Förebygg sjukfånvaro

Ett anpassnings- och rehabiliteringsarbete startas om medarbetare eller chef ser behov innan eller vid sjukdom. Det är viktigt att det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet bedrivs kontinuerligt ur ett individ, grupp- och organisationsperspektiv.  

När det finns behov av individuell arbetsanpassning, se vänster hjul nedan, trots de åtgärder som vidtagits i det generella arbetsmiljöarbetet kring SAM – Systematiskt arbetsmiljöarbete, d.v.s det högra hjulet.   

Arbetsgivaren är skyldig att anpassa arbetet för de medarbetare som har en nedsatt arbetsförmåga, oavsett vad orsaken till nedsättningen är, hur eller var den uppkommit.

I samband med behandling av missbruk och relaterade medicinska problem, ska arbetsanpassning ske, som med alla typer av hälsoproblem som påverkar arbetets utförande. Därför lyfts inte alkohol- och drogmissbruk särskilt, i den nya föreskriften om arbetsanpassning.

Arbetet med hur rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång till arbete styrs av Socialförsäkringsbalken, SFB, och Arbetsmiljöverkets, AV:s föreskrift om Arbetsanpassning.

All dokumentation kring individ ska göras i HälsoSAM, IT-stöd vid arbetsanpassning och rehabilitering - Insidan (vgregion.se) det vill säga vid:

• tidiga insatser på grund av att medarbetaren mår dåligt på arbetet 
• sjukskrivning 
• arbetsanpassning inför återgång till arbetet efter sjukskrivning

Som chef är du ansvarig för att medarbetarna har kännedom om rutiner för hur arbetet med arbetsanpassning fungerar på arbetsplatsen. 

Medarbetaren ska känna till:

• vem som tar emot informationen om att en medarbetare behöver arbetsanpassning. 
• vad som händer med informationen, d.v.s. att det finns en tydlig struktur på det fortsatta arbetet, efter den första signalen om behov av arbetsanpassning
• vad mottagaren ska göra i det fortsatta arbetet med arbetsanpassning

Vem som har fått i uppdrag att ta emot information framgår i uppgiftsfördelning för chefer inom respektive förvaltning/bolag. 

Övriga rutiner och arbetssätt kan du läsa mer om i denna guide. 

Var som chef lyhörd för medarbetarnas hälsotillstånd och försök vidta tidiga åtgärder innan ohälsa leder till sjukskrivning.

Som chef ska du fånga tidiga signaler om ohälsa genom att fortlöpande ta reda på om någon av medarbetarna behöver arbetsanpassning. Detta ska ske genom fortlöpande dialog i samband med möten som redan sker i verksamheten mellan chef och enskild medarbetare eller vid särskilda möten.

Exempel på möten och stöd vid mötet:

• Utvecklingssamtal
• Omtankesamtal – hälsoSAM
• Andra individuella samtal

Initiera även ett möte med medarbetaren vid upprepad korttidssjukfrånvaro – efter fjärde sjukfrånvarotillfället/12 månader – kring orsaker till frånvaron. HälsoSAM informerar dig som chef via ett e-postmeddelande när detta är aktuellt. Erbjud medarbetaren möjligheten att ta med skyddsombud till mötet. 

Om det i samtalet med medarbetare framkommer privata bekymmer som påverkar arbetet, finns individuellt samtalsstöd att beställa hos extern leverantör. Exempel på bekymmer kan vara separation/skilsmässa, dödsfall eller annan allvarlig händelse hos medarbetaren eller närstående. Syftet med insatsen är att stärka medarbetarens möjligheter att klara sitt arbete och förebygga ohälsa/sjukskrivning.

Om du som chef är osäker på vad du kan erbjuda medarbetaren, ta gärna en första kontakt med Hälsan och Arbetslivet för rådgivning och eventuellt ett bedömningssamtal för medarbetaren.

Dokumentera tidiga insatser i hälsoSAM, exempelvis i "omtankesamtal".

Se "Checklistor och mallar" nedan 

Får du som chef signaler om att en medarbetare skulle kunna vara i behov av arbetsanpassning behöver du utreda behovet. Om utredningen visar att det finns behov av arbetsanpassning behöver du vidta åtgärder för att anpassa arbetet. Läs mer om hur du går tillväga stegför steg här:  Arbetsanpassning - Västra Götalandsregionen (vgregion.se)

Västra Götalandsregionen

Västra Götalandsregionen

Arbetsmiljöverket

AFA Försäkring

Sveriges kommuner och regioner, SKR

Medarbetarens roll vid arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning innebär att: 

• Tidigt signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan 
• Aktivt medverka i sin arbetsanpassning för att nå uppsatta mål.  
• Vid behov ta kontakt med skyddsombud 

Medarbetarens roll vid rehabilitering och arbetsanpassning vid  återgåg i arbete innebär att: 

• Signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan  
• Aktivt medverka i sin rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete  
• Delta i möten och lämna de uppgifter som krävs för att chefen ska kunna fullgöra sitt ansvar för rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete 
• Följa överenskommelser 
• Vid behov ha kontakt med facklig organisation/skyddsombud 

Skyddsombudets roll vid arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning innebär att samverka med chefen när det gäller att:

• Följa givna rutiner för arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning 
• Fortlöpande undersöka varje medarbetares behov av arbetsanpassning
• Vid behov genomföra arbetsanpassning för medarbetare som inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter utan stödåtgärder 
• Följa upp genomförd arbetsanpassning och justera den vid behov 
• Tidsbestämma eller permanenta arbetsanpassning i samband med starten av arbetsanpassning och vid kommande uppföljningar
• Informera övriga medarbetare om beslutad/genomförd anpassning för medarbetare

Skyddsombudets roll vid rehabilitering och arbetsanpassning vid  återgång i arbete innebär att samverka med chefen när det gäller att:

• Följa "Process för Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete" 
• Stötta medarbetare vid samtal, rehabiliteringsmöten och avstämningsmöten om medarbetaren så önskar

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)