Samordning – ett kulturperspektiv i praktiken

Här finns stöd i arbetet med samordning inom kommunens beredskapsarbete. Ofta finns redan kontaktvägar och samarbeten mellan människor, verksamheter och organisationer, i vardagen. Däremot syns de inte alltid i kommunens strukturer.

Frågorna hjälper till att undersöka hur relationer, kontaktvägar och nätverk fungerar i praktiken – och vilka erfarenheter från lokalsamhället som kan vara viktiga när många aktörer behöver samverka snabbt.

Kulturlivet har inte ansvar för samordningen vid en samhällsstörning, men många verksamheter och nätverk har erfarenheter av samverkan och informationsspridning som kan vara viktiga i arbetet.

Samordning i praktiken

Ett arbetsstöd för att förstå relationer, nätverk och kontaktvägar i lokalsamhället.
Vid en samhällsstörning behöver många aktörer kunna samverka snabbt. För att samordning ska fungera i praktiken behöver kommunen förstå hur relationer, kontaktvägar och nätverk redan fungerar i vardagen.

Många av de relationer, nätverk och kontaktvägar som är viktiga i samordningsarbetet finns i och omkring kulturlivet. Kultursektorn har inte ansvar för kommunens beredskapsarbete, men kan vara en viktig part i samordningsarbetet eftersom många verksamheter och nätverk arbetar nära människors vardag och har erfarenhet av hur information sprids och samverkan fungerar i praktiken.
Arbetet handlar därför inte främst om att skapa nya strukturer, utan om att synliggöra och förstå de relationer och kontaktvägar som redan finns.

Aktörer

Aktörer och sammanhang som kan vara viktiga att involvera.

Samordning handlar inte i första hand om vilka aktörer som finns, utan om vilka kontaktvägar och relationer som faktiskt fungerar när flera behöver agera samtidigt. Det är ofta där arbetet avgörs i praktiken – inte i strukturen, utan i hur den används.

Arbetet kan därför involvera aktörer som har erfarenhet av att få samverkan att fungera i praktiken. Det kan till exempel vara:

Offentliga verksamheter

funktioner med etablerade kontaktvägar till många aktörer, till exempel kultur- eller föreningssamordning
andra verksamheter som regelbundet samverkar med externa parter

Ideella och andra aktörer

arrangörer av större evenemang – där många aktörer behöver samordnas samtidigt
verksamheter som organiserar frivilliga eller deltagare
personer eller verksamheter som många vänder sig till – där information ofta passerar vidare

Fokus ligger på att förstå vilka kontaktvägar som faktiskt används, vilka relationer som bär samverkan och var det finns beroenden som kan påverka arbetet.

Hur kan resultatet användas?

Efter genomgången finns ofta en tydligare bild av hur relationer och kontaktvägar fungerar i lokalsamhället. Det kan till exempel användas för att:

identifiera viktiga kontaktvägar och samverkansytor
upptäcka sårbarheter i nätverk och relationer
synliggöra var etablerade kontakter saknas
stärka samordning och kontaktvägar vid samhällsstörningar
identifiera vilka aktörer eller nätverk som behöver involveras vidare i samordningsarbetet

Utgångspunkten är att bygga vidare på befintliga relationer och arbetssätt – inte att skapa parallella strukturer.

Gemensamma frågor

Gemensamma frågor för att undersöka lokal samordning

Frågorna nedan kan användas som stöd i gemensamma samtal med relevanta aktörer och funktioner. Syftet är att undersöka hur relationer, kontaktvägar och samverkan fungerar i praktiken – och var det finns styrkor, sårbarheter eller kunskap som behöver fördjupas.

Relationer och nätverk

Fokus i denna del är att undersöka vilka relationer, nätverk och samarbeten som redan finns i lokalsamhället och vilka aktörer som får samverkan att fungera i praktiken.

Vilka samarbeten eller nätverk finns mellan kulturföreningar, arrangörer och andra aktörer i kommunen?
Finns aktörer, verksamheter eller sammanhang som ofta fungerar som nav mellan olika aktörer och därmed blir viktiga för att information, kontakt eller samverkan ska fungera i praktiken?
Finns informella nätverk eller kontaktvägar som människor använder i praktiken men som kommunen har begränsad insyn i, och som därmed kan påverka hur information eller samverkan fungerar?
Finns personer eller aktörer som ofta driver på eller håller ihop samarbeten över tid?

Kontaktvägar och informationsflöden

Fokus i denna del är att undersöka hur kommunen och kulturlivet har kontakt i vardagen och vilka kontaktvägar som fungerar när information snabbt behöver nå många människor.

Hur ser kommunens löpande kontaktvägar till kulturlivet ut i vardagen?
(t.ex. forum, nätverk, samråd eller direktkontakt med aktörer)
Vilka kontaktvägar fungerar bäst när information snabbt behöver spridas mellan många aktörer?
Finns det skillnader mellan kommunens egna kontaktvägar och de sätt människor faktiskt nås i vardagen, och därmed risk för att information inte når fram som planerat? (t.ex. genom sociala medier, lokala nätverk, arrangemang, föreningar eller personliga kontakter)
Finns sociala eller vardagliga sammanhang där information ofta sprids informellt mellan människor?

Erfarenhet av samverkan

Fokus i denna del är att undersöka vilka erfarenheter av praktisk samverkan som redan finns och vilka arbetssätt som fungerar mellan aktörer.

Finns erfarenheter av att samordna större arrangemang eller aktiviteter där flera aktörer samarbetar?
Finns samarbeten eller kontaktvägar som redan fungerar väl och som skulle kunna användas även vid en samhällsstörning?
Finns återkommande sammanhang där kommunen och kulturlivet redan har etablerade arbetssätt för samverkan?

Sårbarhet och räckvidd

Fokus i denna del är att undersöka var det finns sårbarheter i relationer, nätverk och kontaktvägar – och vilka aktörer eller sammanhang som når många människor.

Finns nätverk eller samarbeten som i hög grad bygger på enskilda personer och därför riskerar att bli sårbara om någon försvinner?
Finns kontaktvägar eller relationer som riskerar att försvinna om vissa aktörer inte längre är aktiva?
Finns delar av kulturlivet där kommunen saknar etablerade kontakter eller fungerande kontaktvägar?
Vilka aktörer, verksamheter eller mötesplatser når många människor och skulle därmed kunna vara viktiga för samordning eller informationsspridning vid en samhällsstörning?
Finns aktörer eller nätverk som når människor som kommunen annars har svårt att nå genom ordinarie kontaktvägar?
Finns det förutsättningar som påverkar vilka som nås eller kan delta i samordning och informationsspridning? (t.ex. språk, tillgänglighet eller sociala sammanhang)

Enkät till ideella kulturaktörer

Den här enkäten kan användas om kommunen vill få en bättre bild av hur nätverk, samarbeten och kontaktvägar fungerar inom kulturlivet och i lokalsamhället.

Syftet är att synliggöra hur samordning sker i vardagen och vilka förutsättningar som påverkar möjligheten att samverka.

Om verksamheten

Vad heter er organisation eller verksamhet?
Var i kommunen är ni främst verksamma?
Vilken typ av verksamhet bedriver ni? (t.ex. konserter, scenkonst, festivaler, studiecirklar, kulturförening, lokalhållare)

Samarbete inom kulturlivet

Samarbetar ni med andra kulturaktörer?
Om ja – i vilka former?
(t.ex. gemensamma arrangemang, delade lokaler, nätverk eller återkommande samarbeten)
Finns nätverk där flera aktörer möts regelbundet, och finns det någon som ofta tar en samordnande roll?
Finns det kopplingar mellan olika nätverk i kulturlivet, eller fungerar de mest var för sig?
Hur lätt eller svårt är det för nya aktörer att bli en del av befintliga nätverk eller samarbeten? (t.ex. krävs personliga kontakter, sker det via öppna forum eller är det svårt att komma in)

Kontakt med kommunen

Har ni regelbunden kontakt med kommunen i frågor som rör arrangemang, lokaler eller verksamhet?
Finns forum där ni möter kommunen tillsammans med andra kulturaktörer (t.ex. kultur- eller föreningsråd)
Finns det något som underlättar eller försvårar samverkan mellan kommunen och kulturlivet?
Finns nätverk eller samarbeten i kulturlivet som ni upplever att kommunen i dag har begränsad kännedom om?

Informationsvägar

Hur sprids information mellan kulturaktörer i kommunen?
Hur når aktörer i kulturlivet varandra när något behöver kommuniceras snabbt? (t.ex. telefonkedjor, sociala medier, personliga kontakter eller etablerade nätverk)
Finns det kontaktvägar eller aktörer som är särskilt viktiga för att nå många – och hur fungerar de i praktiken? (t.ex. en samordnande aktör, ett nätverk eller en kanal som många använder)

Samordning vid större arrangemang

Har ni erfarenhet av att samarbeta med flera aktörer vid större arrangemang eller aktiviteter?
Vilka typer av aktörer brukar då vara involverade?
Hur brukar samverkan organiseras när flera aktörer är involverade? (t.ex. finns det en samordnande aktör, delas ansvar upp mellan flera, sker samverkan via nätverk eller mer informellt mellan personer)
Vad brukar fungera bra – och vad blir svårt – när flera aktörer behöver samverka?

Sårbarhet i nätverk och samverkan

Finns samarbeten eller nätverk som är särskilt viktiga för kulturlivet i kommunen?
Finns nätverk eller samarbeten som i hög grad bygger på enskilda personer?
Vad skulle hända med samverkan om dessa personer eller organisationer inte längre var aktiva?

Räckvidd och tillgänglighet

Vilka grupper når er verksamhet främst – och vilka deltar mer sällan?
Finns det mötesplatser eller nätverk som når människor som annars sällan nås av kommunen?
Har ni erfarenhet av att vissa grupper har svårare att delta i mötesplatser, nätverk eller samarbeten? (t.ex. på grund av fysiska, språkliga, ekonomiska eller sociala förutsättningar)

Prioritering

Vilka nätverk, kontaktvägar, organisationer eller aktörer är viktigast för kommunen att känna till för att samverkan ska fungera?

Fördjupning

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB)
Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar