Utlån
Genom utlån svarar myndigheten mot uppgiften att öka samlingarnas tillgänglighet och ryktbarhet.
Kulturförvaltningen tillmötesgår förfrågningar om utlån ur myndighetens samlingar så långt det är möjligt, med utgångspunkt i objektens skick (kondition), den egna verksamhetens kapacitet och behov, ägarskapsfrågan, samt låntagarens möjlighet att uppfylla gällande villkor för lånet.
KU beviljar lån till nationella och internationella statliga museer, läns- och regionmuseer, kommunala museer, universitetsinstitutioner och undantagsvis andra institutioner och företag.
KU medger endast tidsbegränsade utlån med ett tydligt syfte. KU lånar ut objekt och material till utställning samt i forskningssyfte, för provtagning och analys (se Analys och provtagning).
Anhållan om utlån ska ställas skriftligen till enheten senast sex månader innan utställning eller annan användning. Anhållan bedöms utifrån syfte, objektets tillstånd (tillståndskontroll) samt låntagarens möjlighet att tillmötesgå villkoren för lån (se nedan). Låneförfrågningar behandlas enbart om de ställs med god framförhållning. Beslut om utlån fattas av enhetschef. Låntagaren ska förbinda sig att följa myndighetens villkor för lån, som regleras enligt avtal mellan KU/enhet och låntagaren.
Låneavtal innehåller förutom villkor för lånet, syftet med lånet, tidsperiod, utställningsnamn eller projektnamn vid analys, institution, objektets ID, fotografi av objektet samt alla omständigheter. Lånehandlingen upprättas i två exemplar där långivare och låntagare undertecknar båda. Handlingen arkiveras och diarieförs.
Utlämning av objekt kan endast ske om samtliga för utlämningen relevanta avtal och dokument är påskrivna och diarieförda. Vid utlämning eller överlämning ska ett utlämningskvitto upprättas, undertecknas och arkiveras.