1.4 Beställa en ny samarbetsyta
Beställning av samarbetsytor är centraliserad på varje myndighet och det är endast ett fåtal utsedda personer som kan beställa samarbetsytor.
Beställningen sker centralt på varje myndighet av utsedda personer. Kontaktinformation till SOFIA-förvaltare (kräver inloggning)
Information och hjälp vid beställning av samarbetsyta
Ansvarig myndighet (arkivbildare)
Välj den myndighet vars uppdrag eller ansvarsområde är anledningen till att handlingar i samarbetsytan skapas. Det går inte att i efterhand ändra denna uppgift.
Är du osäker på vilken myndighet en samarbetsyta ska tillhöra kontakta din arkivredogörare.
Kontrollera om det finns en samarbetsyta för samma ändamål
I SOFIA-manualen finns beskrivet hur du söker efter samarbetsytor. 1.1 Navigering i Samarbetsytecenter och sök samarbetsyta - SOFIA (vgregion.se)
Får informationen lagras i molnet eller inte?
Viss information får inte lagras i molnet, det vill säga på samarbetsytor med säkerhetsnivå "Öppen" eller "Standard".
Exempel på detta är:
- Information som kommer upp i klass 3 vid klassificering av information
- Sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
- Känsliga personuppgifter
För denna typ av information måste du välja en samarbetsyta med säkerhetsnivå "Sluten".
Typ av samarbetsyta
Välj en typ av samarbetsyta som passar syftet med samarbetsytan bäst. Olika typer av samarbetsytor har olika grundinställningar, exempelvis favorithandlingstyper och säkerhetsnivå.
Det går att som ägare och administratör i en samarbetsyta att göra vissa ändringar av grundinställningarna, se manual, 2.5 Redigera samarbetsytans egenskaper eller byta ägare - SOFIA (vgregion.se)
Skapad av enhet
Välj den nivå i KiV-trädet som är ansvarig för informationen som skapas från samarbetsytan. Denna information följer automatiskt med till mellanarkivet på alla handlingar som upprättas.
Skapad för enhet
Välj primär målgrupp för samarbetsytans allmänna handlingar. Detta värde går att justera per dokument vid upprättande till allmän handling.
Kort sammanställning av de olika samarbetsytorna.
| Typ av samarbetyta | Syfte med typ av yta | ||||
| Enhetsytor (standard och sluten) | Enhetsytor ska användas för dokument som uppkommer i linjearbete. | ||||
| Samarbetsgrupp (öppen och sluten) | Samarbetsytan ska användas för de dokument som uppstår i olika grupper som inte ingår i ett linjeansvar eller ett projekt. | ||||
| Samarbetsgrupp med Teams (öppen och standard) | Samarbetsytan ska användas för samverkan som uppstår i olika grupperingar där man har behov av funktioner koppade till Teams. | ||||
| Ledningsgruppsyta (standard och sluten) | Ledningsgruppsytor ska användas för dokumentation i en ledningsgrupps uppdrag och ansvar. | ||||
| Chefsyta (säkerhetsnivå sluten) | Chefsytor ska användas för dokumentation som uppkommer i rollen som chef. | ||||
| Projektyta 2.0 med Teams (öppen och standard) | Endast för projekt via VGR projektcenter | ||||
| Projektyta 2.0 - Sluten | Endast för projekt via VGR projektcenter | ||||
| Forskningsyta (säkerhetsnivå sluten) | Samarbetsytan ska användas för den dokumentation inom interna forskningsprojekt (inom VGR). | ||||
| STYR – Sjukhusförvaltning (öppen och sluten) | Samarbetsytan ska användas för styrande dokument | ||||
| STYR – Administrativt område (säkerhetsnivå öppen) | Samarbetsytan ska användas för styrande dokument | ||||
| STYR – Förvaltning (öppen och sluten) | Samarbetsytan ska användas för styrande dokument | ||||
OBS: Beställning av Projektyta 2.0 kan endast ske vid start av projekt via VGR Projektcenter då Projektytor 2.0 endast kan användas ihop med VGR projekthantering
Läs mer om VGR Projektcenter här.