Hantera sjukfrånvaro - rehabilitering
Inledning
Inledning
Ett anpassnings- och rehabiliteringsarbete startas om medarbetare eller chef ser behov innan eller vid sjukdom. Det är viktigt att det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet bedrivs kontinuerligt ur ett individ, grupp- och organisationsperspektiv.
När det finns behov av individuell arbetsanpassning, se vänster hjul nedan, trots de åtgärder som vidtagits i det generella arbetsmiljöarbetet kring SAM – Systematiskt arbetsmiljöarbete, d.v.s det högra hjulet. 
Arbetsgivaren är skyldig att anpassa arbetet för de medarbetare som har en nedsatt arbetsförmåga, oavsett vad orsaken till nedsättningen är, hur eller var den uppkommit.
I samband med behandling av missbruk och relaterade medicinska problem, ska arbetsanpassning ske, som med alla typer av hälsoproblem som påverkar arbetets utförande. Därför lyfts inte alkohol- och drogmissbruk särskilt, i den nya föreskriften om arbetsanpassning.
Arbetet med hur rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång till arbete styrs av Socialförsäkringsbalken, SFB, och Arbetsmiljöverkets, AV:s föreskrift om Arbetsanpassning.
Syftet med denna guide är att:
- förebygga sjukskrivning på grund av arbete
- möjliggöra för medarbetare att så snart som möjligt återgå i arbete efter sjukskrivning/rehabilitering.
.
Vad innebär arbetslivsinriktad rehabilitering?
Arbetslivsinriktad rehabilitering är när arbetsgivaren stöttar en sjukskriven anställd att återgå till sitt ordinarie arbete. Det innebär att du som chef utreder medarbetarens behov av rehabilitering och upprättar en rehabiliteringsplan som beskriver de åtgärder som ska vidtas. Ofta bygger planen på utredningar av medarbetarens arbetsförmåga och behov av arbetsanpassning.
När en rehabiliteringsplan upprättats genomförs åtgärderna i planen. Därefter följer ett kontinuerligt arbete med att följa upp planen och justera den vid behov. Arbetet pågår tills medarbetaren återgår till sitt ordinarie arbete med full arbetsförmåga, eller tills det är klarlagt att medarbetaren inte kommer kunna återgå till sitt ordinarie arbete.
Exempel på aktiviteter som du som chef genomför och medverkar i under en rehabilitering är:
- Nära dialog och samtal med medarbetaren
- Utredning av arbetsförmåga och arbetsanapssnignsbehov
- Upprättande av rehabiliteringsplan
- Uppföljning av rehabiliteringsplanen
- Möten och samverkan med sjukskrivande läkare, försäkringskassan, hälsan och arbetslivet och fackliga representanter
- Arbetsanpassning av den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön
- Arbetsträning
- Arbetsförmågebedömning
Dokumentera allt i "HälsoSAM"
All dokumentation kring individ ska göras i HälsoSAM, IT-stöd vid arbetsanpassning och rehabilitering - Insidan (vgregion.se) det vill säga vid:
- tidiga insatser på grund av att medarbetaren mår dåligt på arbetet
- sjukskrivning
- arbetsanpassning inför återgång till arbetet efter sjukskrivning
Steg för steg -
1. Hantera sjukanmälan och sjukintyg
Medarbetare ska:
- Göra sjukanmälan till närmaste chef samma dag som sjukfallet inträffar. Om chefen inte är på plats görs anmäl till annan av chefen utsedd person/funktion
- Lämna läkarintyg till chefen vid sjukdom längre än 7 kalenderdagar
Du som Chef ska:
- Initiera ett möte med medarbetaren vid upprepad korttidssjukfrånvaro – efter fjärde sjukfrånvarotillfället/12 månader – kring orsaker till frånvaron. HälsoSAM informerar chefen via ett e-postmeddelande när detta är aktuellt.
- Erbjuda medarbetaren möjligheten att ta med facklig representant/skyddsombud till mötet
-
I särskilda fall, begära intyg vid kortare sjukfall än 7 dagar, ett så kallat förstadagsintyg. Beslut om detta föregås av möte med medarbetaren, chefen, medicinsk personal från Hälsan och Arbetslivet och HR. Beslutet ska vara skriftligt och möjliggöra för medarbetaren att komma i kontakt med läkare på Hälsan och Arbetslivet från första sjukdagen.
-
Kontakta ditt HR-stöd innan beslut om förstadagsintyg.
Utnyttja möjligheten till steglös sjukskrivning under de första 14 dagarna (sjuklöneperioden). Det kan finnas annat arbete i verksamheten som behöver göras och medarbetaren kan då bli sjukskriven i t.ex. intervallet 10 - 90 procent.
Se "Checklistor och mallar" nedan.
2. Tidig kontakt och samtal
Samtal
Du som chef ska:
- Tidigt och aktivt arbeta så att du tillsammans med medarbetaren säkerställer en effektiv rehabilitering och eventuell arbetsanpassning vid återgång till arbete.
- Kalla till ett samtal så snart som möjligt, om det redan från början står klart att medarbetarens sjukfrånvaro kommer att vara mer än 14 dagar. Utfallet av mötet avgör vidare åtgärder och planering.
- Informera medarbetaren vid samtalet om arbetsgivarens "Process för Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete"
Utred behov av rehabilitering och arbetsanpassning, se steg 3 ovan
Rehabiliteringsbehov finns inte
Avsluta rehabiliteringen om det vid första samtalet framkommer att:
- Det inte föreligger något behov av speciella insatser
- Att medarbetaren kan återgå i ordinarie arbete, utan arbetsanpassning
Dokumentera som anteckning i rehabiliteringsakten – hälsoSAM. Avsluta därefter rehabiliteringsärendet.
Rehabiliteringsbehov finns
Du som Chef ska:
- Upprätta en rehabiliteringsutredning/-plan om det vid första samtalet framkommer att ett rehabiliteringsbehov föreligger
- Upprätta denna tillsammans med medarbetaren i rehabiliteringsakten - hälsoSAM. Målsättningen är att medarbetaren ska kunna återgå i arbete så snart som möjligt
- Kontakta ditt HR-stöd vid behov
- Dokumentera i hälsoSAM - omtankesamtal vid korttidssjukfrånvaro 4 gånger senaste året. Syftet är att förebygga en längre sjukskrivning
-
Genomför åtgärder för rehabilitering och arbetsanpassning, se arbetsanpassning steg 4 ovan
Du som Medarbetare ska:
- Aktivt medverka i din egen rehabilitering genom att till exempel delta i möten och lämna de upplysningar som behövs för din rehabilitering
- Vid byte mellan förvaltningar/bolag, under pågående rehabilitering, samtycka till att dokumentation i hälsoSAM går över till nästa förvaltning/bolag och chef
Försäkringskassan kan begära in arbetsgivarens rehabiliteringsutredning/- plan för medarbetare som varit frånvarande i 30 dagar och antas vara frånvarande i 60 dagar eller mer. Den rehabiliteringsutredning/-plan som finns i hälsoSAM uppfyller kraven från Försäkringskassan.
Om Försäkringskassan bedömer att medarbetaren, trots sjukdom, kan utföra annat arbete och som är normalt förekommande på arbetsmarknaden och drar in sjukpenningen, kan medarbetaren själv ansöka om ersättning hos afa-försäkring.
Se "Checklistor och mallar" samt "Fördjupande länkar och dokument" nedan.
3. Utred och ta ställning till behovet av rehabilitering
Utred behov av rehabilitering och arbetsanpassning, se steg 3 ovan
Rehabiliteringsbehov finns inte
Avsluta rehabiliteringen om det framkommer att:
- Det inte föreligger något behov av speciella insatser
- Att medarbetaren kan återgå i ordinarie arbete, utan arbetsanpassning
Dokumentera som anteckning i rehabiliteringsakten – hälsoSAM. Avsluta därefter rehabiliteringsärendet.
Rehabiliteringsbehov finns
Gå till nästa steg: Steg 4: Genomför en rehabiliteringsplan
4. Upprätta en rehabiliteringsplan
I de falls det visat sig finnas ett behov av rehabilitering ska du som chef:
- Upprätta en rehabiliteringsutredning/-plan om det vid första samtalet framkommer att ett rehabiliteringsbehov föreligger
- Upprätta denna tillsammans med medarbetaren i rehabiliteringsakten - hälsoSAM. Målsättningen är att medarbetaren ska kunna återgå i arbete så snart som möjligt
- Kontakta ditt HR-stöd vid behov
- Dokumentera i hälsoSAM - omtankesamtal vid korttidssjukfrånvaro 4 gånger senaste året. Syftet är att förebygga en längre sjukskrivning
-
Genomför åtgärder för rehabilitering och arbetsanpassning, se arbetsanpassning steg 4 ovan
Försäkringskassan kan begära in arbetsgivarens rehabiliteringsutredning/- plan för medarbetare som varit frånvarande i 30 dagar och antas vara frånvarande i 60 dagar eller mer. Den rehabiliteringsutredning/-plan som finns i hälsoSAM uppfyller kraven från Försäkringskassan.
vad är en rehabiliteringsplan? Vad är dess syfte? Hur upprättar man en sådan. (En rehabiliteringsplan bygger på en arbets utredning av medarbetarens behov av arbetsanpassning.) (ingår att ta ställning till ämpliga rehabiliteringsaktiviteter och åtgärder)
5. Genomför, följ upp och justera
Genomför rehabiliteringsplanen. Följ upp planen och hur medarbetarens hälsa och arbetsförmåga i det ordinarie arbetet utvecklas kontinuerligt. Vid behov justera planen och åtgärderna.
Uppföljningen genomförs tillsammans med medarbetaren och vid behov andra aktörer som sjukskrivande läkare, försäkringskassan och Hälsan och arbetslivet. Om medarbetaren önskar ska även dennes fackliga representanter meverka.
Dokumentera resultatet av uppföljningen i hälsoSAM.
6. Avsluta rehabiliteringsärendet
När medarbetaren återfått sin arbetsförmåga och kan återgå till sitt ordinarie arbete fullt ut avslutas rehabiliteringen.
Om det inte finns någon möjlighet för medarbetaren att återgå sitt ordinarie arbete och ytterligare rehabiliteringsinsatser inte är möjliga, avslutas rehabiliteringen med berörda parter vid ett gemensamt möte och en omplaceringsutredning påbörjas. Omplceringsutredningen genomförs med stöd av HR.
Se "Fördjupande länkar och dokument" nedan
Stöd i det praktiska arbetet
Checklistor och mallar
Västra Götalandsregionen
PDF-dokument
Anpassningsbara dokument
| Titel |
|---|
| Behov av individuella stödsamtal extern leverantör |
| Individuella stödsamtal - Upphandlade externa leverantörer |
| Vad händer om jag blir sjuk - Information för medarbetare |
| Vad händer om jag blir sjuk - APT-material |
| Rehabkartläggning och plan |
| Arbetsförmågebedömning - Checklista för chef |
| Vad händer vid arbetsförmågebedömning - Information för medarbetare |
| 1:a dagsintyg - Checklista för chef |
| Vad händer vid 1:a dagsintyg - Information för medarbetare |
| Förstadagsintyg - Överenskommelse |
| Vad vill Försäkringskassan veta - Checklista för chef |
Fördjupande länkar och dokument
Västra Götalandsregionen
| Titel | ||||
|---|---|---|---|---|
| Process för Arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning - förtydligande (VGR) | ||||
| Process för Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete - förtydligande (VGR) | ||||
| Arbetsförmågebedömning - Process | ||||
SocialförsäkringsbalkenArbetsmiljöverketAFA FörsäkringFörsäkringskassan
ArbetsförmedlingenSveriges kommuner och regioner, SKR |
Arbetsmiljöverket
| Titel |
|---|
| Tillvägagångssätt vid arbetsanpassning - Arbetsmiljöverket (av.se) |
| Arbetsanpassning (AFS 2020:5), föreskrifter - Arbetsmiljöverket (av.se) |
| Vägledning om arbetsanpassning - Arbetsmiljöverket (av.se) |
AFA Försäkring
Sveriges kommuner och regioner, SKR
Ansvar och roller
Chefens ansvar
Du som chef ska vid arbetsapassning för att förebygga sjukskrivning:
- Följa givna rutiner för arbetsanpassning
- Fortlöpande undersöka varje medarbetares behov av arbetsanpassning
- Vid behov genomföra arbetsanpassning för medarbetare som inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter utan stödåtgärder
- Följa upp genomförd arbetsanpassning och justera den vid behov
- Tidsbestämma eller permanenta arbetsanpassning i samband med starten av arbetsanpassning och vid kommande uppföljningar
- Dokumentera genomförd arbetsanpassning och resultatet i hälsoSAM
- Informera övriga medarbetare om beslutad/genomförd anpassning för medarbetare
- Följa givna rutiner för rehabilitering och arbetsanpassning
- Ta initiativ till att utreda rehabiliteringsbehov, planera och vidta åtgärder för en effektiv rehabilitering samt möjliggöra återgång i arbete med stöd av ev arbetsanpassning
- Ta kontakt med Hälsan och Arbetslivet för en bedömning av vilka åtgärder som behöver vidtas
- Ha kontinuerlig kontakt med medarbetaren
- Informera medarbetaren om "Processen för Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete" samt att medarbetaren har rätt till stöd från facklig organisation eller någon annan person som medarbetaren har förtroende för
- Tillse att rehabilitering och arbetsanpassning utgår från medarbetarens enskilda förutsättningar för arbetsuppgifterna
- Initiera möte hos Hälsan och Arbetslivet kring behov av eventuellt förstadagsintyg för medarbetare
- Lämna de uppgifter som Försäkringskassan begär
- Dokumentera alla kontakter, åtgärder och överenskommelser i hälsoSAM och belägg dem med sekretess
- Kontakta HR vid behov av rehabiliterande åtgärder utanför arbetsplatsen eller arbetsrättsliga åtgärder
Medarbetarens roll
Medarbetarens roll vid arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning innebär att:
- Tidigt signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan
- Aktivt medverka i sin arbetsanpassning för att nå uppsatta mål.
- Vid behov ta kontakt med skyddsombud
Medarbetarens roll vid rehabilitering och arbetsanpassning vid återgåg i arbete innebär att:
- Signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan
- Aktivt medverka i sin rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete
- Delta i möten och lämna de uppgifter som krävs för att chefen ska kunna fullgöra sitt ansvar för rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete
- Följa överenskommelser
- Vid behov ha kontakt med facklig organisation/skyddsombud
Skyddsombudets roll
Skyddsombudets roll vid arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning innebär att samverka med chefen när det gäller att:
- Följa givna rutiner för arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning
- Fortlöpande undersöka varje medarbetares behov av arbetsanpassning
- Vid behov genomföra arbetsanpassning för medarbetare som inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter utan stödåtgärder
- Följa upp genomförd arbetsanpassning och justera den vid behov
- Tidsbestämma eller permanenta arbetsanpassning i samband med starten av arbetsanpassning och vid kommande uppföljningar
- Informera övriga medarbetare om beslutad/genomförd anpassning för medarbetare
Skyddsombudets roll vid rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete innebär att samverka med chefen när det gäller att:
- Följa "Process för Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete"
- Stötta medarbetare vid samtal, rehabiliteringsmöten och avstämningsmöten om medarbetaren så önskar
HR-funktionens roll
HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide.