Kom i gång med allmän handling

Upprättande av allmän handling

När ett dokument är färdigt blir det en allmän handling.
Efter upprättande finns originalhandlingen i mellanarkivet samt går att söka fram i söktjänsten Hitta i arkivet. Dokument som är färdiga ska upprättas till allmän handling så snart som möjligt.

Myndighetens dokumenthanteringsplan bestämmer vilka slags dokument som ska upprättas via SOFIA, vissa dokument kan därför behöva upprättas och förvaras i ett annat system, se 4.5 Dokument som även ska finnas i andra IT-stöd  

Tillåtna filtyper vid upprättande av allmän handling

 •        Textfiler (.txt)

•        PDF-filer (.pdf)

•        MS Word (.doc, .docx m.fl)

•        MS Excel (.xls, .xlsx m.fl)

•        MS PowerPoint (.ppt, .pptx m.fl)

•        Vissa bildformat som till exempel .jpg och .tiff stöds också. 

Den kompletta listan över filändelser som stöds är följande:

txt, pdf, doc, dot, docx, docm, dotx, dotm, xls, xlsx, xlt, xlsm, xltx, xltm, ppt, pot, pps, pptx, pptm, potx, potm, ppsx, ppsm, jpeg, jpg, tiff, tif

OBS

Krypterade Officefiler med lösenordsskydd går inte att upprätta.

Upprätta Excelfiler 

Innan du upprättar Excelfiler till allmän handling så behöver inställningarna ses över i Excelfilen. Om nedanstående kontroll inte görs riskeras att filen vid upprättande inte presenteras korrekt. Kontrollera följande inställningar i Excelfilen:

• Inga dolda kolumner
• Inga filtreringar får finnas på kolumner 
• Ingen information i sidhuvud kommer med
• Kontrollera att filen inte är lösenordskyddad
• Kontrollera att det inte finns till exempel formler eller macron i filen som gör att dialogfönster dyker upp som man behöver klicka i för att komma vidare.
• Om det är en Excelfil som är större än 100 MB kommer den inte kunna konverteras.