Tidiga insatser

I denna guide får du information om hur du kan förebygga ohälsa genom att arbeta med tidiga insatser. Syftet är att förebygga ohälsa i ett tidigt skede och att undvika att ohälsan leder till frånvaro eller sjukskrivning men också att se till så att människor trivs och mår bra på jobbet. 

En tidig insats är en åtgärd som vidtas för att förebygga att tidig ohälsa eller tecken på ohälsa leder fram till sjukfrånvaro, skada eller sjukdom hos medarbetaren. Exempel på tidiga insatser är:

• Arbetsanpassningar som tar sikte mot att justeringar av faktorer i medarbetarens arbetsmiljö, arbetets innehåll eller utförande. 
• Individåtgärder som tar sikte på medarbetarens förmåga att hantera arbetet eller andra privata omständigheter som kan bidra till ohälsa. 

Undersök behovet av tidiga insatser

Du ska fortlöpande undersöka behovet av tidiga insatser och arbetsanpssning på arbetsplatsen.

Som chef behöver du vara lyhörd för hur medarbetaren på din arbetsplats mår och fånga upp tidiga signaler om ohälsa och arbetsanpassning innan den leder till skada, sjukdom eller sjukskrivning. En nära, förtroendefull och vardaglig relation mellan dig och medarbetaren är viktigt  för att fånga upp signaler om hur medarbetaren mår och har det. 

Utöver en fortlöpande vardaglig dialog kan du fånga upp signaler om ohälsa genom: 

• omtankesamtal vid upprepad sjukfrånvaro - när en medarbetare har mer än fyra sjukfrånvarotillfällen under en tolvmånaders period ska du genomföra ett samtal med medarbetaren (hör detta till rehabilitering eller tidiga insatser?)
• att ha ett "första samtal" efter åtta dagars sjukfrånvaro 
• utvecklingssamtal
• andra samtal med medarbetaren

Läs mer om omtankesamtal och "första samtal" i guiden Hantera sjukanmälan och sjukfrånvaro (vgregion.se)

Signaler om  behov av tidiga insatser

Du kan också få signaler från andra om att någon inte mår bra, till exempel en kollega, skyddsombud eller facklig representant. Medarbetaren kan också själv signalera om att den har behov av en tidig insats eller arbetsanpassning. 

Ohälsa som leder till sjukskrivning uppstår sällan över en natt. Oftast har de föregåtts av både kroppsliga, kognitiva och känslomässiga tecken. Var uppmärksam på och våga fråga vidare om medarbetaren själv beskriver sådana tecken eller om medarbetares beteenden förändras över tid. Var uppmärksam på följande signaler och tecken:

• Trötthet eller sömsvårigheter
• smärta eller värk i muskler och leder
• huvudvärk eller yrsel
• hjärtklappning eller tryck över bröstet
• förändrade sinnesstämningar så som oro nedstämdhet och irritation 
• förändrad koncentrationsförmåga och minnessvårigheter
• socialt undandragande
• förändrad prestation i arbetet
• återkommande sjuknärvaro eller hög korttidsjukfrånvaro
• mertid och återkommande övertidsarbete

Om du som chef får tidiga signaler om ohälsa hos en medarbetare behöver du utreda behovet av arbetsanpassning eller andra tidiga insatser för att förebygga ytterligare ohälsa, sjukdom och sjukskrivning. 

Arbetsanpassning

Som chef ska du vid signaler om ohälsa utreda medarbetarens behov av arbetsanpassning och vid behov genomföra de arbetsanpassnignar som krävs för att medarbetarern ska kunna fortsätta arbeta. Arbetsanpassningar innebär att du vidtar åtgärder i arbetsmiljön kring medarbetaren.

För att få reda mer om vad arbetsanpassning är och hur du kan arbeta med arbetsanpassning gå till Guiden: Arbeta med Arbetsanpassning (vgregion.se) 

Individuellt stöd

Orsakerna till ohälsa kan vara många, därför har medarbetaren ibland behov av olika typer av individuella stöd för att bättre kunna hantera arbetet eller andra privata omständigheter i sitt liv. Som chef kan du utöver arbetsanpassning erbjuda olika individeulla insatser för att stödja medarbetare som uppvisar tidiga tecken på ohälsa. 

Bättre ergonomi och arbetsteknik

Då ohälsan har en koppling ergonomi och arbetsteknik kan det vid sidan av arbetsanpassning behövas individuellt stöd för att lära sig och träna upp arbetstekniken i fysiskt belastande arbetsmoment. Det kan till exempel handla om att få stöd eller utbildning för att:

• lyfta på ett bra sätt
• använda utrustning på ett bra sätt
• arbeta rätt framför datorn. 

Vid behov kan stöd och hjälp kan fås av VGR's interna företagshälsovård, Hälsan och arbetslivet,vid planering och genomförande.

Stresshantering och coopingstrategier

Ibland kan medarbetaren som komplement till arbetsanpassningar ha ett behov av stresshantering eller coopingstrategier för att kunna hantera stress eller andra faktorer i den sociala och organisatoriska arbetsmiljön som upplevs belastande. Det kan till exempel vara att:

• delta i ett stresshanteringsprogram
• få hjälp att hantera sömnbesvär
• meditativ yoga
• utbildnig i självledarskap eller planering av sin arbetsdag

Vid behov kan hjälp tas av VGR's interna företagshälsovård,Hälsan och arbetslivet som erbjuder stresshanteringsprogram och andra individuellt anpassade åtgärder vid behov. 

Stödsamtal 

Då ohälsan har en koppling till faktorer utanför arbetetsplatsen kan det krävas annan typ av individuellt stöd. Som chef kan du erbjuda medarbetaren individuella stödsamtal. 

Du kan beställa stödsamtal med blanketten "Externa individuella stödsamtal" som du hittar i HälsoSAM. Nedan, under "checklistor och mallar" finns mer information om vad som gäller vid beställning av Samtalsstöd och om vilka leverantörer som finns i ditt närområde.

Våld i nära relationer 

Om det framkommer att medarbetarens ohälsa är kopplad till våld i nära relationer, alltså våld av en närstående som medarbetaren har en nära och förtroendefull relation till, kan du läsa mer om hur du kan stödja medarbetaren i Guide - Våld i nära relationer (vgregion.se).

I HälsoSAM finner du också ett samtalsstöd för hur du kan genomfröa ett omtankesamtal med medarbetaren med fokus på våld i nära relationer: Se Hälsosam: "Omtankesamtal - våld i nära relationer" 

Alkohol- eller drogproblematik

Mer information om vilket stöd medarbetare med alkhol- eller drogproblematik kan få återfinner du i Guide - Alkohol och droger (vgregion.se)

Medecinska kontroller

En medecinsk kontroll är ett sätt att följa upp att en medarbetare inte blir sjuka eller skadade på grund av arbetsmiljön. Det kan vara aktuellt att genomföra medecinska kontroller inom vissa områden om ni inte lyckats ta bort eller minimera riskerna på arbetsplatsen. 

Exempel på sådana områden är: 

• vibrationer och handintensivt arbete
• nattarbete
• allerigframkallande kemiska produkter
• bly, kadmium, kvicksilver
• stor fysisk anstängning

Genom en medecinsk kontroll kan du få information om tidiga tecken på ohälsa hos en medarbetare. Finns sådana tecken ska du genast vidta åtgärder för att förhindra allvarlig ohälsa och sjukskrivning hos medarbetaren. 

Säkerställ att de tidiga insatser som ni genomfört fungerat. Vid behov kan insatsen behöva justeras eller kompletteras. 

Uppföljning av tidiga insatser ska ske tillsammans med medarbetaren. Bestäm när, var och hur uppföljningen ska genomföras redan då insatsen påbörjas. Ha också en löpande dialog med medarbetaren under tiden som insatsen pågår. 

Du som är chef ska se till att alla medarbetare på din arbetsplats vet vem de ska vända sig till och vilka rutiner som finns hos er om någon upplever tidiga signaler på ohälsa.

Informationen bör ingå som en del av introduktionen för nya medarbetare men det är också bra att regelbundet informera om det på APT. Detta skapar bättre förutsättningar för medarbetare att själva signalera, om hur de mår, och om de behöver något för att må bra och klara av sitt arbete. 

Om det framkommer att en medarbetare har behov av tidiga insatser behöver du dokumentera det i HälsoSAM under "Tidiga insatser". Dokumentera vad som framkommit, när det framkommit och vad nästa steg är. 

Se till så att du dokumenterar följande: (Kan göras somm en tabell)

• Samtal mellan dig och medarbetaren där information som tyder på behov av tidiga insatser finns eller behöver utredas.
• Omtankesamtal mellan dig och medarbetaren, till exempel om du har ett omtankesamtal efter fyra frånvarotillfällen under det senaste året. (Omtankesamtal tidiga insatser.)
• "Första samtal" efter åtta dagars frånvaro (Avstämning första samtal/8 dagar)
• Utredningar för att ta reda på om behov av en tidig insats eller arbetsanpasning finns. (Arbetsförmågebedömningar)
• Vilka tidiga insatser som planeras genomföras (Förebyggande åtgärder - tidiga signaler)
• Uppföljningssamtal mellan dig och medarbetaren (?Övrigt?)
• Eventeulla medecinska kontroller (Medecinska kontroller)

Västra Götalandsregionen

Västra Götalandsregionen

Chefens ansvar är att: 

• Förlöpande undersöka behovet av tidiga insatser.
• Vid behov planera för att genomföra tidiga insatser   
• Följa upp att de insatser som genomförts har haft effekt.    
• Informera medarbetare om hur arbetet med tidiga insatser och arbetsanpassning går till och vem de vänder sig till om de upplever tidiga tecken på ohälsa. 
• Dokumentera i HälsoSAM.  

Medarbetarens roll innebär att: 

• Tidigt signalera till sin chef när hälsan påverkar arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan
• Signalera till sin chef om det finns behov av tidiga insatser.
• Delta vid, samtal, utredningar, tidiga insatser och uppföljningar som genomförs.

Skyddsombudets roll är att:

• Vaka över och samtala med chefen om hur arbetet med tidiga insatser fungerar på arbetsplatsen. 
• Stödja och uppmuntra medarbetare som upplever tidiga tecken på ohälsa eller har behov av tidiga insatser att tala med sin chef.  

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)