3.8.2 Rensa metadata från dokument
Avsnittet tar upp hur deltagare på en samarbetsyta kan rensa metadata från ett dokument för att undvika att felaktig metadata kommer med till exempel vid Spara som.
Om du behöver använda ett dokument som redan finns i SOFIA som mall behöver dokumentet först rensas från metadata för att undvika problem på samarbetsytan och vid upprättande av allmän handling. För dokument som upprättats som behöver användas som mall är det extra viktigt att rensa metadata.
Nedan instruktion kräver tillgång till Office-klienten och anvancerad användartjänst, information om användartjänster (nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät).
- Gå till aktuell samarbetsyta och till aktuellt dokumentbibliotek.
-
För det dokument du vill använda, klicka på de tre punkterna och välj Ladda ner och spara det lokalt på din dator.
-
Öppna dokumentet i Applikationen för Word, Excel eller PowerPoint som motsvarar det filformat dokumentet har som du laddat ned.
- Gå till fliken Arkiv.
- Under Info klicka på Kontrollera fel och välj Kontrollera dokument.
- I rutan som visas klicka på Kontrollera.
- I rutan som visas under Dokumentegenskaper och personlig information klicka på Ta bort alla.
- Bekräfta genom att klicka på Stäng och därefter Spara.
- Nu kan det rensade dokumentet laddas upp till samarbetsyta utan felaktig metadata.
- Välj ladda upp dokumentet som en ny version av den befintliga filen.
Nytt dokument: Spara dokumentet och se till att det har en annan titel än originaldokumentet som finns på samarbetsytan. Ladda därefter upp filen.