Samlingarna förvaltas i samhällets tjänst, och ska vårdas och bevaras på ett ansvarsfullt, säkert och hållbart sätt. Det långsiktiga bevarandet bygger på tydliga administrativa rutiner som säkerställer tillgången till information om samlingarna samt förebyggande åtgärder som värnar objektens fysiska bevarande.
Kulturförvaltningen har ett förvaltningsansvar för all det material som inkommer, oavsett vilken juridisk person som har äganderätten. Kulturförvaltningens administrativa rutiner ska säkerställa tillgång till information om objekten i samlingarna.
Adekvata magasin och lokaler samt välfungerande rutiner kring säkerhet, vård och underhåll av fastigheter och samlingarna, är avgörande för samlingarnas välmående.