3.15.4 Ersätta ett dokument
Avsnittet går igenom hur en deltagare med rollen medlem, administratör eller ägare kan skapa en ny version av ett dokument genom att ladda upp ett dokument med samma filnamn och filtyp.
Se avsnitt Versionshistorik för att läsa mer om hur versionshistorik fungerar.
Om man vill ändra/komplettera ett dokument med tex ny logotyp gör man detta genom att ladda ned dokumentet, göra ändringarna och ladda upp dokumentet som en ny version av befintligt dokument.
Man skapar en ny version av ett dokument genom att antingen drag-och-släpp ett dokument till dokumentbiblioteket eller via Överför/Ladda upp genom att välja en fil med exakt samma filnamn och filtyp, till exempel .docx.
1. Lägg till dokument enligt någon av ovan angivna alternativ.
2. En varningsruta kommer upp som varnar att det redan finns en fil med samma namn och som frågar om du skall ersätta befintlig version eller behålla båda.
Om du skall ersätta befintlig fil med ny version väljer du Ersätt
3. Klicka på Ersätt och dokumentet som lades till blir den senaste versionen av det dokumentet.
4. Kontrollera att all tidigare metadata som fanns på dokumentet är intakt annars komplettera via: Redigera metadata.
Observera att ett dokument med samma filnamn men inte samma filtyp kommer ses som två olika filer.
Vid skapande en ny version av ett styrande dokument - kontrollera metadata
Vill man uppdatera ett styrande dokument genom ovan beskrivna förfarande ska man tänka på att viss av dokumentets ursprungliga metadata, företagsnyckelord och rubrik, försvinner då ny version laddas upp. Kontrollera och uppdatera i dokumentets metadata efter att man laddat upp en ny version.
Detta gör du via: Visa/Redigera Metadata.