Designen av Millennium: arbetsström dokumentation vårdprofession

Till vardags är Sanne Nordqvist specialistsjuksköterska i det specialistpsykiatriska närsjukvårdsteamet på Södra Älvsborgs sjukhus i Borås. Hon har också bakgrund inom medicinsk omvårdnad.

Vad har designarbetet under våren handlat om?

Vi har dels haft designsessioner då alla verksamhetsexperter är med oavsett yrke, dels delat upp oss i mindre grupper i frågor som bara berör vissa professioner. Mycket arbete har i praktiken handlat om att gå igenom den omvårdnadsdokumentation som sjuksköterskor och undersköterskor gör i nuvarande journalsystem för att designa motsvarande funktioner och arbetsflöden i Millennium, fast på nytt sätt.

Vi har en hel del att jobba igenom och nya frågor dyker upp hela tiden. I början var det väldigt mycket nytt, många detaljer och svårt att bilda sig en helhet. Nu börjar det roliga komma! Man förstår hur det hänger ihop och hur man kan använda sig av Millennium på olika sätt.

Vad blir de största förändringarna med Millennium som du ser det?

Vi ska fortfarande göra samma saker i omvårdnadsarbetet och i överrapporteringen mellan pass. Skillnaden blir främst att vi ska förenkla dokumentationen bland annat genom minskad mängd fritext och genom att den information som matas in automatiskt blir tillgänglig för alla som behöver den, oavsett yrke. Millennium är uppbyggt så att man i högre grad klickar i förinställda val utifrån hur vi nu designar systemet, istället för att mata in uppgifter manuellt. Det gör arbetet enklare och informationen blir sökbar och tillgänglig för alla. Dubbeldokumentationen kommer att försvinna.

I Millennium görs alla typer av beslutade åtgärder och aktiviteter som ”orders”, beställningar som någon lägger in och som någon annan i vårdkedjan ska agera på. Allt syns i systemet utifrån roll, så jag ser direkt utifrån yrke vad jag har för uppgifter för varje patient. Vi kommer inte att sitta med block och penna vid överrapporteringen mellan passen eftersom all information finns digitalt. Det är förstås en förenkling, samtidigt som det ger ett visst stöd att skriva ner det man hör vid en genomgång. Så för omvårdnadspersonal blir detta en stor omställning och jag tror att nya arbetssätt får komma allteftersom.

Vad hoppas du personligen på med en gemensam vårdinformationsmiljö i stort?

Framförallt är Millennium mycket mer än ett journalsystem. Det är ett arbetsverktyg som kommer att underlätta arbetet. Idag har vi ingen funktionalitet som innebär att journalsystemet föreslår åtgärder. Standardvårdplaner finns på papper och det är manuellt arbete med att se till att allt blir gjort, både omvårdnaden och administration som till exempel att boka återbesök. Uppgifterna får sedan föras in i journalen. I Millennium kommer detta istället att kunna vara inlagt som arbetsflöden som jag kan följa. Det kommer att vara ett stöd i vad jag ska göra, när och hur - att jag kan göra mitt jobb på bästa sätt, evidensbaserat. Det driver omvårdnaden framåt.

Ge något exempel på frågeställning hittills.

Vi har bland annat lagt mycket tid på att designa innehållet i den del som motsvarar Melior i slutenvården. Ett exempel är sårjournalen där vi diskuterat hur vi vill att bedömningar, sårvård, hudstatus, smärtbedömning, psykiskt mående och annat ska dokumenteras. Alla ska ju ha samma version av Millennium så det gäller att enas. Vi jobbar ganska lika som det är i mycket av det dagliga omvårdnadsarbetet, men vissa rutiner skiljer sig åt. Vårt uppdrag är att ta beslut som passar huvuddelen av verksamheterna som berörs.

Texten är publicerad våren 2020