Om avskildhet och samarbete i aktivitetsbaserade kontor med olika planlösningar
Hur väl tillfredsställer utformningen av det aktivitetsbaserade kontoret medarbetarnas preferenser för visuell och ljudmässig avskildhet och samarbete? Studien bygger på två kontor i Västra Götalandsregionen, där 400 medarbetare från 12 olika adresser flyttade in i ett kontor 2018 och 1500 medarbetare från 12 olika kontor i ett annat, ett halvår senare. Sammantaget visar resultatet att man var mest nöjd med den estetiska utformningen, även med den sociala miljön, medan flertalet var missnöjda med möjligheten till avskildhet. Studien visar att arbetsplatsernas utformning verkar inte helt matcha medarbetarnas behov och preferenser.
Titel
Relationship between the design characteristics of activity-based flexible offices and users’ perceptions of privacy and social interactions
Författare
Melina Forooraghi, Elke Miedema, Nina Ryd, Holger Wallbaum & Maral Babapour Chafi
Bakgrund
Det aktivitetsbaserade kontoret erbjuder en variation av arbetsplatser för att möta medarbetarnas behov av såväl samarbete som enskilt arbete. Tidigare forskning har visat att aktivitetsbaserade kontor främjar kollegialt samarbete, men att det brister i förutsättningar för avskildhet och koncentration. I denna artikel jämför man hur kontorens utformning och design tillfredsställer medarbetarnas olika behov för interaktion och avskildhet. Exempel på aspekter i kontorens utformning som man tittat på är andel och variation av olika zoner samt hur man kan läsa av vilken zon man befinner sig i, och funktionsduglighet på respektive arbetsplats. Detta har analyserats i relation till medarbetarnas upplevelse av möjlighet till avskildhet från ljud och synintryck, samarbete samt känsla av tillhörighet.
Syfte
Syftet är att undersöka förhållanden mellan kontorets utformning och medarbetarnas upplevelse av visuell och ljudmässig avskildhet samt samarbete.
Metod
Studien bygger på två kontor i Västra Götalandsregionen, där 400 medarbetare från 12 olika adresser flyttade in i ett kontor 2018 och 1500 medarbetare från 12 olika kontor i ett annat, ett halvår senare. Det större kontoret består av sammanhängande byggnader med två olika planlösningar. I denna studie har design och medarbetarnas upplevelse analyserats i tre olika fall, där Fall 1 är det mindre kontoret, Fall 2a utgör våning 1-4 i det större kontoret med en avlång korridorplanlösning, där cirka 850 medarbetare har sin hemvist, och Fall 2b våning 5-13 med en kompakt korridorplanlösning, disponerad för ungefär 550 medarbetare.
Medarbetarna kan fritt använda alla ytor, men har så kallade hemvister med personliga skåp i enhetlig storlek, placerade på olika plan i alla husen. Kontoren erbjuder tre typer av zoner, tyst zon, lugn zon och samarbetszon. Detta är lika i alla Fall, men antal arbetsytor för enskilt arbete, mötes- och andra gemensamma ytor varierade. Beläggningsgraden var cirka 50%. 90% av medarbetarna på det mindre kontoret och 40% på det större, flyttade från cellkontor eller delat rum till det aktivitetsbaserade kontoret. Resultatet bygger på en enkät sex månader efter inflyttning samt analyser av kontorens layout.
Resultat
Gemensamt för alla fall var att medarbetarna var mest nöjda med den estetiska miljön, att man är relativt nöjd med den sociala miljön, medan man är mindre nöjd med kontorets funktionsduglighet, hur väl det stödjer arbetsuppgifter, förvaringsutrymme samt akustisk och visuell avskildhet. Men det varierade mellan de tre fall som här beskrivs.
Fall 1
40% av medarbetarna var missnöjda med hur väl kontorslokalerna stödjer deras arbetsuppgifter. Över 60% skattade funktionsdugligheten som dålig. Däremot var mer än 80% positiva till husets estetiska utformning. Lägst rankade medarbetarna akustisk avskildhet, som 68% var missnöjda med. Av de öppna frågorna kunde man utläsa att det handlade om avsaknaden av zonvariation, allt för öppna ytor, att de tysta eller lugna zonerna inte var så tysta som man förväntade sig, eller att möbleringen inte var anpassad efter medarbetarnas aktiviteter och behov. Däremot var de mera nöjda med arbetsklimatet och samarbete inom arbetsgruppen, med 80% respektive 92% nöjdhet. Det som lyftes fram i kommentarerna var svårigheten att hitta sina kollegor, samt en känsla av isolering och ensamhet.
Fall 2a
Mer än 60% av medarbetarna var nöjda med kontorets funktionsduglighet och vilket stöd det gav för deras arbetsuppgifter. Även här var medarbetarna mest nöjda med husets estetik (84%), och minst nöjda med förvaringsutrymmen (48%) samt akustisk och visuell avskildhet (56% respektive 47%). I de öppna frågorna beskrev medarbetarna en känsla av trångboddhet samt att kollegorna hade olika uppfattning om vad som är en acceptabel ljudnivå i lugna ytor och samarbetszoner, samt svårigheter att förstå övergångarna mellan olika zoner. Arbetsklimatet var det man värderade allra högst (91%) och mer än 60% av medarbetarna var nöjda med samarbetet och känslan av tillhörighet. Även i denna grupp tog medarbetarna upp svårigheter att finna kollegor och de efterlyste välutrustade arbetsstationer för gemensamt arbete. Andra svårigheter som lyftes var att alla våningar ser likadana ut och att det är trångt och stökigt i lunchrummen.
Fall 2b
I denna del var 74 % nöjda med den estetiska utformningen. Mest missnöjd var medarbetarna med den akustiska avskildheten (74%). I de öppna frågorna berättade medarbetarna om höga ljudnivåer och andra störningar i de lugna zonerna. Även här framfördes behovet av utrustade arbetsstationer för samarbete, svårigheter med en otydlig zonindelning och kollegor med bristande hänsyn till talregler. 93% av medarbetarna var nöjda med arbetsklimatet och 60% med samarbetet med kollegor och känsla av tillhörighet. Även dessa medarbetare beskrev svårigheter med att hitta sina kollegor och andra lyfte känslan av ensamhet och att inte höra till. En del rapporterade muskuloskeletala besvär kopplat till obekväma möbler, huvudvärk på grund av trängsel och hög ljudnivå i lunchrum eller svårigheter att orientera sig när alla miljöer ser likadana ut.
Slutsatser
När det gällde avskildhet och störningar var mer än 45% av medarbetarna missnöjda med detta, vilket indikerar att kontorsmiljön med dess tre zoner, inte lever upp till medarbetarnas behov, utan skulle behöva fler valmöjligheter. Det visade också på svårigheter att läsa av gränsövergångar mellan olika zoner och förväntat beteende i respektive zon. I kommentarerna beskrev man tre olika aktiviteter som kräver avskildhet; individuellt fokuserat arbete, digitala möten och face-to-face samarbete. Alla dessa tre aktiviteter kräver olika förutsättningar i kontorsmiljön. När det gällde den sociala miljön, var mer än 60% nöjda med samarbetet inom den egna arbetsgruppen, även om de tog upp svårigheten med att hitta sina kollegor samt att finna arbetsplatser, där de kunde arbeta ostört intill varandra. Analysen av kontorets planlösning visade att enbart 30% av de arbetsplatser som tillhandahölls erbjöd fullt utrustade och justerbara arbetsstationer, medan möbler i mötesrum, telefonbås och samarbetsytor ej var justerbara. Proportionerna av arbetsplatser i olika zoner verkar inte matcha medarbetarnas behov och preferenser.
Rekommendationer
Utifrån resultatet i denna studie vill forskarna skicka med följande rekommendationer:
- Välj en design med olika zoner och anpassade arbetsstationer som matchar medarbetarnas olika typer av arbetsuppgifter.
- Se till att erbjuda tydligt utformade zoner med ett designspråk som är lätt att förstå och gör det lätt att göra rätt.
- Ta även i övervägande vilka kontorstyper som medarbetarna haft tidigare och ombesörj en mjukare övergång för de som flyttar från cellkontor.
- Den ökande andelen av distansarbete efter pandemin kommer troligen att öka efterfrågan av flexibla och aktivitetsbaserade kontorslösningar. Det är också angeläget att planera för de särskilda behov som krävs vid hybridarbete, såsom mötesrum rustade för hybridmöten och ett ökat behov av individuella rum för digitala möten.
Publicerat
Building research & information, 2023