Kulturförvaltningen

Utbildning och övning

Utveckla realistiska övningar och scenarier genom att utgå från situationer där människor möts, nås av information och samverkar, redan i dag.

I lokalsamhället finns ofta mötesplatser, verksamheter och arrangemang där många människor samlas. Där pågår också praktisk samverkan, kommunikation och informationsspridning. Genom att involvera dem i scenarier kan övningar bli mer verklighetsnära.

Utbildning och övning i praktiken

Utbildning och övning är en central del av kommunens beredskapsarbete. För att övningar ska bli användbara behöver de utgå från situationer som liknar sådant som faktiskt kan uppstå i kommunen. 

I kulturlivet finns erfarenheter från arrangemang, mötesplatser och verksamheter där många människor samlas, information behöver nå fram snabbt och flera aktörer redan samverkar i praktiken. Här finns kunskap som kan bidra till mer realistiska övningar och scenarier.

Syftet är inte att ge kultursektorn ett ansvar för beredskapsarbetet, utan att använda erfarenheter från verkliga situationer som en del av övningsunderlaget. Arbetet handlar därför om att ta tillvara erfarenheter och arbetssätt som redan finns, snarare än att skapa nya strukturer. 

Aktörer och sammanhang

Utbildning och övning behöver utgå från situationer som liknar verkligheten. Det handlar inte bara om scenarier på papper, utan om att förstå vad som händer när många människor samlas, när något förändras snabbt och när information behöver nå fram i stunden. Arbetet kan därför involvera aktörer som har erfarenhet av sådana situationer. Det kan till exempel vara: 

Offentliga verksamheter 

  • verksamheter med publika miljöer eller aktiviteter  
  • funktioner som ansvarar för att nå ut med information till många  

Ideella och andra aktörer 

  • arrangörer av festivaler och publika evenemang  
  • verksamheter där många samlas regelbundet  
  • aktörer som hanterat förändringar under pågående aktiviteter  

Fokus ligger på att få in erfarenheter från verkliga situationer – hur människor reagerar, vad som fungerar i stunden och vad som blir svårt när något oväntat inträffar. 
 

Gemensamma frågor

Frågorna kan användas som stöd i gemensamma samtal med relevanta aktörer och funktioner. Syftet är att utveckla realistiska situationer, scenarier och övningsmoment som tar avstamp i hur människor faktiskt möts, nås av information och samverkar i vardagen. 

Arrangemang och vardagliga situationer 

Identifiera situationer och sammanhang som kan användas för att utveckla realistiska övningar och scenarier i kommunen. 

  • Vilka typer av arrangemang eller aktiviteter i kommunen skulle kunna vara relevanta att utgå från i en övning därför att många människor samlas där?  
  • Finns återkommande perioder eller situationer då många människor rör sig eller samlas på andra sätt än i vardagen, och som därmed kan skapa särskilda behov av kommunikation eller samordning? (t.ex. festivaler, lov, större evenemang eller sommarperioder)  
  • Finns arrangemang eller verksamheter där många olika aktörer redan behöver samverka för att verksamheten ska fungera, och som därmed kan ge erfarenheter till övningar kring samordning?  
  • Finns arrangemang eller mötesplatser där människor från olika delar av kommunen möts och därmed skapar andra rörelsemönster än i vardagen, som kan vara relevanta att ta hänsyn till i övningar?  
  • Finns situationer från tidigare arrangemang eller aktiviteter där oväntade händelser har krävt snabb samordning, kommunikation eller praktisk hantering, och som kan användas som utgångspunkt för övningsscenarier?

Samverkan och praktisk hantering 

Utveckla realistiska övningsmoment kring samverkan, ansvar och praktisk hantering när många aktörer behöver agera samtidigt. 

  • Vilka typer av samverkan mellan kommunen, arrangörer eller andra aktörer skulle kunna vara relevanta att öva på?  
  • Vilka roller eller ansvar behöver fungera samtidigt när större arrangemang genomförs, och skulle därmed kunna användas i övningsscenarier?  
  • Finns situationer från tidigare arrangemang där samverkan, ansvarsfördelning eller praktisk hantering har satts under press och som skulle kunna användas som utgångspunkt för övningar?  
  • Vilka typer av praktiska beslut eller prioriteringar skulle kunna behöva göras snabbt vid en störning under ett arrangemang eller en aktivitet?  

Kommunikation och informationsspridning 

Utveckla realistiska övningssituationer kring informationsspridning och kommunikation när många människor snabbt behöver nås av information. 

  • Vilka situationer skulle kunna uppstå där information snabbt behöver nå deltagare eller publik under ett arrangemang?  
  • Vilka kontaktvägar eller kanaler skulle behöva fungera för att snabbt nå många människor i en övningssituation?  
  • Vilka problem eller missförstånd skulle kunna uppstå om information inte når fram som planerat?  
  • Finns situationer där människor främst skulle få information genom andra vägar än kommunens egna kanaler, och som därför kan vara viktiga att ta hänsyn till i övningar?   

Tillgänglighet och räckvidd 

Utveckla övningar som tar hänsyn till att människor kan ha olika förutsättningar att nås av information, förstå instruktioner eller få stöd vid en störning. 

  • Vilka grupper eller situationer skulle kunna vara svåra att nå med information i en övningssituation?  
  • Vilka hinder skulle kunna påverka människors möjlighet att förstå information eller agera vid en störning? (t.ex. språk, tillgänglighet, sociala situationer eller digital vana)  
  • Finns verksamheter eller nätverk som skulle kunna vara viktiga att involvera i övningar därför att de når människor som kommunen annars har svårt att nå?  
  • Finns situationer där många människor från olika delar av kommunen samlas och där övningar därför behöver ta hänsyn till olika behov eller förutsättningar?   

Övningsscenarier och lärande 

Utveckla realistiska scenarier och situationer som kan användas i övningar. 

  • Vilka typer av oväntade situationer skulle kunna uppstå vid arrangemang eller aktiviteter där många människor samlas?  
  • Vilka situationer skulle kunna kräva snabb samordning mellan kommunen, kulturlivet och andra aktörer? (t.ex. vid större offentliga firanden, festivaler eller arrangemang där många människor samlas)  
  • Vilka situationer skulle kunna kräva att information snabbt behöver förändras, förtydligas eller spridas till många människor samtidigt?  
  • Om en samhällsstörning inträffar under ett större arrangemang – vilka moment eller situationer skulle vara viktigast att öva på?  

Hur kan resultatet användas?

Efter genomgången finns ofta en tydligare bild av vilka situationer, kontaktvägar och erfarenheter som kan bidra till mer realistiska övningar och utbildningsinsatser. Det kan till exempel användas för att: 

  • identifiera relevanta situationer och scenarier för övningar  
  • använda verkliga exempel från arrangemang och verksamheter i övningsplanering  
  • synliggöra praktiska utmaningar kring samverkan, kommunikation eller tillgänglighet  
  • identifiera vilka aktörer eller nätverk som behöver involveras i övningar  
  • utveckla mer verklighetsnära arbetssätt och scenarier i beredskapsarbetet  

Utgångspunkten är att använda erfarenheter och kunskap som redan finns i lokalsamhället för att göra utbildning och övning mer användbar och verklighetsnära. 

Enkät och reflektionsfrågor till ideella kulturaktörer

Den här enkätlistan kan användas om kommunen vill få en bättre bild av vilka situationer, förmågor och behov som är viktiga att ta hänsyn till i arbetet med utbildning och övning inom beredskap.

Frågorna kan också användas av kulturaktörer själva, som ett stöd för att tänka igenom hur verksamheten skulle fungera i olika situationer och vad som kan behöva utvecklas. 

Syftet är att identifiera vad som behöver fungera i praktiken och vad som kan vara relevant att träna eller utveckla tillsammans. 

Om verksamheten 

  • Vad heter er organisation eller verksamhet? 
  • Var i kommunen är er verksamhet främst verksam? 
  • Vilken typ av verksamhet bedriver ni? (t.ex. kulturförening, arrangör, studieförbund eller samlingslokal)  

Arrangemang och aktiviteter 

  • Genomför ni arrangemang eller aktiviteter där många människor samlas? 
  • Ungefär hur många deltagare eller besökare brukar ni ha vid större aktiviteter? 

Situationer att hantera 

  • Finns det situationer i era arrangemang eller aktiviteter som är särskilt utmanande att hantera? (t.ex. när många behöver informeras samtidigt, när något förändras snabbt eller när förutsättningar plötsligt ändras) 
  • Finns det situationer där ni känner er osäkra på hur ni skulle agera? (t.ex. vid avbrott i arrangemang, när många behöver nås samtidigt eller när flera aktörer behöver samverka snabbt) 

Kommunikation – även när det inte fungerar som vanligt 

  • Hur brukar ni informera deltagare eller publik om något förändras under ett arrangemang? 
  • Finns det situationer där det är svårt att nå ut med information till alla? (t.ex. när publik är utspridd, när alla inte använder samma kanaler eller när förändringar sker snabbt) 
  • Om de kontaktvägar ni vanligtvis använder inte fungerar – hur skulle ni nå ut då?
  • Finns det behov av att öva alternativa sätt att nå ut med information? 

Samverkan i situationer 

  • Vilka aktörer samarbetar ni vanligtvis med när ni arrangerar aktiviteter? 
  • Finns det situationer där ni skulle behöva samverka mer eller på andra sätt än idag? (t.ex. vid större arrangemang eller när något oväntat påverkar flera samtidigt) 

Roller och ansvar i stunden 

  • Är det tydligt vem som ansvarar för vad när något oväntat inträffar? 
  • Finns det situationer där roller eller ansvar kan bli otydliga? (t.ex. när flera aktörer är involverade eller när beslut behöver fattas snabbt)

Tillgänglighet i situationer  

  • I vilka situationer är det svårast att säkerställa att alla deltagare nås av information eller kan delta? (t.ex. när information behöver ges snabbt, när många människor är utspridda, när flera språk behövs samtidigt eller vid sena förändringar under pågående aktivitet) 
  • Vad skulle behöva fungera bättre för att nå fler i sådana situationer? 
  • Finns det behov av att öva hur information eller stöd kan anpassas för olika grupper? 

Stöd och förutsättningar 

  • Vilket stöd eller vilka förutsättningar skulle göra det lättare för er att hantera oväntade situationer? (t.ex. tydligare kontaktvägar, gemensamma arbetssätt, stöd i kommunikation eller möjlighet att öva tillsammans) 

Övningsbehov 

  • Vad skulle göra störst skillnad för er i att hantera oväntade situationer – mer kunskap, övning eller något annat? Beskriv kort. 
  • Finns det områden där ni skulle behöva mer kunskap? (t.ex. kommunikation, ansvarsfördelning, säkerhet eller samverkan) 
  • Finns det situationer eller moment som ni skulle vilja öva på tillsammans med kommunen eller andra aktörer? (t.ex. att nå ut med information snabbt, använda alternativa kontaktvägar, samordna flera aktörer eller fatta beslut under tidspress) 

Fördjupning

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) 
Grundbok – Introduktion till och grunder i övningsplanering