Grundmetod för möten

Definiera mötets syfte tydligt: Vad ska uppnås? Vilka frågor behöver diskuteras? Vilka deltagare är avgörande för samtalet? 

Att välja deltagare – rätt personer vid rätt möte

Alla behöver inte vara med varje gång. Olika grupper har olika behov – en teaterförening och en bluesarrangör har inte alltid samma perspektiv som hembygdsföreningen eller byalaget. Fundera också på när du inkluderar kulturutövare, eldsjälar, näringsliv och andra viktiga aktörer. 

Inbjudan gör skillnad

En genomtänkt inbjudan med tydligt syfte och rätt sammansättning av deltagare gör mötet mer relevant och fokuserat. Det ökar chansen att diskussionen leder någonstans. 

Att samla olika grupper ger fler perspektiv och rikare samtal. Samtidigt behöver deltagarna förstå mötets syfte i förväg – tydlig kommunikation minskar missförstånd och skapar en gemensam utgångspunkt. 

Tips!

Sprid inbjudan genom flera kanaler. För att verkligen nå rätt personer kan det krävas mer än ett mejl – personliga samtal, deltagande i föreningsmöten eller affischer på strategiska platser kan göra stor skillnad. Är de svåra att nå är de lätta att ignorera. 

Var tydlig med mötets syfte

Ett tydligt mötestema ökar chansen att deltagarna kommer, engagerar sig och är förberedda. Det ger struktur och håller diskussionen på rätt spår. 

Led mötet aktivt

Ett tydligt mål gör mötet mer konkret – exempelvis att bilda en arbetsgrupp, sätta ett nytt mötesdatum eller enas om ett gemensamt arrangemang 

En tydlig struktur hjälper samtalet att leda någonstans. För att både kommunen och den ideella kultursektorn ska få utrymme att bidra kan det vara bra att dela på ansvaret – en person leder diskussionen, en dokumenterar och någon ser till att det praktiska fungerar. 

Anpassa formen efter behov – storgrupp, smågrupper eller rundabordssamtal. Planera också in tid för informella samtal och nätverkande, kanske över en fikapaus.

Här är en lista med punkter att tänka på när du ansvarar för ett möte: 

• Tydligt syfte – Vad är målet med mötet och vad ska det leda till? 

• Balanserad representation – Se till att alla parter får tid och plats i samtalet. 

• Öppen och respektfull dialog – Skapa en miljö där olika perspektiv ryms och bemöts med respekt. 

• Strukturerad agenda – Håll en röd tråd och se till att tiden används väl. 

• Facilitering – Håll mötet fokuserat, lyft olika perspektiv och vägled diskussionen mot konkreta slutsatser. Ställ fördjupande frågor och sammanfatta viktiga punkter för att skapa tydlighet 

• Dokumentation och uppföljning – Skriv ner beslut och viktiga punkter. Ha en plan för hur idéer tas vidare. Återkoppla uppföljningen. 

Att samla in feedback efter ett möte är ett bra sätt att få insikter om vad som fungerade och vad som kan bli bättre. Här är några sätt att göra det på:

Snabb och enkel metod

• Feedbackformulär på papper. Dela ut korta formulär med några få relevanta frågor under mötet. Det är snabbt, enkelt och ger konkreta svar. Gör det möjligt för deltagarna att svara utan att ange namn. Det ökar chansen att få ärlig och användbar feedback. 

Mer interaktiva alternativ

• Digital feedback under mötet. Använd verktyg som Mentimeter för att samla deltagarnas tankar i realtid. Detta gör feedbacken mer engagerande och kräver ingen uppföljning med formulär.
• Informella samtal. Ta kontakt med några deltagare efter mötet för en kort pratstund eller ett telefonsamtal. Det kan ge en djupare förståelse och visar att deras åsikter värderas.
• Tackmeddelande med inbjudan. Skicka ett tackbrev där du öppnar upp för att deltagarna kan dela sina tankar via e-post eller telefon, utan att behöva fylla i ett formulär. 

Viktigt att tänka på

• Planera för uppföljning. Ha en plan för hur feedbacken ska användas för att förbättra framtida möten. Om det inte går att genomföra vissa förbättringar, förklara varför.

• Återkoppla. Informera deltagarna om hur deras feedback har använts och om några förändringar redan har skett eller kommer att ske. 

Att visa att feedbacken tas på allvar bygger förtroende och gör deltagarna mer engagerade inför kommande möten.