Guide - Samordningsansvar vid gemensamt fysiskt arbetsställe

När flera verksamheter är verksamma på samma fysiska arbetsställe krävs samordning för att arbetsmiljön ska vara säker för alla. Den här guiden ger stöd i hur samordningsansvaret enligt arbetsmiljölagen ska hanteras inom Västra Götalandsregionen, med hänsyn till delade ytor så som kulvertar, entréer, teknikutrymmen, utomhusmiljöer och gemensamma patientrum. Syftet är att tydliggöra ansvar, roller och ge förslag på arbetssätt för att förebygga risker och skapa en trygg arbetsmiljö. 

Vem är samordningsansvarig? 

Samordningsansvaret ligger hos den aktör eller arbetsgivare som råder över det gemensamma arbetsstället. VGR är att betrakta som EN arbetsgivare med sitt organisationsnummer 232100–0131. När det gäller samordningsansvaret internt, det vill säga, när flera förvaltningar inom VGR verkar på samma arbetsställe som tillhör regionen, så gäller systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) och den modell som VGR själva tillämpar för att uppnå en god, säker arbetsmiljö. 

Modellen innebär ofta att en förvaltning har det övergripande ansvaret för samordning i gemensamma ytor. I de flesta fall är det Fastighet, stöd och service, då de förvaltar många av regionens byggnader och lokaler. Det kan dock genom avtal överlåtas till annan aktör. Samtliga arbetsgivare och verksamheter som verkar på arbetsstället har fortsatt ansvar för sin egen personals arbetsmiljö, men samordningsansvarig ska säkerställa att arbetsmiljöarbetet fungerar gemensamt.  

När andra verksamheter, till exempel entreprenörer, regionala bolag, butiker, caféer eller liknande, som har ett eget organisationsnummer, verkar på samma arbetsställe, så gäller samordningsansvaret för arbetsmiljön den som råder över arbetsstället. I många fall är det VGR och Fastighet, stöd och service, men det finns även platser så som kontorsbyggnader och köpcentrum där en regional verksamhet hyrt in sig och därmed inte har samordningsansvaret.

Vad innebär det att ha samordningsansvar? 

Samordningsansvaret omfattar att förebygga risker för ohälsa och olycksfall i gemensamma ytor och arbetsmiljöer. Det innebär att planera arbetet så att olika verksamheter inte utgör risker för varandra, att säkerställa skyddsanordningar och regler samt att tydliggöra ansvarsfördelning. I exempelvis kulvertar handlar det om att hantera transporter, tillgänglighet, skyltning och fysisk utformning. Samordningsansvarig ska också se till att riskbedömningar görs och att tillstånd ges innan arbete på riskfyllda ytor påbörjas. 

Observera att för byggprojekt vid om-, till- och nybyggnation gäller särskilda regler relaterade till byggbranschen. Byggherren utser då Bas-P som ansvarar för att identifiera och minimera arbetsmiljörisker i den tidiga planerings- och projekteringsfasen, och Bas-U som har ansvaret att samordna arbetsmiljön under själva byggnationen. Ordinarie samordningsansvarig ska dock vara förberedd på att bli kontaktad vid projekt. 

Den som råder över arbetsstället har ansvar för att samordna arbetsmiljöarbetet. Det gäller även inom VGR när flera förvaltningar och/eller andra hyresgäster delar ytor. Samordningsansvaret behöver fastställas och fördelas skriftligt och ansvarig person eller funktion med rätt kompetens och befogenheter behöver utses. Namnet ska vara synligt på arbetsstället. Ofta är det Fastighet, stöd och service som får samordningsansvaret, då de förvaltar många av regionens byggnader och lokaler, men det måste inte vara så. 

En mall för skriftlig fördelning, 'Överenskommelse Samordningsansvar vid gemensamt arbetsställe', finns under ’Checklistor och mallar’ nedan.

Samordningsmöten ska hållas regelbundet med representanter från berörda verksamheter, entreprenörer och driftpersonal. Kom överens om frekvens för dessa möten samt för hur ofta gemensamma skyddsronder genomförs. Ni kan också komma överens om att ansvar för specifika uppgifter kan delas upp mellan bestämda personer och/eller funktioner inom respektive verksamhet genom tydliga avtal (delegation).

Undersök den gemensamma fysiska miljön regelbundet (ca 1–2 års mellanrum) för att identifiera risker i exempelvis utformning, skyltning och transporter av farligt gods. Ta även hänsyn till bristande tillgänglighet utifrån aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen. Deltagare från alla verksamheter som nyttjar ytorna ska bjudas in och vara med. Samordningsansvarig är sammankallande. Genomför gärna ett förmöte där eventuella tidigare åtgärder gås igenom. Gör ett körschema för ronden och dokumentera upplevda risker utan att ifrågasätta dem.

Analysera, bedöm och rangordna riskerna efter allvarlighetsgrad – från grön till röd. Använd riktvärden för hur snabbt risker ska åtgärdas.  

Ta gärna hjälp av 'Vägledning för bedömning av risks storlek' som finns under ’Checklistor och mallar’ nedan. 

Ta fram åtgärder utifrån prioriterade riskområden. Samla all dokumentation om prioriterade risker och åtgärder i en handlingsplan i avsett dokumenteringssystem. Vilket system det är kan skilja sig åt mellan verksamheter. 

Åtgärderna ska genomföras målinriktat, vara tidsatta och innan nästa rondtillfälle om det inte är av akut art. Utse vem eller vilka som är ansvariga för att se till att åtgärderna genomförs samt bestäm hur och när uppföljning ska ske, exempelvis under samordningsmöten. 

Som stöd för att skapa en handlingsplan finns mallen 'Allt i ett-handlingsplan' under ’Checklistor och mallar’ nedan. 

Syftet med uppföljning och utvärdering är att se om åtgärderna har gett önskat resultat eller om de behöver kompletteras. Uppföljning sker löpande av utsedd funktion eller forum på respektive arbetsställe. Resultatet av uppföljningen ska dokumenteras och återkopplas till representanter för och ansvariga chefer i berörda verksamheter. 

Västra Götalandsregionen

Västra Götalandsregionen

Chefen har ett övergripande ansvar för att samordningsansvaret är tydligt fördelat och att arbetsmiljöarbetet fungerar i gemensamma ytor. Det innebär att chefen ska delta i samordningsmöten, följa upp åtgärder och informera medarbetare om gällande regler och risker. Chefen ska också se till att verksamheten följer fastställda rutiner och att tillstånd finns där det krävs. 

Medarbetaren har en viktig roll i att bidra till en säker arbetsmiljö. Det innebär att följa instruktioner och skyddsregler, rapportera risker och tillbud samt delta i skyddsronder. Medarbetarens erfarenheter från den dagliga verksamheten är värdefulla för att identifiera förbättringsområden. 

Skyddsombudet företräder medarbetarna i arbetsmiljöfrågor och ska delta i samordnade skyddsronder och möten. Genom samverkan med chef och samordningsansvarig bidrar skyddsombudet till att risker identifieras och åtgärdas. Rollen är viktig för att säkerställa att arbetsmiljöarbetet sker i dialog med medarbetarna. 

I de fall som exempelvis förvaltaren behöver vara med vid samordningsmöten, skyddsronder och liknande, så ska de bjudas in av samordningsansvarig. Deras roll vid dessa är att...

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)