Koncernkontoret, Koncernstab säkerhet och civil beredskap

Vill du vara med och bidra till att skapa Sveriges bästa hälso- och sjukvård och ett hållbart samhälle med tillväxt i hela Västra Götaland? Västra Götalandsregionen är Sveriges största offentliga arbetsgivare med ambitionen att bli Sveriges bästa offentliga arbetsgivare. Hos oss får du chansen att utföra ett meningsfullt arbete för samhället och bidra till Västra Götalandsregionens vision ”Det goda livet”. På koncernkontoret arbetar vi dagligen med att göra skillnad för patienter, medarbetare, besökare och invånare.

Nu söker vi en regionutvecklare till direktörsenheten inom koncernstab säkerhet och civil beredskap. Du får ett sammanhållande och verksamhetsnära uppdrag inom ärendesamordning, dokumenthantering, gemensamma informationsytor och redaktionellt arbete. Rollen är ett nära stöd till direktören och stabens ledning och bidrar till att ärenden, dokument och regionövergripande information hanteras med struktur, kvalitet och framförhållning.

Ditt uppdrag
Koncernstab säkerhet och civil beredskap ansvarar för att leda, utveckla och samordna Västra Götalandsregionens arbete med att utveckla och vidmakthålla förmåga inom säkerhet och civil beredskap över hela hotskalan. Arbetet bedrivs genom ett gemensamt värdeflöde där behov, risker, krav och erfarenheter omsätts till utvecklad, använd och vidmakthållen förmåga.
Som regionutvecklare med inriktning ärendesamordning och informationshantering stödjer du direktören och koncernstabens ledning genom att hålla samman det praktiska ärendeflödet. Du bevakar stabens funktionsbrevlådor och andra gemensamma ingångar, registrerar och sorterar inkommande frågor, identifierar vad som behöver hanteras och ser till att ärenden förs vidare till rätt funktion, handläggare eller beslutsnivå. Du följer ärenden genom processen och skapar överblick över status, tidsfrister, beroenden och nästa steg.
Du planerar och samordnar föredragningar för direktören och andra ledningsforum. Det innebär bland annat att kalla rätt föredragande, säkerställa att underlag finns tillgängliga i rätt tid, samordna kompletteringar och bidra till att beslut och fortsatta uppdrag dokumenteras och kan följas upp. Du kan självständigt ha dialog med handläggare och berörda funktioner för att klarlägga ett ärende och lämna ett välgrundat förslag till direktören, exempelvis om vilken funktion eller företrädare som bör delta i en konferens, ett nätverk eller en annan aktivitet.
Du deltar i koncernkontorets forum för ärendesamordning. Där representerar du koncernstab säkerhet och civil beredskap, förmedlar direktörens och stabens behov och bidrar aktivt till att utveckla den gemensamma ärendeprocessen, arbetssätt och stöd. Du omsätter gemensamma beslut och förändringar i ärendeprocessen till fungerande rutiner inom staben och bidrar till att medarbetare och chefer får ett tydligt och användbart stöd.
Du ansvarar för att skapa och vidmakthålla ordning och reda i stabens gemensamma dokumentytor. Du utvecklar och förvaltar gemensamma strukturer, namnsättning, behörighetsnära rutiner, mallar och arbetssätt för dokumenthantering och stödjer medarbetare och chefer i att använda dem. Arbetet sker i enlighet med VGR:s krav på informationshantering, offentlighet och sekretess, arkivering och informationssäkerhet och i samverkan med registratur, arkivfunktion, informationssäkerhet och andra stödfunktioner. Du övertar inte dessa funktioners formella ansvar.
Du är även redaktör för innehåll som koncernstaben kommunicerar regionövergripande i beslutade kanaler och gemensamma informationsytor. Du samordnar, bearbetar, kvalitetssäkrar, och vidmakthåller innehåll utifrån beslutade budskap och ansvarar för att informationen är korrekt, aktuell, tillgänglig och lätt att hitta. Du
arbetar nära kommunikationsfunktionen, som ansvarar för kommunikationsstrategi, budskap och kommunikationsplanering, och nära stabens sakkunniga, som ansvarar för innehållets sakliga riktighet.
Rollen innebär att du återkommande företräder direktören och koncernstaben i interna och externa samordningssammanhang där du representerar stabens ledning och företrädesvis ett arbetsgivarperspektiv. Inom ett tydligt uppdrag ska du kunna ersätta direktören eller annan representant för staben i relevanta nätverk, arbetsgrupper och beredande forum. Du behöver därför kunna agera med hög integritet, professionellt omdöme och ett tydligt VGR-perspektiv. Befattningen innebär inte i sig ett eget chefs- eller beslutsmandat; ställningstaganden och åtaganden görs inom givna uppdrag, mandat och delegationer.
I uppdraget ingår verksamhetsutveckling, samordning, förändringsarbete och införande av gemensamma arbetssätt inom det område du verkar. Du bidrar till att förbättra ärendeflöden, dokumenthantering, informationsytor och redaktionella processer och följer upp att förändringarna fungerar i praktiken.

Tjänstens placering
Tjänsten är placerad på direktörsenheten inom koncernstab säkerhet och civil beredskap och arbetar på uppdrag av direktören. Den funktionella tyngdpunkten ligger i Ledning. Arbetet bedrivs i nära samverkan med ledningsstrateg, avdelningschefer, handläggare och övriga funktioner inom koncernstaben samt med koncernkontorets ärendesamordnare, registratur, arkiv, kommunikation och andra stödfunktioner.

Vad kan vi erbjuda dig?
Du kommer in i ett skede där Västra Götalandsregionen förstärker och utvecklar sin samlade förmåga inom säkerhet och civil beredskap. Ansvar och kompetenser samlas i en koncernstab som i ett sammanhållet värdeflöde ska möjliggöra att VGR går från identifierade behov till utvecklad, använd och vidmakthållen förmåga.
Som regionutvecklare får du en central roll i att skapa fungerande sammanhang mellan direktörens ledning, stabens specialistfunktioner och koncernkontorets gemensamma processer. Du får arbeta nära ledningen och samtidigt utveckla praktiska strukturer och arbetssätt som gör att ärenden, dokument och information kan hanteras säkert, effektivt och enhetligt.
Du blir en del av ett kvalificerat och tvärfunktionellt sammanhang där ledning, strateger, analytiker, regionutvecklare, utvecklingsledare och andra specialister arbetar tillsammans. Rollen ger god inblick i stabens hela uppdrag och möjlighet att bidra till både den dagliga kvaliteten och den långsiktiga utvecklingen av koncernstabens ledningsstöd.
Västra Götalandsregionen erbjuder flexibla arbetsformer utifrån verksamhetens förutsättningar och möjlighet att kombinera arbete från våra kontor och på distans.

För att lyckas i rollen behöver du
Du ska ha
• Akademisk examen eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Flerårig erfarenhet av verksamhetsutveckling, ärendesamordning, kvalificerat administrativt stöd, förändringsarbete eller andra utvecklingsinsatser.
• Flerårig erfarenhet av att hantera och samordna ärendeflöden, funktionsbrevlådor, tidsfrister, föredragningar och underlag i en stor eller komplex organisation.
• God förmåga att planera, samordna och genomföra aktiviteter tillsammans med chefer, handläggare, specialister och andra aktörer över organisatoriska gränser.
• God förmåga att självständigt bedöma hur en fråga bör tas vidare, identifiera rätt mottagare och kompetenser samt ta fram förslag till fortsatt hantering inom givna mandat.
• God förmåga att omsätta styrning, beslut och utvecklingsbehov till praktiska, tydliga och långsiktigt hållbara arbetssätt för ärendesamordning, dokumenthantering och informationsförvaltning.
• God förmåga att skapa förankring, delaktighet, struktur och genomförandekraft när gemensamma processer och arbetssätt utvecklas eller förändras.
• God förmåga att bygga och vidmakthålla förtroendefulla relationer, nätverk, kontaktvägar och samverkansstrukturer.
• Erfarenhet av dokumenthantering och av att utveckla och vidmakthålla ordning, struktur och gemensamma arbetssätt i digitala dokument- och samarbetsytor.
• Erfarenhet av redaktionellt arbete och god förmåga att bearbeta, kvalitetssäkra, publicera och vidmakthålla målgruppsanpassat innehåll i digitala kanaler.
• God förståelse för offentlig förvaltning och för krav på informationshantering, offentlighet och sekretess, arkivering, tillgänglighet och informationssäkerhet.
• Mycket god förmåga att inom ett tydligt uppdrag representera direktör, ledning och arbetsgivare i nätverk, arbetsgrupper och andra kvalificerade samordningssammanhang. Du ska ha visat att du med hög integritet och gott omdöme kan inta ledningens perspektiv och företräda VGR:s samlade intressen.
• God förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och med hög noggrannhet samt att hantera flera samtidiga frågor och växlande prioriteringar.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har
• Kunskap om säkerhet, civil beredskap eller samhällsviktig verksamhet.
• System- och verksamhetskunskap om hälso- och sjukvården.

Personliga förmågor
För att lyckas i tjänsten behöver du vara strukturerad, omdömesgill och serviceinriktad utan att bli passiv eller enbart administrativ. Du tar ansvar för helheten i ett ärendeflöde, ser vad som behöver göras och driver frågor framåt inom givna ramar. Du kan växla mellan löpande samordning, noggrann dokumenthantering, självständig handläggning och utveckling av gemensamma arbetssätt.
Du är lyhörd och förtroendeskapande och kan föra en professionell dialog med direktör, chefer, handläggare och specialister. Du kan ställa relevanta frågor, sortera komplex information och göra välgrundade bedömningar om vilka personer och perspektiv som behöver medverka. Du förstår samtidigt när en fråga behöver lyftas till direktören eller annan behörig beslutsnivå.
Du är trygg i en roll där du ofta representerar arbetsgivaren och stabens ledning. När du företräder eller ersätter direktören i ett nätverk, en arbetsgrupp eller ett annat samordningssammanhang kan du snabbt sätta dig in i helheten och inta ledningens perspektiv. Du har hög förmåga att både internt och extern bidra till att stärka förtroendet för stabens arbete och ledning, koncernledningen och VGR som organisation.
Du är lojal mot beslut och du skiljer tydligt mellan egna uppfattningar och den inriktning du har fått i uppdrag att företräda där du agerar konsekvent utifrån VGR:s samlade intressen.
Du har hög integritet och gott omdöme, hanterar känslig information med diskretion och agerar stabilt även när tempot är högt eller förutsättningarna förändras. Genom ditt arbetssätt är du en förebild för ordning, kvalitet, samarbete och professionellt bemötande inom staben.

Det är viktigt för oss att du kan arbeta utifrån vår värdegrund
• Tillsammans gör vi varandra framgångsrika.
• Vi lyssnar in. Vi lyssnar av.
• Feedback bidrar till vår utveckling.

Övrigt
• Tjänsten kan komma att säkerhetsklassas, vilket kan ställa krav på svenskt medborgarskap.
• Som tillsvidareanställd blir du krigsplacerad som en del av vårt gemensamma ansvar för att samhällsviktiga funktioner ska fungera vid höjd beredskap.
• Tjänsten kan innebära resor både nationellt och internationellt.
• Västra Götalandsregionen eftersträvar jämlikhet för alla medarbetare, en god arbetsmiljö och balans mellan arbetsliv och privatliv.

Läs mer om vår verksamhet här: http://www.vgregion.se/om-vgr/

Om Västra Götalandsregionen
Hos oss blir du en del av en större helhet. Vi är 56 000 medarbetare i över 200 yrken som varje dag gör skillnad i människors liv i hela Västra Götaland. 

Du bidrar till en trygg och jämlik vård samt till ett hållbart samhälle där miljö, kultur och goda kommunikationer skapar livskvalitet. 

Vi är mitt i en digital utveckling där du får vara med och forma framtidens arbetssätt för att förbättra och förenkla vardagen för invånare och verksamheter. 

Som tillsvidareanställd blir du krigsplacerad som en del av vårt gemensamma ansvar för att samhällsviktiga funktioner ska fungera även i kris. 

Vill du veta mer om oss? På vår webb kan du läsa mer om våra förmåner och möta medarbetare som varje dag gör skillnad och utvecklas i sina yrken. https://www.vgregion.se/jobba-i-vgr/sa-ar-det-att-jobba-hos-oss/ 

Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.

Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.