2.8 Begränsa besökares åtkomst till heltalsversion
Detta avsnitt tar upp hur en administratör eller ägare på en samarbetsyta, som har deltagare med rollen besökare, kan begränsa så att besökare endast kan läsa dokument som är huvudversion. Observera att göra det här påverkar hur samarbetsytans sökfunktion fungerar.
I ett dokumentbibliotek i en samarbetsyta går det i dokumenthanteringsprocessen arbeta med utkastversioner , det vill säga delversioner som till exempel version 0.3 eller 1.5 och huvudversioner/heltalsversioner till exempel version 1.0 eller 2.0. Läs mer i avsnittet Publicera till huvudversion. Upprättade allmänna handlingar tilldelas alltid en ny huvudversion i samband med upprättandet.
Som standard har samtliga användare i en samarbetsyta åtkomst till både utkastversioner och huvudversioner i en samarbetsyta.
Det kan se ut som följer:
Som ägare eller administratör av samarbetsytan kan man vid behov ställa in så att användare med rollen besökare endast kan se huvudversionerna, det vill säga de handlingar som blivit upprättade som allmänna handlingar. Observera att endast handlingar med utkastversion skapade efter att denna inställning gjorts döljs för besökare. Utkastversioner gjorda innan inställningen gjordes syns fortfarande.
Påverkan på hur sök på samarbetsytan fungerar
Om denna ändring görs, så endast heltalsversioner visas för besökare, så ändras sökfunktionen på den aktuella samarbetsytan och visar endast sökträffar på dokument som har heltalsversion. Det vill säga, man får inte sökträffar på utkastversioner även om man är medlem eller administratör.
Inställningar
- På aktuell samarbetsyta, gå till dokumentbiblioteket.
- Klicka på Kugghjulet och välj Inställningar för bibliotek.
- Välj Versionsinställningar.
- I delen Säkerhet för utkastobjekt, välj alternativet Endast användare som kan redigera objekt.
- Klicka på OK för att spara ändringen.