1.4 Beställa en ny samarbetsyta
Beställning av samarbetsytor är centraliserad på varje myndighet och det är endast ett fåtal utsedda personer som kan beställa samarbetsytor.
Via samarbetsytecentrets knapp "Beställ samarbetsyta" gör den som är behörig beställning av ny yta. Beställningen sker centralt på varje myndighet av utsedda personer. Kontaktinformation till SOFIA-förvaltare (kräver inloggning)
Ansvarig myndighet (arkivbildare)
Välj den myndighet vars uppdrag eller ansvarsområde är anledningen till att handlingar i samarbetsytan skapas. Det går inte att i efterhand ändra denna uppgift.
Är du osäker på vilken myndighet en samarbetsyta ska tillhöra kontakta myndighetens arkivfunktion eller motsvarande.
Kontrollera om det finns en samarbetsyta för samma ändamål
I SOFIA-manualen finns beskrivet hur du söker efter samarbetsytor. 1.1 Navigering i Samarbetsytecenter och sök samarbetsyta - SOFIA (vgregion.se)
Typ av samarbetsyta
Välj en typ av samarbetsyta som passar syftet med samarbetsytan bäst och för vilken typ av information som ska hanteras på ytan. Olika typer av samarbetsytor har olika grundinställningar, exempelvis favorithandlingstyper och säkerhetsnivå. Det går att som ägare och administratör i en samarbetsyta att göra vissa ändringar av grundinställningarna, se manual, 2.5 Redigera samarbetsytans egenskaper eller byta ägare - SOFIA (vgregion.se)
Skapad av enhet
Välj den nivå i KiV-trädet som är ansvarig för informationen som skapas från samarbetsytan. Denna information följer automatiskt med till mellanarkivet på alla handlingar som upprättas.
Skapad för enhet
Välj primär målgrupp för samarbetsytans allmänna handlingar. Detta värde går att justera per dokument vid upprättande till allmän handling.
Kort sammanställning av de olika samarbetsytorna.
| Typ av samarbetsyta | Syfte med typ av yta | ||||
| Enhetsytor (standard och sluten) | Enhetsytor ska användas för dokument som uppkommer i linjearbete. | ||||
| Samarbetsgrupp (sluten) | Samarbetsytan ska användas för de dokument som uppstår i olika grupper som inte ingår i ett linjeansvar eller ett projekt. | ||||
| Administrativ patientdata | Ytan ska användas för dokument innehållande patientinformation av administrativ karaktär. Det är uppgifter som rör planering, bokning, ekonomi och administration kring en patient inom hälso- och sjukvården som inte kan hanteras i ordinarie verksamhetssystem. Det omfattar t.ex. kontaktuppgifter, personnummer, besökstider, fakturering och vårdflödesstatus. | ||||
| Skyddad yta | Ytan ska användas för dokument innehållande information rörande exempelvis affärs- och driftsekretess samt vissa verksamhetsrelaterade säkerhets- och beredskapsuppgifter. | ||||
| Ledningsgruppsyta (sluten) | Ledningsgruppsytor ska användas för dokumentation i en ledningsgrupps uppdrag och ansvar. | ||||
| Chefsyta (säkerhetsnivå sluten) | Chefsytor ska användas för dokumentation som uppkommer i rollen som chef. | ||||
| Projektyta | Ytan ska användas för dokument som uppkommer i projekt | ||||
| Forskningsyta (säkerhetsnivå sluten) | Samarbetsytan ska användas för den dokumentation inom interna forskningsprojekt (inom VGR). | ||||
| STYR – Sjukhusförvaltning (öppen) | Samarbetsytan ska användas för styrande dokument | ||||
| STYR – Administrativt område (säkerhetsnivå öppen) | Samarbetsytan ska användas för styrande dokument | ||||
| STYR – Förvaltning (öppen) | Samarbetsytan ska användas för styrande dokument | ||||
OBS: Beställning av Projektyta 2.0 kan endast ske vid start av projekt via VGR Projektcenter då Projektytor 2.0 endast kan användas ihop med VGR projekthantering
Läs mer om VGR Projektcenter här.