Genomförandefas

För att kunna genomföra en GAP-analys behöver nuläget förtydligas genom kartläggning av patientprocesser. Om ett önskat läge inte redan finns beskrivet i befintligt kunskapsstöd tas detta fram genom att tydliggöra mål för patientupplevd kvalitet och kliniska utfall.

Regionala aktiviteter

Uppstartsdagar

Förslag på innehåll under uppstartsdagarna:

• Presentation av systemet för kunskapsstyrning (för team med sådant uppdrag)
• Teamets roller och förväntningar
• Beskrivning av bakgrund och uppdrag till det regionala processteamet
• Presentation av basdata kring patientgruppen
• Patient och närståendes perspektiv och berättelser – vad är viktigt för dig?
• Kommunikation och förankring – teamets arbetssätt

Inför teamets första möte tar deltagarna del av bakgrundsmaterial samt intervjuar patienter och närstående med erfarenhet inom berört område. Fokus är frågan ”Vad är viktigt för dig?”.  

Stödmaterial

Lathund rekrytering och registrering av patient-, och närståendeföreträdare till RPT

Nulägeskartläggning

Deltagarna får i uppdrag att förbereda en presentation av nuläget i respektive verksamhet, se mall för nulägeskartläggning nedan. Därefter arbetar teamet med att sammanställa en regional nulägeskartläggning utifrån inhämtade data om patientgruppen, patientberättelser samt information och kunskap från det lokala arbetet. Nulägeskartläggningen ska förtydliga befintliga vårdprocesser för att ge en tydlig bild av patientens väg genom hälso- och sjukvården, organisation och arbetssätt.

Stödmaterial

Mall nulägeskartläggning

Önskat läge och GAP-analys

Finns det ett framtaget kunskapsstöd, såsom ett vårdförlopp eller vårdprogram, där ett önskat läge beskrivits genom en patientprocess och organisationsupplägg kan GAP-analys genomföras direkt.

Om ett önskat läge inte finns definierat från start behöver detta tas fram. Det görs genom att processteamet arbetar fram och beskriver hur patientens process borde se ut, med utgångspunkt i ökad patientupplevd kvalitet och kliniskt utfall.

Användbara verktyg i kartläggningen är Sambandskartan och PDSA med förbättringsmodellen.

I GAP-analysen jämförs nuläget med det önskade läget och skillnaderna identifieras och beskrivs. Lokala erfarenheter, kunskap och information, tillsammans med inhämtade data om patientgruppen, lyfts in i det regionala arbetet och en konsekvensbeskrivning kopplas till GAP-analysen.

Stödmaterial

Sambandskarta för klinisk- och patientupplevd kvalitet

SNACK – God Vård i Kunskapsstyrningen

Förbättringsmodellen PDSA

Mall GAP-analys inklusive konsekvensbeskrivning (länk till ifyllbar mall)

Konsekvensbeskrivning (länk till ifyllbar mall för konsekvensbeskrivning för styrande dokument)

Lokala aktiviteter

Lokal förankring är en förutsättning för att det regionala arbetet ska få genomslag i verksamheten. Därför behöver alla medlemmar i processteamet löpande förankra arbetet på hemmaplan, skapa delaktighet och bygga broar mellan regionalt och lokalt perspektiv. Denna växelverkan mellan lokalt och regionalt arbete ger bättre underlag och kan på sikt underlätta lokal implementering. 

Kommunikation är en förutsättning för förankring genom hela arbetsprocessen. Förankring skapas när berörda får rätt information, bjuds in till dialog och ser hur synpunkter tas om hand. Det lokala förbättringsteamet gör en enkel intressentanalys. Använd med fördel mallen nedan för att samla kontaktuppgifter och planera aktiviteter för information, dialog och uppföljning. Det underlättar planeringen av hur och när kommunikationen ska ske. 

Stödmaterial

Förankrings och kommunikationsplan

Mall kontaktuppgifter teamet har externt

Steg två innebär att målområden och åtgärder för förbättring identifieras utifrån GAP-analysen. Förbättringsområden prioriteras och resultatet förankras i samordningsrådet. Underlaget används därefter som grund för lokala GAP-analyser och införandeplaner.

Steget resulterar i en samlad beskrivning av:

• prioriterade förbättringsområden kopplade till identifierade gap,
• föreslagna åtgärder för varje område,
• motivering till prioritering, exempelvis patient-, medarbetar- och verksamhetsnytta,
• beslutade former för det fortsatta arbetet, inklusive hur underlaget ska användas i lokala analyser och införandeplanering.

Regionala aktiviteter

Genom analys av gapen mellan nuläget och det önskade läget framträder de områden som har behov av förbättring. Det kan till exempel handla om att korta väntetider till behandling, skapa snabbare remissprocesser eller genomföra kunskapshöjande insatser för patienter och medarbetare.

Eftersom möjliga förbättringsområden ofta är många behöver de prioriteras tydligt. Riktmärket är att fokusera på tre till fem områden i taget för att kunna arbeta hållbart och effektivt. Övriga förbättringsområden kan sparas och vid behov omhändertas längre fram. Prioritering görs förslagsvis utifrån bedömd patientnytta samt vad som minskar risker och/eller leder till förbättrade arbetssätt och en mer ändamålsenlig organisering. Använd gärna en prioriteringsmatris för att väga genomförbarhet (lätt–svårt) mot förväntad effekt (liten–stor).

För varje förbättringsområde tas ett antal åtgärder fram som syftar till att uppnå målen. Målen behöver vara mätbara och i linje med omställningen till en god och nära vård. Exempel på åtgärder kan vara att ta fram utbildningar och informationsmaterial, förändrade arbetssätt och vårdprocesser.

När dokumentmallen för GAP-analys är sammanställd, förs en dialog med berörda samordningsråd för godkännande och beslut om nästa steg. GAP-analysen skickas sedan in till kunskapsstyrningens funktionsbrevlåda.

Slutrapporten används därefter som underlag i kommunikation med verksamheter inför deras implementeringsarbete. Den fungerar också som en plan för processteamets fortsatta arbete.

Stödmaterial

Prioriteringsmatris

Kontakt

Kunskapsstyrningen Koncernkontoret: koncernkontoret.kunskapsstyrning@vgregion.se

Lokala aktiviteter

Det regionala processteamets medlemmar är aktiva i att förankra det regionala arbetet lokalt. Resultatet av den regionala GAP-analysen behöver tas om hand lokalt. Med utgångspunkt i lokala gap görs införandeplaner baserat på just de förbättringsområden och åtgärder som är aktuella där. Därefter kan implementering i lokal kontext starta.

I steg tre tas indikatorer och mätetal fram för att kunna följa processen och resultaten av förbättringsarbetet. Steg tre omfattar även att säkerställa att den data som ska följas är korrekt definierad och kvalitetssäkrad.

Regionala aktiviteter

På regional nivå tas indikatorer fram för att följa både arbetssätt (process) och effekt (resultat) av de prioriterade förbättringsåtgärderna. Indikatorerna ska stämmas av med ansvarigt samordningsråd och ge underlag för uppföljning över tid samt stödja bedömningen av om förändringarna leder till förbättring. Exempel på indikatorer kan vara ledtider i remiss- och utredningsflöden, tid till diagnos eller andra för processen kritiska moment.

Stödmaterial

Presentation data och analysstöd

Presentation informatikarbete i RPT

Kontakt

Analys och BI:
erik.helmfridson@vgregion.se

Informatik och standardisering:
informatik@vgregion.se

Lokala aktiviteter

Processteamets medlemmar arbetar tillsammans med de funktioner i verksamheterna som är ansvariga för in- och utdata. Den lokala in- och utdatafunktionen samarbetar med Analys och BI i framtagandet och kvalitetssäkringen av data, för att möjliggöra uppföljning av indikatorer på lokal nivå.

I steg fyra tas regionala kunskapsstöd fram och/eller uppdateras. Arbetet kan omfatta framtagning eller revidering av styrande dokument, information och utbildningsmaterial för patienter, närstående och vårdpersonal.

Regionala aktiviteter

Det regionala processteamet inventerar befintlig patientinformation samt befintliga patient- och närståendeutbildningar. Vid behov revideras och uppdateras befintligt material eller kompletteras med nytt material. Exempel på kunskapsstöd är Dokumenterad överenskommelse, Min vårdplan och informationsmaterial.

Kunskapsstöd för vårdpersonal beskriver hur den beslutade processen ska tillämpas i klinisk vardag och utgör underlag för arbetssätt, bemanning och organisation. Befintliga kunskapsstöd på 1177 för vårdpersonal samt regionala styrande dokument används i första hand och kompletteras vid behov med regionala tillägg, uppdateringar eller revideringar.

Vid behov tas nya styrande dokument, såsom regionala medicinska riktlinjer och regionala rutiner, fram enligt regionens fastställda process. Arbetet genomförs med stöd av gällande mallar och rutinbeskrivning.

Kontakt

Medicinsk redaktion:
medicinsk.redaktion@vgregion.se

Lokala aktiviteter

Medlemmar i processteamet inventerar de kunskapsstöd som används lokalt för patienter, närstående och vårdpersonal. Detta utgör grunden för att ta fram regiongemensamt material. I takt med att det regionala arbetet växer fram fasas lokalt material som inte längre behövs ut.

I steg fem genomförs de prioriterade förbättringsåtgärderna i praktiken, både regionalt och lokalt. Genomförandet planeras, testas vid behov i mindre skala och följs upp så att lärande kan tas vidare i fortsatt införande. En del aktiviteter kan vara beroende av andra innan de kan påbörjas, medan andra kan inledas direkt. 

Regionala aktiviteter

Processteamet samordnar och stödjer genomförandet av regiongemensamma åtgärder som faller inom deras uppdrag att genomföra. Samordningsråd kan initiera eventuella piloter, följa upp resultat och lärdomar från dessa samt ta ställning till vidare breddinförande. Det är växelverkan mellan det regionala och lokala arbetet som bidrar till utveckling och lärande.

Lokala aktiviteter

Det är i den kliniska vardagen som förändringen genomförs. Utifrån den lokala GAP-analysen och den framtagna införandeplanen genomförs prioriterade förbättringsåtgärder. Lokala erfarenheter delas via det regionala processteamet. Samverkan mellan regional och lokal nivå stärker genomförandet, kan underlätta lokal implementering och möjliggör gemensamt lärande.