Götalandsregionen köpt. Du kan också beställa mer detaljerad information om specifika fakturor.