6. Termer och begrepp

En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet.

Begreppet allmän handling gäller alla sorters informationsmängder som stämmer med definitionen om förvarad samt inkommen eller upprättad. Informationsmängderna kan vara analoga eller digitala, i form av text, ljud, bild, rörlig bild eller annan form.

Läs gärna mer genom att följa länken till handbok för informationshantering.

För SOFIA:s del handlar det främst om vilken nivå av Office användaren har.

För att kunna logga in på VGR:s nätverk måste du som användare ha en användartjänst. Användartjänsten ger dig förutom rätt att logga in på VGR:s nätverk även rätt att nyttja Office 365. Vilken nivå av användartjänst du behöver är bland annat beroende av vilken typ av information du hanterar i Office och om du använder andra program som är beroende av Office.

Samtliga användartjänster kräver att du har ett aktivt engagemang i KiV. Läs mer på intranätet om användartjänster.

Ikon för att öppna Office 365-appar som till exempel Yammer, OneDrive, SharePoint, Delve med flera. Se även term Våfflan.

Information som inte är allmän handling kallar man ofta arbetsmaterial. Med det menar vi det som enligt tryckfrihetsförordningen inte är allmän handling. Exempel på detta är:

• Personliga minnesanteckningar för eget bruk
• Utkast och inte färdigställda versioner av dokument
• Kopior och dubbletter av arkiverade handlingar
• Referensmaterial i form av publikationer som finns på myndigheten
• Referensmaterial i form av filer och länkar till externa publikationer och hemsidor
• Säkerhetskopior som skapas bara i syfte att kunna återskapa annan information
• Information som bara passerar myndigheten som led i en teknisk bearbetning

Läs gärna mer i Handbok för informationshantering

Strukturera och bevara allmänna handlingar så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning, förvaltning och forskningsbehov.

Handlingar i arkivet.

Ett dokument är avpublicerat när dokumentet inte längre är sökbart på webben eller i söktjänster. Dokumentet avpubliceras när tillgänglighetsdatum är passerat eller när en ny version av handlingen publiceras. Dokumentet finns kvar i Mellanarkivet men är inte längre sökbart i söktjänsten Hitta i arkivet. Se även termerna Tillgängligt från och Tillgängligt till.

De som har behörighet till en samarbetsyta. På samarbetsytans startsida finns en deltagarlista som visar vilka som har behörighet till just den samarbetsytan. Deltagarlistan är uppdelad efter de olika rollerna som finns i SOFIA SharePoint. För information om roller läs mer under termen Roller i en samarbetsyta.

Kort beskrivning av innehållet i handlingen. Beskrivningen underlättar vid sökning då den anges i sökresultatet på Hitta i arkivet. Ju tydligare beskrivning desto bättre.

Samlingsplats för samarbetsytans dokument. Här arbetar du med dina dokument, anger metadata, upprättar allmän handling med mera.

Förkortas till DHP. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning som förklarar hur allmänna handlingar hos en myndighet ska förvaras och i vilka system handlingarna ska hanteras. Arkivnämnden kräver att myndigheter i Västra Götalandsregionen upprättar en DHP som beskriver hur myndigheten hanterar och förvarar allmänna handlingar.

Dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper man använder i verksamheten och beskriver:

• Hur handlingar ska hanteras
• Hur länge handlingar ska bevaras
• När handlingar kan gallras
• När handlingar ska överföras till långtidsarkiv

Med begreppet dokumentmall menas i detta sammanhang mallar som är inbyggda i SOFIA SharePoint, kan ibland även bara kallas mall. Dokumentmallarna kan användas för att skapa dokument i Officeklienten och/eller online. Dokumentmallar som läggs till på en samarbetsyta måste vara tillgänglighetsanpassade.

Ett dokument kan ha en av följande statusar i SOFIA SharePoint:

• Arbetsmaterial
• Allmän handling
• Väntar på allmän handling
• Fel vid allmän handling

Ett fel har uppstått i Mellanarkivet vid upprättande av allmän handling. Upprättaren meddelas automatiskt via mejl. Följ instruktionen i mejlet.

Följ en samarbetsyta för att snabbt komma åt den från en lista med samarbetsytor du följer, till exempel i Office-klienten när du sparar dokument. Detta gäller speciellt samarbetsytor av typen sluten som annars inte syns i listan över samarbetsytor du är med i. Efter att en sluten samarbetsyta börjat följas kan det dröja något innan den dyker upp.

På Samarbetsytecenter gäller inte ovanstående utan där syns alla samarbetsytor du är deltagare på oavsett typ av samarbetsyta.

Används som sökord för att hitta handlingen i samarbetsytan och söktjänster.

Företagsnyckelord underlättar sökning i Hitta i arkivet då dokument med företagsnyckelord hamnar högre i sökresultatet.

Gallring betyder att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Även förstörda sök- och sammanställningsmöjligheter kan utgöra gallring till exempel när information migreras från ett system till ett annat. Gallring får endast ske efter gallringsbeslut tagits i arkivnämnden. Gallringsbesluten redovisas i myndighetens dokumenthanteringsplan.

När handling gallras i mellanarkivet slängs den, alltså tas bort, från mellanarkivet. Versionen som upprättats tas också bort från samarbetsytan. Om det finns en nyare version på samarbetsytan som ännu inte upprättats ligger den kvar på samarbetsytan.

Med handling menas framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Se även termen Allmän handling.

Beskriver vilken slags handling dokumentet är. Handlingstypen hämtas från dokumenthanteringsplanen och kan exempelvis vara: mötesanteckningar APT, semesterlista och slutrapport. Varje handlingstyp har sin specifika hanteringsanvisning enligt dokumenthanteringsplanen. Denna anvisning ser till att allmänna handlingar hanteras på ett öppet och rättssäkert sätt och arkiveras korrekt.

Söktjänsten för upprättade handlingar i SOFIA. Möjliggör sökning av upprättade handlingar beroende på vilken åtkomsträtt handlingen har fått vid upprättandet. Det finns fyra olika åtkomsträtter, se Översikt åtkomsträtt (vgregion.se) (intern länk). Länk till Hitta i arkivet.

i-knapp eller i-fönster finns på samarbetsytor.

Det är ett informationsfönster som visar mer information om valt objekt. Markera ett objekt, som till exempel ett dokument, och klicka på i-knappen och du ser alla dokumentets egenskaper och kan också redigera egenskaperna. Fönstret som öppnas stannar kvar tills du klickar på i-knappen igen.

I en samarbetsytas dokumentbibliotek kan deltagare lägga till metadata för att underlätta sortering, filtrering och organisering av dokument. Metadata hanteras i kolumner och ibland kan dessa kolumner kallas Kategorier. Läs mer under termen Kolumn.

Det utseende som var standard under tidigare versioner av SharePoint. Utseendet skiljer sig åt mot det moderna och viss funktionalitet skiljer sig åt. 

Numera har samarbetsytor har ett modernt utseende. Se även termen Modernt utseende.

I detta sammanhang ett datorprogram som installerats på användarens dator till skillnad från en onlineversion av ett program som körs i molnet. Vad gäller Office 365 skiljer sig funktionaliteten åt mellan onlineversionen och klienten. Klienten har vissa funktioner som saknas i onlineversionen.

I en samarbetsytas dokumentbibliotek kan deltagare lägga till metadata för att underlätta sortering, filtrering och organisering av dokument. Metadata hanteras i kolumner. Det går att lägga till metadata på ett dokument åt gången men det går också att lägga till metadata på flera dokument åt gången. Läs mer under termen Massredigering.

I dataskyddsförordningen (GDPR) nämns känsliga personuppgifter som särskilt skyddsbara. Känsliga personuppgifter får inte finnas på samarbetsytor av typen öppen eller standard.

Läs mer vad som klassas som känsliga personuppgifter på VGR:s juridiska information om GDPR.

Lista som lagrar innehållsposter likt rader i en excel-fil. På en samarbetsyta under "Webbplatsinnehåll" kan du skapa listor, webbsidor för olika behov till exempel länk-lista, uppdragslista etc. Här får dock endast information som är av ringa betydelse förvaras eftersom det inte går att arkivera informationen. Informationen i listan kan dock exporteras till ett Exceldokument och det dokumentet kan sedan upprättas som allmän handling så att informationen hanteras korrekt.

Ändra metadata på flera dokument samtidigt på en samarbetsyta. Läs mer i manualen om Massredigering samt Visningsvyer. På samarbetsytan heter funktionen Snabbredigering.

System för bevarande av allmänna handlingar som fortfarande behöver tillgängliggöras för verksamheterna genom direktåtkomst.

I Mellanarkivet finns ett arkiv per myndighet vilket innehåller myndighetens upprättade allmänna handlingar.

Länk till Mellanarkivet.

Metadata kallas ibland information om data. Det kan till exempel vara datumet när ett dokument senast ändrades eller vem som ändrade det och vilken den senaste versionen är. Viss metadata, som de som just nämndes, skapas automatiskt i SharePoint tillsammans med en del annan metadata.

Deltagare på en samarbetsyta kan också lägga till metadata för att underlätta ytterligare sortering och filtrering. Det skulle kunna vara en kolumntyp som heter till exempel ”Möten” för att lätt kunna sortera ut mötesanteckningar. Läs mer i avsnitt Organisera dokument med metadata och Skapa och ändra visningsvyer. Besökare på en samarbetsyta kan inte lägga till metadata.

Det utseende samarbetsytor har som standard. Utseendet skiljer sig åt mot det klassiska och viss funktionalitet kan även skilja sig åt.

Se även termen Klassiskt utseende.

Det finns statliga och kommunala förvaltningsmyndigheter. I Västra Götalandsregionen är varje nämnd, styrelse och vissa bolag en myndighet.

Filnamn på dokument som visas på samarbetsytan. Se även termen Rubrik.

Se termen Företagsnyckelord.

Begrepp för plattform installerad i molnet. Används här i samband med vilken typ av samarbetsytor som lagras i molnet. Samarbetsytor av typen öppen och standard lagras i molnet. Tillåter lagring av informationsklass 1-2.

Förkortning för engelskans On Premises vilket betyder att något finns i våra egna lokaler. I detta sammanhang har det betydelsen att plattformen för samarbetsytor av typen slutna finns installerad i Västra Götalandsregionens egna datacenter. Gäller samarbetsytor av typen sluten, den enda typen av samarbetsytor där dokument som innehåller sekretess och känsliga personuppgifter får förvaras. Tillåter lagring av informationsklass 1-3.

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Läs mer på VGR:s juridiska information om GDPR (kräver inlogg).

Används ofta som begrepp för att tillgängliggöra ett dokument på intranät eller på webben. Dokumenten behöver upprättas till allmän handling med åtkomsträtt Inom myndigheten (för intranät) eller Internet (för webben). 

Standard SharePoint-funktionen Publicera innebär att dokumentet får en heltalsversion.

Ett dokument är publikt när dokumentet är sökbart på webben, eller i myndighetens mellanarkiv. Dokument är publikt med åtkomsträtt Internet, Inom regionen och Inom myndigheten. Dock inte vid åtkomsträtt Särskild behörighet.

Rensning betyder att förstöra handlingar som inte är allmänna. Sådana handlingar borde inte finnas i mellanarkivet men kan ha hamnat där av misstag. Inget gallringsbeslut krävs. Efter rensning i Mellanarkivet återställs handlingen på samarbetsytan och får åter status arbetsmaterial.

De som är deltagare på en samarbetsyta kan ha olika roller med olika behörighetsnivåer. Behörighetsnivån styr vad deltagare med en viss roll kan göra. Rollen är knuten till en specifik samarbetsyta vilket betyder att du på samarbetsyta A kan vara ägare men på samarbetsyta B vara besökare. Samarbetsytorna har ingen koppling och om du tas bort som deltagare på Samarbetsyta A så är du fortfarande deltagare på samarbetsyta B (så länge ingen ändring görs där).

Alla delningar (inbjudningar) av samarbetsytor och borttag av deltagarskap från en samarbetsyta manuellt av de som är ägare eller administratör på samarbetsytan.

Följande roller kan finnas på en samarbetsyta.

Ägare

Ägare av en samarbetsyta är ansvarig för informationen på samarbetsytan och har administrationsbehörighet. Det kan bara finnas en ägare av en samarbestyta åt gången men går att ändra vid behov, se avsnitt Redigera samarbetsytans egenskaper. Det måste alltid finnas en ägare av en samarbetsyta. 

Ägare har tillgång till allt material på samarbetsytan och har rättigheter att göra inställningar på samarbetsytan som kräver rollen ägare eller administratör. För samarbetsytor av typen öppen och standard är det ägaren som beslutar om förfrågningar om medlemskap på samarbetsytan. 

Har i övrigt samma behörighet som Administratör.

Det är också ägare av en samarbetsyta som får påmminelsemejl om att tillgänglighetstiden för ett dokument är på väg att gå ut om personen som redigerat dokumentet inte längre är deltagare på ytan och/eller slutat i VGR.

Administratör

Rollen administratör kan göra inställningar på samarbetsytan som kräver rollen ägare eller administratör. Rekommenderas att det finns minst två administratör på varje samarbetsyta förutom ägare. Kan tillsammans med rollen ägare bjuda in nya deltagare till slutna samarbetsytor samt ta bort deltagare vid behov.

För samarbetsytor med Teams kallas denna roll Ägare.

Medlem

Rollen medlem kan skapa och förändra filer på samarbetsytan. Har tillgång till alla dokument på en samarbetsyta men har inte behörighet att ändra i offentliga visningsvyer eller annat som kräver minst administratörsbehörighet.

Besökare

Rollen besökare har endast läsbehörighet och kan endast ta del av dokument på en samarbetsyta. Går att ställa in så att rollen besökare endast har tillgång till upprättade handlingar (heltalsversioner av dokument) på en samarbetsyta. Se avsnitt Begränsa besökares åtkomst till heltalsversion.

Titel på dokument om följer med till mellanarkivet och visas i söktjänster. Ju tydligare rubrik desto bättre sökbarhet.

Samarbetsytor är regionens primära tjänst för samarbete kring dokument och annan information. En samarbetsyta är tänkt att vara ett verktyg för linjens enheter och andra samarbetsgrupper som behöver stöd i den dagliga informationshanteringen.

Startsida för SOFIA. Här listas alla samarbetsytor som du är deltagare i och du kan söka efter alla samarbetsytor i Västra Götalandsregionen. Här kan de som har behörighet beställa nya samarbetsytor. 
Länk till Samarbetsytecentret

Hos en myndighet är utgångsläget att alla allmänna handlingar är offentliga. Det finns dock undantag om den allmänna handlingen innehåller information som kan skyddas enligt lag:

”En handling, eller en uppgift i en handling, kan bara beläggas med sekretess om det finns tydligt lagstöd för det […]).”

Ytterligare information om sekretess finns på sidan för VGR:s juridiska enhet.

System och plattform som används för samarbetsytorna.

Skyddsbehov av informationen i dokumentet. Skyddskod kan antingen vara offentlig, skyddad enligt sekretess eller skyddad enligt GDPR. Anges alltid vid upprättande av allmän handling.

System för bevarande av handlingar på längre sikt. Regionarkivet slutarkiverar handlingar för alla myndigheter i Västra Götalandsregionen.

Typ av samarbetsyta för lagring av dokument med informationsklass 1-3. Den enda typen av samarbetsyta där sekretessklassad information och känsliga personuppgifter får sparas dock ej uppgifter som faller under Patientdatalagen. Krävs att deltagare på ytan har VGR-id och minst användartjänst grund.

Funktion för att ändra metadata på flera dokument samtidigt på en samarbetsyta. Läs mer i manualen om Massredigering samt Visningsvyer. Se även termen Massredigering.

Användarroll som ansvarar för de konfigurationer som görs på myndighetsnivå. Har redigeringsrättigheter i den konfigurationsyta som skapats för myndigheten. Oftast 1-2 personer/myndighet.

Typ av samarbetsyta för lagring av dokument med informationsklass 1-2. För att vara deltagare krävs VGR-id och minst användartjänst grund. Kan nås externt.

Det finns flera startsidor.

Samarbetsytecenter är startsidan för alla samarbetsytor du har behörighet till. Läs mer under termen Samarbetsytecenter.

Varje samarbetsyta har en startsida och utseendet kan skilja samarbetsytorna åt beroende på hur samarbetsytorna har ställts in av ägare och administratör.

Är en beskrivning av vilket skydd som finns på samarbetsytor i SharePoint, det vill säga en deklaration av vilken typ av information som är lämplig att lagra i respektive typ av samarbetsyta. Utgår från funktionella säkerhetskrav i VGR:s Riktlinjer för informationssäkerhet. Det finns tre säkerhetsnivåer som gäller samarbetsytor i SharePoint: Öppen, Standard och Sluten. Läs gärna mer under respektive term Öppen, Standard och Sluten samarbetsyta.

Tecken eller teckenkombination som används för märkning eller klassificering av data. Taggarna är märkord eller etiketter som kan föregå eller omge till exempel ord eller textavsnitt eller förekomma fristående. Exempel på taggar är koder som anger rubriknivå, teckensnitt, radbrytning etcetera i textdokument.

Taggning innebär i samarbetsytor att man märker upp dokument med egenskaper som till exempel företagsnyckelord, ämnesindelning, upprättad för enhet. Taggning ökar sökbarheten för dokument.

Tidpunkt när den upprättade handlingen blir publik och därmed nås från söktjänster och eventuella websidor.

Tidpunkt när den upprättade handlingen inte längre är publik och inte längre nås från söktjänster och eventuella websidor. Handlingen kan dock fortfarande nås i Mellanarkivet av behöriga användare.

Rent allmänt betyder upprätta allmän handling övergången från arbetsmaterial till allmän handling. När dokumentet har expedierats, justerats, eller på annat sätt är färdigt så är det upprättat. 

I SOFIA är det själva momentet att välja Upprätta allmän handling och fylla i de metadata som behövs för att sortera in handlingen på rätt ställe i mellanarkivet. Läs gärna mer i avsnitt Upprätta allmän handling och Metadata för allmän handling.

När ett dokument upprättats till allmän handling och det inte finns något behov av att justera innehållet och upprätta dokumentet igen så kan dokumentet tas bort från samarbetsytan eftersom det finns omhändertaget i mellanarkivet. Dokument som behöver kunna uppdateras, till exempel där innehållet ändras över tid, det kanske är öppettider eller telefontider som ändras, kan vara kvar på samarbetsytan och upprättas igen när innehållet ändrats.

Lista över ett dokuments versioner. Ny version skapas vid sparandet efter förändring av text eller metadata. Tidigare versioner kan återskapas och förändringar kan spåras. Huvudversion anges i heltal, till exempel 1.0, 2.0, 3.0. Delversion anges i decimal tal, t ex 1.1, 1.2, 1.3. Om en deltagare på samarbetsytan ändrar metadata till exempel lägger till företagsnyckelord för ett dokument räknas versionen upp när metadata lagts till dokumentet.

I versionshistoriken kan man se vilka ändringar av dokumentegenskaper som gjorts, dock ser man inte ändringar som gjorts i dokumentinnehållet. För att granska skillnader mellan versioner i dokumentet kan man till exempel använda den inbyggda funktionalitet för versionsjämförelser som finns i Microsoft Office. Länk till artikel om jämförelsefunktionen i MS Word

Översikt av dokumentets alla versioner. Se även termen Versionshantering.

Samarbetsytans inställningar som kan ändras av Ägare och Administratörer.

Samarbetsytans egenskaper som kan ändras av Ägare och Administratörer.

En visningsvy är en genväg till en vanligt förekommande sortering och filtrering av metadata som hänger ihop med ett dokument. Istället för att varje gång ändra vilka kolumner som ska visas eller ändra sorteringsordning går det att spara en uppsättning inställningar så att alla användarna får tillgång till just den uppsättningen vilket kallas offentlig visningsvy och kan endast göras av rollen administratör eller ägare.

Medlemmar, administratörer eller ägare kan också göra privata vyer för egen användning. Läs mer om visningsvyer i manualen under avsnitt Redigera - visningsvyer.

Ikon i webbläsarens övre vänstra hörn som öppnar Office 365-appar som till exempel Yammer, OneDrive, SharePoint, Delve med flera. Även kallad för Appfönster. Kallas våfflan på grund av att ikonen som består av ett rutnät av 3 x 3 prickar och påminner om en våffla.

Åtkomsträtt

Styr vilka som kan söka ut dokumentet i Mellanarkivet och i söktjänsten Hitta i arkivet. Finns fyra val:

Internet

Handlingen kan göras åtkomlig på externa webben och är sökbar för alla anställda i Västra Götalandsregionen.

Inom regionen

Handlingen kan göras åtkomlig via regionens intranät och är sökbar för alla anställda i Västra Götalandsregionen.

Inom myndigheten

Handlingen är endast tillgänglig för myndighetens anställda.

Särskild behörighet

Handligen är endast tillgänglig för användare med särskild behörighet i Mellanarkivet. Handlingen går inte att söka fram i Hitta i arkivet.

Egen ämnesindelning

Används främst vid publicering av handlingar på webben. Används för att samla upprättade handlingar utifrån egna ämnesindelningar. Flera ämnen separeras med kommatecken.

Regional ämnesindelning

Används främst vid publicering av handlingar på webben. Används för att kunna samla upprättade handlingar i regionala ämneskategorier på webben, till exempel: IT-stöd/Telefoni.

Typ av samarbetsyta som tillåter externa användare som inte har VGR-id. Eftersom externa användare tillåts finns inte heller krav på att deltagaren har VGR:s användartjänst.  Kan nås externt. Samarbetsytan av typen Öppen får inte innehålla information som är skyddad enligt sekretess eller känslig personinformation.