Uppföljning och rapportering

Uppföljning handlar om att förstå vad som faktiskt hände – inte bara vad som var planerat. Det gäller särskilt hur samverkan, kontaktvägar och informationsspridning fungerade i praktiken. Arbetet bör därför involvera de som deltog eller påverkades av övningen eller händelsen. Det kan till exempel vara: 

Offentliga verksamheter 

• funktioner som deltagit i samverkan eller ansvarat för information  
• verksamheter som haft direkt kontakt med invånare  

Ideella och andra aktörer 

• arrangörer, föreningar eller nätverk som varit involverade  
• aktörer som nått ut med information eller mött människor i praktiken  
• grupper eller sammanhang som inte nåddes  

Fokus ligger på att fånga vad som nådde fram, vad som inte gjorde det och vilka erfarenheter som behöver tas vidare. 

Frågorna kan användas som stöd i gemensamma samtal med relevanta aktörer och funktioner. Syftet är att utveckla realistiska situationer, scenarier och övningsmoment som tar avstamp i hur människor faktiskt möts, nås av information och samverkar i vardagen. 

Arrangemang och vardagliga situationer 

Identifiera situationer och sammanhang som kan användas för att utveckla realistiska övningar och scenarier i kommunen. 

• Vilka typer av arrangemang eller aktiviteter i kommunen skulle kunna vara relevanta att utgå från i en övning därför att många människor samlas där?  
• Finns återkommande perioder eller situationer då många människor rör sig eller samlas på andra sätt än i vardagen, och som därmed kan skapa särskilda behov av kommunikation eller samordning? (t.ex. festivaler, lov, större evenemang eller sommarperioder)  
• Finns arrangemang eller verksamheter där många olika aktörer redan behöver samverka för att verksamheten ska fungera, och som därmed kan ge erfarenheter till övningar kring samordning?  
• Finns arrangemang eller mötesplatser där människor från olika delar av kommunen möts och därmed skapar andra rörelsemönster än i vardagen, som kan vara relevanta att ta hänsyn till i övningar?  
• Finns situationer från tidigare arrangemang eller aktiviteter där oväntade händelser har krävt snabb samordning, kommunikation eller praktisk hantering, och som kan användas som utgångspunkt för övningsscenarier?

Samverkan och praktisk hantering 

Utveckla realistiska övningsmoment kring samverkan, ansvar och praktisk hantering när många aktörer behöver agera samtidigt. 

• Vilka typer av samverkan mellan kommunen, arrangörer eller andra aktörer skulle kunna vara relevanta att öva på?  
• Vilka roller eller ansvar behöver fungera samtidigt när större arrangemang genomförs, och skulle därmed kunna användas i övningsscenarier?  
• Finns situationer från tidigare arrangemang där samverkan, ansvarsfördelning eller praktisk hantering har satts under press och som skulle kunna användas som utgångspunkt för övningar?  
• Vilka typer av praktiska beslut eller prioriteringar skulle kunna behöva göras snabbt vid en störning under ett arrangemang eller en aktivitet?  

Kommunikation och informationsspridning 

Utveckla realistiska övningssituationer kring informationsspridning och kommunikation när många människor snabbt behöver nås av information. 

• Vilka situationer skulle kunna uppstå där information snabbt behöver nå deltagare eller publik under ett arrangemang?  
• Vilka kontaktvägar eller kanaler skulle behöva fungera för att snabbt nå många människor i en övningssituation?  
• Vilka problem eller missförstånd skulle kunna uppstå om information inte når fram som planerat?  
• Finns situationer där människor främst skulle få information genom andra vägar än kommunens egna kanaler, och som därför kan vara viktiga att ta hänsyn till i övningar?   

Tillgänglighet och räckvidd 

Utveckla övningar som tar hänsyn till att människor kan ha olika förutsättningar att nås av information, förstå instruktioner eller få stöd vid en störning. 

• Vilka grupper eller situationer skulle kunna vara svåra att nå med information i en övningssituation?  
• Vilka hinder skulle kunna påverka människors möjlighet att förstå information eller agera vid en störning? (t.ex. språk, tillgänglighet, sociala situationer eller digital vana)  
• Finns verksamheter eller nätverk som skulle kunna vara viktiga att involvera i övningar därför att de når människor som kommunen annars har svårt att nå?  
• Finns situationer där många människor från olika delar av kommunen samlas och där övningar därför behöver ta hänsyn till olika behov eller förutsättningar?   

Övningsscenarier och lärande 

Utveckla realistiska scenarier och situationer som kan användas i övningar. 

• Vilka typer av oväntade situationer skulle kunna uppstå vid arrangemang eller aktiviteter där många människor samlas?  
• Vilka situationer skulle kunna kräva snabb samordning mellan kommunen, kulturlivet och andra aktörer? (t.ex. vid större offentliga firanden, festivaler eller arrangemang där många människor samlas)  
• Vilka situationer skulle kunna kräva att information snabbt behöver förändras, förtydligas eller spridas till många människor samtidigt?  
• Om en samhällsstörning inträffar under ett större arrangemang – vilka moment eller situationer skulle vara viktigast att öva på?  

Efter genomgången finns ofta en tydligare bild av hur samverkan, informationsspridning och kontaktvägar fungerade under övningen eller händelsen. Det kan till exempel användas för att: 

• identifiera kontaktvägar och arbetssätt som fungerade väl  
• synliggöra sårbarheter i nätverk, kommunikation eller samverkan  
• utveckla framtida övningar och scenarier utifrån konkreta erfarenheter  
• stärka arbetet med informationsspridning och samordning  
• identifiera vilka aktörer eller nätverk som behöver involveras vidare i beredskapsarbetet  

Utgångspunkten är att använda erfarenheter från övningar och händelser för att utveckla ett mer verklighetsnära och fungerande beredskapsarbete.