Sjukanmälan

Denna guide fokuserar på vad du som är chef behöver tänka på när en medarbetare sjukskriver sig. Du lär dig mer om rätten till sjukfrånvaro och sjuklön men också hur du kan hantera, läsa och förstå läkarintyg. Du lär dig också mer om när och hur du kan använda första dagsintyg. Syftet med denna guide är att skapa en bra hantering av sjukfrånvaro.

Det är viktigt att du som chef i förväg tydliggör för medarbetarna på arbetsplatsen vad som gäller vid sjukanmälan och sjukfrånvaro. Det är lämpligt att informationen ingår i introduktionen och att ni regelbundet informerar om det på arbetsplatsträffar eller andra möten.

Se till så att medarbetaren vet: 

• när och hur sjukanmälan ska göras. 
• vem medarbetaren sjukanmäler sig till. I första hand bör sjukanmälan göras direkt till chefen.
• vad som händer vid en sjukanmälan och vad som krävs av medarbetaren vid sjukdom. 
• när och hur medarbetaren friskanmäler sig. 

Rutinerna för hur sjukanmälan ska genomföras kan variera mellan förvaltningar, verksamheter och arbetsplatser. Ta reda på vad som gäller för din arbetsplats.

När en medarbetare blir sjuk ska den anmäla detta till närmaste chef samma dag som den blivit sjuk eller så snart som möjligt efter att den insjuknat. Om chefen inte är närvarande kan anmälan göras till annan person som utsetts av chefen. 

Kontakt med medarbetaren

När en medarbetare gör en sjukanmälan ska du kontakta den så snart som möjligt. Du kan till exempel ha en dialog med medarbetaren om:

• hur den mår.
• när den tror att den kommer tillbaka till arbetet - Det är viktigt att medarbetaren inte känner sig pressad att komm till arbetet när den är sjuk. Som chef behöver du kunna planera verksamheten och få en övergripande bild av om medarbetaren kan väntas vara sjuk under en kortare eller en längre period. 
• om det finns några arbetsuppgifter som särksilt behöver hanteras under frånvaron. 
• om det finns några arbetsuppgifter som medarbetaren trots sjukdom kan genomföra (steglös sjukskrivning).
• hur och när ni ska ha kontakt och stämma av under sjukfrånvaron. 
• hur medarbetaren friskanmäler sig.

Dokumentera kontakten i Hälsosam under "Avstämning första samtal/8 dagar".

Tänk på att tidig och regelbunden kontakt har stor betydelse i hur lyckad och snabb återgången till arbetet blir vid en långvarig sjukskrivning. 

Under de första 14 dagarna är det arbetsgivaren som bedömmer rätten till sjuklön och sjukfrånvaro. Medarbetaren har rätt till sjuklön och sjukfrånvaro om medarbetarens arbetsförmåga är nedsatt på grund av sjukdom.

Medarbetaren kan få sjuklön från  arbetsgivaren för dag 2-14 i en sjukperiod. Den första dagen har medarbetaren ingen rätt till ersättning och då görs ett karensavdrag från lönen.

Från och med åttonde dagen i en sjukperiod behöver medarbetaren också kunna uppvisa läkarintyg för att ha rätt till sjukfrånvaro. Läs mer om detta under hantera läkarintyg. 

Steglös sjukskrivning

Ibland kan du som chef behöva göra en bedömning av om medarbetaren trots sjukdom kan genomföra delar av sitt arbete eller andra tillfälliga anpassade arbetsuppgifter. Då blir det aktuellt med "steglös" sjukskrivning. 

Steglös sjuksrivning innebär att medarbetaren arbetar 10-90% av arbetstiden. Även om det finns läkarintyg kan det finnas möjlighet för medarbetaren att utföra arbetsuppgifter. För att möjliggöra arbete kan arbetsgivaren hjälpa till att bekosta delar av resor från och till arbetet under sjuklöneperioden. 

Medarbetaren har varken rätt till sjukledighet eller sjuklön för den tid den kan arbeta utan får lön för den tid den arbetar.

Som chef bör du ta stöd och hjälp av HR när du gör dessa bedömningar. 

Från och med den åttonde dagen i en sjukdomsperiod krävs att medarbetaren styrker sin rätt till frånvaro och sjuklön med ett läkarintyg.  Läkarintyget kan också hjälpa dig som chef att få information om vilket arbete medarbetaren inte kan utföra och om det finns behov av arbetsanpassning. Är medarbetaren sjuk under en längre period kan den behöva uppvisa flera läkarintyg för att styrka rätten till frånvaro på grund av sjukdom. Då kan du också behöva starta ett rehabiliteringsärende. Du kan lära dig mer om rehabilitering i (Guide XXXX)

Endast läkare och tandläkare får utfärda läkarintyg. 

Dokumentera läkarintyg

Dokumentera att läkarintyg uppvisats i hälsoSAM under tidiga insatser eller i rehabiliteringsärendet.  Där kan du också spara de läkarintyg som behöver sparas.

Tystnadsplikt

Den som tagit emot ett läkarintyg som innehåller uppgifter om en medarbetares hälsotillstånd eller personliga förhållanden omfattas av tystnadsplikt. Som chef kan du inte berätta för andra medarbetare om anledningen till medarbetarens sjukfrånvaro eller anledningen till en viss arbetsanpassning utan att ni tillsammans kommit överens om det. 

I samråd med medarbetaren behöver du ibland lämna upplysningar till Försäkringskassan som behövs för att kartlägga medarbetarens rehabiliteringsbehov. Då behöver ni komma överens om vilka uppgifter om medarbetarens hälsotillstånd och personliga förhållanden som ni kan föra vidare. Tänk på att du har HR som stöd i detta arbete.  

Att förstå ett läkarintyg

När en medarbetare uppvisar ett läkarintyg bör du som chef vara uppmärksam på följande punkter:

1. Under vilken period arbetsförmågan bedöms vara nedsatt.
2. Om arbetsförmågan är stadigvarande nedsatt - alltså om man inte kan förvänta sig att medarbetaren kan komma tillbaka till sitt nuvarande arbete i framtiden.
3. På vilket sätt sjukdomen eller skadan påverkar arbetsförmågan och om det finns kvarvarande arbetsförmåga.
4. Om det finns förslag på tillfälliga arbetsanpassningar som kan ge ökad arbetsförmåga.

Tänk på att medarbetaren inte måste uppge sjukdomsdiagnos till dig. Om läkarintyget inte innehåller tillräckligt med information för att du ska kunna bedöma rätten till sjuklön och frånvaro eller behovet ar rehabiitering och arbetsnapssnign kan du be medarbetaren kontakta sin läkare för att komplettera läkarintyget.

HR kan hjälpa dig att tolka läkarintyg och bedöma om informationen behöver kompletteras.

I vissa fall kan du som chef begära att en medarbetare visar upp läkarintyg redan vid första sjukdagen, ett "förstadagsintyg". Medarbetaren får då kontakt med en läkare på Hälsan och Arbetslivet från första dagen och syftet är att bedöma och utred medarbetarens arbetsförmåga.

Det krävs särskilda skäl för att du ska kunna begära ett förstadagsintyg från medarbetaren, till exempel:

• upprepad korttidsjukfrånvaro.
• behov av ökad uppföljning i samband med en pågående rehabilitering.
• vid rehabilitering med koppling till missbruk.

Om du funderar på att använda förstadagsintyget som åtgärd behöver du göra följande:

1. Ta kontakt med HR för stöd innan beslut om förstadagsintyg.
2. Samtala med medarbetaren om att ni överväger att kräva läkarintyg från första sjukdagen och varför. Fråga medarbetaren om den har bekymmer med alkohol, tabletter eller andra droger. Dokumentera samtalet i hälsoSAM. Använd gärna omtankesamtalet i hälsoSAM som stöd när du genomför samtalet.
3. Göra en uppdragsbeställning till Hälsan & Arbetslivet.
4. Genomför ett trepartssamtal. Vid samtalet deltar du som chef och vid behov HR, medarbetaren och vid behov dennes fackliga ombud eller annan stödperson samt företagsläkare från Hälsan och Arbetslivet. Under trepartsamtalet görs en bedömning och planering kring hur förstadagsintyget hanteras eller om andra åtgärder ska genomföras. Om förstadagsintyg bedöms vara en lämplig åtgärd tecknar ni en överenskommelse om första dagsintyg. Dokumentera trepartsamtalet i HälsoSAM. 

Läs mer om förstadagsintyg i "Process för första dagsintyg" under fördjupande länkar och dokument.

Västra Götalandsregionen

Västra Götalandsregionen

Chefens ansvar innebär att: 

• Ta emot och hantera anmälan om sjukfrånvaro från medarbetaren. 
• Ha kontakt med medarbetaren vid sjukanmälan och under sjukfrånvaron.
• Vid behov bedömma möjligheten till steglös sjukskrivning samt rätten till sjukfrånvaro och sjuklön
• Dokumentera i HälsoSAM
• Se till så att medarbetarna är informerade om hur processen för sjukanmälan går till. 

Medarbetaren ska:

• anmäla sjukdom till närmaste chef samma dag som den blivit sjuk eller så snart som möjligt efter att den insjuknat.
• uppvisa läkarintyg som stärker rätten till sjukfrånvaro från och med åttonde sjukdagen. 

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)