SOFIA-manual

Kom i gång med allmän handling

Här beskrivs vad du skall tänka på vid upprättande av allmän handling samt vilka filformat som kan upprättas till allmän handling.

Upprättande av allmän handling

När ett dokument är färdigt blir det en allmän handling. Användaren i SOFIA ska då upprätta dokumentet på samarbetsytan så snart som möjligt. Se instruktion här 4.1 Upprätta allmän handling - SOFIA.
Efter upprättande finns originalhandlingen i mellanarkivet samt går att söka fram i söktjänsten Hitta i arkivet. 

SOFIA-lösningens delar

Myndighetens informationshanteringsplan bestämmer vilka slags dokument som ska upprättas via SOFIA, vissa dokument kan därför behöva upprättas och förvaras i ett annat system, se 4.5 Dokument som även ska finnas i andra IT-stöd  

Gallringstid, Giltighetstid och Tillgänglighetstid

Gallringstiden bestämmer hur länge ett dokument ska och får sparas.
Giltighetstiden talar om hur länge innehållet i dokumentet gäller
Tillgänglighetstiden styr hur länge ett dokument är sökbart på intranätet och hur länge länkar till dokumentet fungerar
Läs mer om tidsfrister här

Tillåtna filtyper vid upprättande av allmän handling

De filtyper som kan upprättas som allmän handling styrs utifrån att filen kan konverteras till ett arkivbeständigt elektroniskt filformat. Följande filtyper stöds för närvarande i SOFIA:

 •       Textfiler (.txt)

•        PDF-filer (.pdf)

•        MS Word (.doc, .docx m.fl)

•        MS Excel (.xls, .xlsx m.fl)

•        MS PowerPoint (.ppt, .pptx m.fl)

•        Vissa bildformat som till exempel .jpg och .tiff stöds också. 

Den kompletta listan över filändelser som stöds är följande:

txt, pdf, doc, dot, docx, docm, dotx, dotm, xls, xlsx, xlt, xlsm, xltx, xltm, ppt, pot, pps, pptx, pptm, potx, potm, ppsx, ppsm, jpeg, jpg, tiff, tif

OBS

Krypterade Officefiler med lösenordsskydd går inte att upprätta.

Upprätta Excelfiler 

Innan du upprättar Excelfiler till allmän handling så behöver inställningarna ses över i Excelfilen. Om nedanstående kontroll inte görs riskeras att filen vid upprättande inte presenteras korrekt. Kontrollera följande inställningar i Excelfilen:

  • Inga dolda kolumner
  • Inga filtreringar får finnas på kolumner 
  • Ingen information i sidhuvud kommer med
  • Kontrollera att filen inte är lösenordskyddad
  • Kontrollera att det inte finns till exempel formler eller macron i filen som gör att dialogfönster dyker upp som man behöver klicka i för att komma vidare.
  • Om det är en Excelfil som är större än 100 MB kommer den inte kunna konverteras.