Kom i gång med allmän handling

Upprättande av allmän handling

När ett dokument är färdigt blir det en allmän handling. Användaren i SOFIA ska då upprätta dokumentet på samarbetsytan så snart som möjligt. Se instruktion här 4.1 Upprätta allmän handling - SOFIA.
Efter upprättande finns originalhandlingen i mellanarkivet samt går att söka fram i söktjänsten Hitta i arkivet. 

SOFIA-lösningens delar

Myndighetens informationshanteringsplan bestämmer vilka slags dokument som ska upprättas via SOFIA, vissa dokument kan därför behöva upprättas och förvaras i ett annat system, se 4.5 Dokument som även ska finnas i andra IT-stöd  

Gallringstid

Gallringstiden bestämmer hur länge ett dokument ska och får sparas. Om ett dokument ska gallras efter fem år betyder det alltså att vi måste spara det i fem år och sedan måste förstöra det när de fem åren gått. När gallringstiden nås raderas kopian av dokumentet automatiskt i Mellanarkivet. 

Om inga ändringar har gjorts i dokumentet på samarbetsytan raderas det också från samarbetsytan. 
Om du har ändrat något sedan dokumentet publicerades, antingen i dokumentet eller dokumentets metadata, raderas inte dokumentet från samarbetsytan.

Hur vet jag vilken gallringstid ett dokument har?
När du upprättar ett dokument till allmän handling i SOFIA eller metadatagranskar i STY SOFIA väljer du handlingstyp, det vill säga vilket sorts dokument det är. Varje handlingstyp har en gallringstid som har beslutats av Arkivnämnden. När du valt handlingstyp ser du när dokumentet kommer att gallras.

Giltighetstid 

Giltighetstiden talar om hur länge innehållet i dokumentet gäller. För styrande dokument är det obligatoriskt med en giltighetstid. Många andra handlingstyper har ingen annan giltighetstid än gallrings- och tillgänglighetstiden. Giltighetstiden för styrande dokument är som standard två år och max fem år. 

För medicinska styrande dokument är giltighetstiden extra viktig. Det är den som talar om hur länge vi kan fatta medicinska beslut baserat på innehållet i dokumentet.

Giltighetstid för styrande dokument jämfört med andra dokument
För styrande dokument är giltighetstiden ett skallkrav. Ett styrande dokument måste alltså ha en giltighetstid och dokumentet måste revideras innan giltighetstiden går ut.

För andra dokument än styrande bestämmer den som skapar dokumentet om det bör ha en giltighetstid. Giltighetstiden beskriver då när dokumentet bör revideras, alltså ses över, för att se om 
innehållet fortfarande stämmer. Giltighetstiden sätts då manuellt genom att den skrivs på dokumentet.

När giltighetstiden går ut
När dokumentets giltighetstid går ut gäller inte längre innehållet*. I STY SOFIA kommer då 
dokumentet att avpubliceras eftersom giltighetstiden följer tillgänglighetstiden.

I SOFIA händer ingenting med dokumentet när giltighetstiden går ut. Det beror på att det är den 
som skapat dokumentet som manuellt satt en giltighetstid genom att skriva det på dokumentet.

*Obs: De flesta verksamheten arbetar utifrån premissen att även ett dokument vars giltighetstid gått ut gäller tills den nya versionen publicerats. Prata alltid med din chef om du känner dig osäker på om ett 
dokument gäller

Tillgänglighetstid

Tillgänglighetstiden styr hur länge ett dokument är sökbart på intranätet och hur länge länkar till dokumentet fungerar. I SOFIA väljer du själv hur länge ett dokument ska vara tillgängligt. Standard är två år. I STY SOFIA skall tillgänglighetstiden följa giltighetstiden.

Den senast publicerade versionen är den tillgängliga
Det är alltid den senast upprättade/godkända versionen av dokumentet som är tillgängligt. Äldre versioner av dokumentet finns kvar i Mellanarkivet så länge gallringstiden inte gått ut.

När tillgänglighetstiden går ut
När tillgänglighetstiden går ut går det inte längre att söka efter dokumentet på intranätet och i hittaiarkivet. Om det finns några länkar till dokumentet någonstans, exempelvis i iFeeds, i andra dokument eller på hemsidor slutar de länkarna fungera.

Om tillgänglighetstiden gått ut men gallringstiden inte har gått ut kan du söka efter dokumentet i Mellanarkivet. 

I SOFIA ligger dokumentet kvar på samma plats när tillgänglighetstiden går ut. I STY SOFIA avpubliceras dokumentet när tillgänglighetstiden går ut och flyttas till visningsvyn avpublicerade dokument.

Påminnelser när tillgänglighetstiden är på väg att gå ut
I SOFIA skickas information om att tillgänglighetstiden är på väg att gå ut till den som senast redigerade dokumentet. Den får ett första mejl 30 dagar innan tillgänglighetstiden går ut och ett andra mejl 7 dagar innan den går ut. Om den som redigerat dokumentet inte längre har ett VGRID går mejlet i stället till ägaren på ytan.

I STY SOFIA får den som godkänt eller som senast redigerat dokumentet ett informationsmejl en vecka innan tillgänglighetstiden går ut. Innehållsansvarig och administratörer på ytan får också påminnelser när giltighetstiden är på väg att gå ut. Eftersom giltighets- och tillgänglighetstiden ska följa varandra ger det en indirekt påminnelse om att tillgänglighetstiden är på väg att gå ut.

Förlänga tillgänglighetstiden
Tillgänglighetstiden gäller per version. Du kan därför förlänga ett dokuments tillgänglighetstid genom att upprätta en ny version av dokumentet. I STY SOFIA behöver dokumentet vanligen revideras innan det upprättas på nytt och ansvarig godkännare måste godkänna den nya versionen.

Om gallringstiden går ut innan tillgänglighetstiden
Om gallringstiden har gått ut är dokumentet förstört. Då spelar det ingen roll om dokumentet fortfarande hade en giltig tillgänglighetstid. Eftersom dokumentet är borta leder länkarna inte längre någonstans och det går inte att söka fram dokumentet.

Tillåtna filtyper vid upprättande av allmän handling

 •       Textfiler (.txt)

•        PDF-filer (.pdf)

•        MS Word (.doc, .docx m.fl)

•        MS Excel (.xls, .xlsx m.fl)

•        MS PowerPoint (.ppt, .pptx m.fl)

•        Vissa bildformat som till exempel .jpg och .tiff stöds också. 

Den kompletta listan över filändelser som stöds är följande:

txt, pdf, doc, dot, docx, docm, dotx, dotm, xls, xlsx, xlt, xlsm, xltx, xltm, ppt, pot, pps, pptx, pptm, potx, potm, ppsx, ppsm, jpeg, jpg, tiff, tif

OBS

Krypterade Officefiler med lösenordsskydd går inte att upprätta.

Upprätta Excelfiler 

Innan du upprättar Excelfiler till allmän handling så behöver inställningarna ses över i Excelfilen. Om nedanstående kontroll inte görs riskeras att filen vid upprättande inte presenteras korrekt. Kontrollera följande inställningar i Excelfilen:

• Inga dolda kolumner
• Inga filtreringar får finnas på kolumner 
• Ingen information i sidhuvud kommer med
• Kontrollera att filen inte är lösenordskyddad
• Kontrollera att det inte finns till exempel formler eller macron i filen som gör att dialogfönster dyker upp som man behöver klicka i för att komma vidare.
• Om det är en Excelfil som är större än 100 MB kommer den inte kunna upprättas till allmän handling.