Vårdgivarwebben

Förberedelsefasen

Förberedelsefasen innehåller totalt tre steg och syftar till att få stödfunktioner och teammedlemmar på plats samt en god planering gjord för processteamets aktiva arbete. De två första stegen genomförs parallellt regionalt och lokalt, om än något förskjutet. Det parallella arbetet sker för att få största utbyte av varandras styrkor och utmaningar men också för att de är beroende av varandra. Det tredje steget sker endast på regional nivå.

Steg 1. Metodstöd utses

Metodstöd från koncernkontoret aktiveras för att stödja regionala processteam inom kunskapsstyrningen samt de regionala processteam som fått i uppdrag att driva regionövergripande förbättringsarbete initierat av samordningsråden.

Stödet innefattar exempelvis att bistå med struktur i uppstartsprocessen, stödja RPT-ordförande och RPT-koordinator i deras roller samt hjälpa till med kontakter inom koncernkontoret vid behov.

I grundpresentationen nedan finns mer information om metodstödets uppdrag, arbetssätt och det stöd som erbjuds regionala processteam.

Grundpresentation metodstöd

Regionala aktiviteter

Koncernstab strategisk hälso- och sjukvårdsutveckling, avdelning verksamhetsutveckling och kunskapsstyrning, ansvarar för metodstödet.

Samordningsråd som nominerar ett regionalt processteam till RESAKS (Regional samordning av kunskapsstyrningen och samordningsråd) kontaktas av samordnaren för metodstödet.

Vid frågor, kontakta samordnaren för metodstödet:

Madeleine.hammar@vgregion.se

Lokala aktiviteter

Kartlägg om det finns lokala processteam i förvaltningarna inom samma område som det planerade regionala processteamet. Om så är fallet, ta kontakt med dessa och involvera dem tidigt i arbetet. Om möjligt bör en representant från ett lokalt processteam ingå i det regionala processteamet för att stärka samordning, förankring och erfarenhetsutbyte.

 

Steg 2. Processteam rekryteras och registreras

I detta steg rekryteras och registreras processteamets deltagare. Teamet bemannas utifrån uppdragets behov och deltagarna genomgår registrering och jävsprövning.

Regionala aktiviteter

Samordningsrådet rekryterar det regionala processteamets ordförande och koordinator. Deltagandet i det regionala processteamet förankras med ansvarig linjechef. Därefter genomför processteamets ordförande och koordinator en intressentanalys för att säkerställa att teamet bemannas med alla berörda professioner och verksamheter samt att det finns en geografisk spridning i gruppen. I de fall processteamets uppdrag omfattar flera berörda samordningsråd ansvarar dessa för rekrytering av medlemmar som hör till respektive råd.

Mall Intressentanalys

Patient- och närståendeföreträdare till processteamet rekryteras företrädesvis från patientföreningar eller brukarorganisationer. För stöd i rekryteringen kan stödfunktionen Levande bibliotek kontaktas. Det krävs en till två månaders framförhållning för denna rekrytering.

Levande bibliotek - Vårdgivarwebben Västra Götalandsregionen

För rekrytering av kommunföreträdare, kontakta RESAKS.

Uppdragsbeskrivningar

För ordförande, koordinator och medlemmar i regionala processteam inom kunskapsstyrning finns uppdragsbeskrivningar för respektive roll:

Uppdragsbeskrivning RPT ordförande

Uppdragsbeskrivning RPT koordinator

Uppdragsbeskrivning RPT medlemmar

Registrering och jävsprövning

Alla i processteamet ska registreras och genomgå jävsprövning. 

Varje deltagare genomför en digital registrerings- och jävsdeklaration. Om avtal om ersättning behöver upprättas för en deltagare aktiveras det genom den digitala processen och hanteras av RESAKS administrativa funktion.

Rekrytering och registrering av deltagare i RPT

Kontaktuppgifter

Levande bibliotek:
levande.bibliotek@vgregion.se

RESAKS:
koncernkontoret.kunskapsstyrning@vgregion.se

Lokala aktiviteter

Det regionala processteamet bygger på erfarenhet, kunskap och engagemang från det arbete som redan bedrivs i förvaltningarna och i det direkta vårdmötet.

Deltagare till teamet utses i dialog mellan samordningsråd och berörda verksamheter, med målet att skapa en tydlig koppling mellan regional utveckling och lokalt förbättringsarbete. Det gäller såväl ordförande och koordinator som övriga medlemmar.

För att processteamets arbete ska bli relevant och användbart är det viktigt att ordförande och koordinator har erfarenhet av förbättringsarbete och att det finns avsatt tid för uppdraget. Medlemmarna bör utses utifrån kompetens inom området och förankring i verksamheten. Det är särskilt värdefullt att deltagarna också är aktiva i det lokala förbättringsarbetet, där förändringar prövas, utvecklas och får betydelse i mötet med patienten.

Steg 3. Planering och uppstart av regionalt processteam

Ett arbete för att tydliggöra processteamets sammanhang och uppdrag bör ske tidigt i detta steg. Samordningsrådet bjuder in ordförande och koordinator för processteamet tillsammans med metodstödet från koncernkontoret. En orientering om området och uppdraget sker samt genomgång av uppdragen som ordförande och koordinator. Metodstödet beskriver arbetsprocessen, metodstödets uppdrag och stödfunktionernas roll.

I detta steg:

  • tydliggörs sammanhanget, uppdraget och arbetsprocessen
  • genomförs en genomgång av strukturer, rutiner och arbetssätt
  • planeras processteamets uppstart
  • aktiveras relevanta stödfunktioner

Stödmaterial

Grundpresentation regional kunskapsstyrning

Stöd till ordförande och koordinator

Metodstödet guidar ordförande och koordinator i:

  • Introduktion och behörigheter till kunskapsstyrningens samarbetsytor.
  • Genomgång av arbetssätt som kommer att användas under uppstartsdagar.
  • Olika metoder/verktyg för patientmedverkan och samskapande.
  • Introduktion till lämpliga utbildningar i förbättringskunskap och vid behov förändringsledning.

Stödmaterial för uppstartsarbetet

Mall nulägeskartläggning

Mall GAP-analys inkl konsekvensbeskrivning (länk till ifyllbar mall)

Sambandskarta för klinisk- och patientupplevd kvalitet

SNACK – God Vård i Kunskapsstyrningen

Utbildning i kvalitetsdriven verksamhetsutveckling - Vårdgivarwebben Västra Götalandsregionen

Planering av uppstart

Efter det initiala arbetet planerar ordförande och koordinator, tillsammans med metodstödet, processteamets uppstart.

I planeringen ingår att:

  • boka möten för processteamets träffar
  • komma i gång med en lämplig samarbetsyta för processteamet
  • planera programmet för uppstartsdag 1, till exempel genom att bjuda in uppdragsgivare för genomgång av uppdraget eller någon som presenterar systemet för kunskapsstyrning
  • förbereda eventuella uppgifter som processteamet behöver genomföra inför uppstarten, exempelvis att ta del av material eller intervjua patienter och närstående utifrån frågan ”Vad är viktigt för dig?”

Stödmaterial för planering och uppstart

Uppstartsmaterial till RPT

Lathund rekrytering och registrering av patient- och närståendeföreträdare till RPT

Ytterligare stödfunktioner

I detta steg involveras även andra stödfunktioner på Koncernkontoret som är relevanta för processteamet. På regional nivå ansvarar metodstödet för att skapa kontakt mellan stödfunktionerna och processteamet samt medverkar vid behov i initiala möten.

Samordningsråd (SOR)

Samordningsråden är huvudansvariga för de regionala processteamen.  De ansvarar exempelvis för beslut, förankring i linjen och andra organisatoriska frågor. 

Mer information:

Kunskapsstyrning och samordningsråd - Vårdgivarwebben Västra Götalandsregionen

Kontakt: 

andreas.hjerten@vgregion.se

Analys och BI

Enhetens uppdrag är att vara en stödfunktion till de regionala processteamens verksamhetsutvecklingsarbete. Deras roll är att förse teamen med relevant kartläggning av patientgrupper, i form av rapporter med basdata och indikatorer. Som en del i denna roll ingår även att stödja processteamen i framtagande av relevanta indikatorer för deras utvecklingsarbete. 

Kontakt:

erik.helmfridson@vgregion.se

Informatik och standardisering (IOS)

Informatik handlar om hur information struktureras och används samt hur it-system byggs upp för att lagra och sprida information. Inom informatiken är målet att den information som dokumenteras i olika system ska kunna utbytas inom och mellan systemen utan att tappa sin innebörd, och att informationen tolkas på samma sätt oavsett vem som använder den. 

Kontakt:

informatik@vgregion.se

Medicinsk redaktion

Medicinsk redaktion ger stöd i arbetet med att ta fram styrande dokument, exempelvis regionala medicinska riktlinjer och rutiner.

Mer information:

Medicinsk redaktion - Vårdgivarwebben Västra Götalandsregionen

Kontakt:

medicinsk.redaktion@vgregion.se

Program och prioriteringsrådet (PPR)

Program och prioriteringsrådet har i uppdrag att arbeta med gemensamma prioriteringar, riktlinjer och vårdprogram i Västra Götalandsregionen. Program och prioriteringsrådet bereder förslag och ärenden som är långsiktiga och strategiska och med betydande organisatoriska eller ekonomiska konsekvenser.

Mer information:

Program- och prioriteringsråd - Vårdgivarwebben Västra Götalandsregionen

Kontakt: 

marie.lindh@vgregion.se

Processtöd för implementering i primärvården (PRIMP)

Processteam som arbetar med kunskapsstöd kan få stöd i arbetet med implementering i primärvården.

Mer information:

Personcentrerade och sammanhållna vårdförlopp i primärvården - Vårdgivarwebben Västra Götalandsregionen

Kontakt: 

primp.pv@vgregion.se

VGR-Akademin

VGR-Akademin ger stöd i planering av kompetensutvecklingsinsatser som till exempel utbildning och metoder för lärande i arbetet.

Mer information:

VGR Akademin - utbildning och kompetensutveckling

Kontakt:

vgrakademin@vgregion.se

Kunskapscentrum

Utöver listade regionala stödfunktioner finns också ett antal regionala kunskapscentrum som kan bidra med fördjupad kunskap utifrån kunskapsstödet och uppdragets art. 

Kontakt: