2.6.1 Externa deltagare utan VGR-id
Externa användare som inte har VGR-id kan endast bjudas in till samarbetsytor av typen Öppen. När man bjuds in som extern användare till en samarbetsyta i VGR så skapas ett s.k. gästkonto i VGRs identitetsmiljö (Entra ID).
Externa deltagare som inte har VGR-id kan endast bjudas in till samarbetsytor av typen Öppen.
- Vid inbjudan skickas mejl till inbjuden persons e-postadress.
- Den inbjudna personen behöver klicka på länken i mejlet för att aktivera sitt deltagande. Den inbjudna personen kommer inte synas som deltagare på samarbetsytan förrän detta är gjort. Det kommer inte fungera med en annan länk första gången den externa användaren loggar in.
- När den inbjudna personen klickat på länken i mejlet kommer personen till en inloggningsruta från Västra Götalandsregionen. Beroende på vilken typ av konto man har bjudits in med så ser det lite olika ut.
Om man uppmanas fylla i sin e-postadress ska den externa användaren fylla i sin e-postadress (som man är inbjuden med).
- Inbjuden med organisationskonto med e-post som är anslutet till Microsoft.
- En ruta från Västra Götalandsregionen med "Behörigheter begärts av: Västra Götalandsregionen. vgregion.onmicrosoft.com". Tryck på Acceptera.
- Inbjudan med e-postadress som är av typen Outlook.com, Hotmail.com etc som är ett Microsoftkonto.
- En inloggningsruta från Västra Götalandsregionen. Fyll i den externa e-postadressen. Nästa ruta är "Behörigheter som begärts av: Västra Götalandsregionen. vgregion.onmicrosoft.com". Tryck på Acceptera.
- En inloggningsruta från Västra Götalandsregionen. Fyll i den externa e-postadressen. Nästa ruta är "Behörigheter som begärts av: Västra Götalandsregionen. vgregion.onmicrosoft.com". Tryck på Acceptera.
- Inbjudan med e-postadress av annan typ, t.ex. Gmail.
- En inloggningsruta från Västra Götalandsregionen. Fyll i den externa e-postadressen.
- Man uppmanas att bli skickad en kod till sin e-postadress.
- En kontoverifieringskod skickas till e-postadressen. Denna kod fyller man i inloggningsrutan för att komma vidare.
- Nästa ruta är "Lått [sic] oss hålla ditt konto skyddat". Om man trycker på nästa så kommer man till Microsoft Authenticator som man då kan konfigurera för kontot.
- Vid problem att acceptera inbjudan som extern användare, prova att acceptera inbjudan mha ett webbläsarfönster som är inPrivate / Inkognito.
- Inbjudan måste accepteras av extern användare inom 90 dagar.
- Externa deltagare rekommenderas inte få högre behörighet än Medlem.
Begränsningar
För externa deltagare finns det vissa begränsningar i SOFIA:
- Externa deltagare har inte behörighet till Samarbetsytecenter
- Externa deltagare kan inte upprätta allmän handling.
- Externa deltagare kan inte skapa dokument via Nytt från mall.
- Externa deltagare kan inte använda funktionen Kopiera dokument.
- Externa deltagare kan inte följa samarbetsytor.
- Externa deltagare kan inte få rollen Ägare.
- Externa deltagare kan inte se webbdelen Deltagare på startsidan eller Administrera samarbetsyta.
- Externa deltagare ser inte alla ikoner i samarbetsytorna (brutna bildlänkar).
- Externa deltagare behöver skriva in exakta e-postadresser ifall de ska bjuda in andra personer till samarbetsytan.
- Externa deltagare kan inte använda funktionen Visa / Redigera metadata (men det fungerar att redigera egenskaper via Information)
Bjud in till en samarbetsyta med Teams
OBS: För SOFIA yta med Teams skall extern användare endast bjudas in via Teams
Extern användare får via teams rollen "Besökare" men har i praktiken samma behörighet som en medlem.
När en extern användare bjuds in till Teams kan det ta några timmar innan de får behörighet.