Guide – Tidiga insatser, arbetsanpassning och rehabilitering

Syftet med arbetsanpassning- och rehabiliteringsarbetet är

• att förebygga sjukskrivning eller
• att medarbetare i samband med sjukskrivning ska komma tillbaka till ordinarie arbete så snart som möjligt.

Ett anpassnings- och rehabiliteringsarbete startar med ett samtal mellan medarbetare och chef när båda eller någon part ser behov. 

Dokumentation sker i hälsoSAM.

All dokumentation kring individ ska göras i HälsoSAM, IT-stöd vid arbetsanpassning och rehabilitering - Insidan (vgregion.se) det vill säga vid:

• tidiga insatser på grund av att medarbetaren mår dåligt på arbetet 
• sjukskrivning 
• arbetsanpassning inför återgång till arbetet efter sjukskrivning

Var som chef lyhörd för medarbetarnas hälsotillstånd och försök vidta tidiga insatser innan ohälsa leder till sjukskrivning.

Om du som chef är osäker på vad du kan erbjuda medarbetaren, ta kontakt med Hälsan och Arbetslivet för rådgivning.

Om det i samtalet med medarbetare framkommer privata bekymmer som påverkar arbetet, finns individuellt samtalsstöd att beställa hos extern leverantör. Mer information finns under checklistor och mallar

Dokumentera tidiga insatser i hälsoSAM, exempelvis i "omtankesamtal".

Du som chef ska föra dialog med medarbetaren om eventuellt behov av arbetsanpassning i den fysiska eller organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Detta ska ske genom fortlöpande dialog i samband med möten som redan sker i verksamheten mellan chef och enskild medarbetare eller vid särskilda möten.

Exempel på möten:

• Utvecklingssamtal
• Omtankesamtal - hälsoSAM
• Andra individuella samtal

Genomför insatser för arbetsanpassning

Individuell arbetsanpassning innebär insatser innan ohälsa leder till sjukskrivning, utöver de åtgärder som vidtagits i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Arbetsanpassning görs för att medarbetare med nedsatt arbetsförmåga ska
kunna fortsätta att utföra sitt ordinarie arbete. Ta ställning till hur länge arbetsanpassningen ska gälla och hur den ska följas upp.

När du som chef tagit ställning till eventuell arbetsanpassning, genomförs dessa insatser fortlöpande i dialog med medarbetaren. 

Arbetsanpassande insatser kan genomföras på många olika sätt. Exempelvis:

• Särskild arbetsutrustning för arbetsuppgiften t.ex. lyfthjälpmedel och höj- och sänkbara bord
• Anpassade arbetsuppgifter t.ex. rotera mellan fysiskt tunga och lätta arbeten eller mellan psykiskt betungande och psykiskt lättare arbeten
• Anpassade arbetstider t.ex. förlägga arbetstiden utifrån medarbetarens behov
• Förändrad arbetsfördelning t.ex. genom förtydligade arbetsroller eller stöd från chef vid prioritering av arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning

Dokumentera resultatet av utredningen i hälsoSAM.

 Följ upp arbetsanpassande insatser

 Du som chef ska:

• Följa upp de genomförda insatserna i dialog med medarbetaren
• Vid behov justera insatserna för arbetsanpassningen 

Följ upp arbetsanpassningen regelbundet så länge den pågår.

Vid uppföljningen kan förutom chef och medarbetare, även andra aktörer medverka som till exempel Hälsan och Arbetslivet och facklig representant/skyddsombud. 

Dokumentera resultatet av uppföljningen i hälsoSAM.

Du som medarbetare ska:

• Göra sjukanmälan till närmaste chef samma dag som sjukfallet inträffar. Om chefen inte är på plats - anmäl till annan av chefen utsedd person/funktion
• Lämna läkarintyg till chefen vid sjukdom längre än 7 kalenderdagar.

Du som chef ska:

• Snarast ta kontakt med medarbetaren
• Initiera ett möte med medarbetaren vid upprepad korttidssjukfrånvaro – efter fjärde sjukfrånvarotillfället/12 månader – kring orsaker till frånvaron. HälsoSAM informerar chefen via ett e-postmeddelande när detta är aktuellt. 
• Erbjuda medarbetaren möjligheten att ta med facklig representant/skyddsombud till mötet
• I särskilda fall, begära intyg vid kortare sjukfall än 7 dagar, ett så kallat förstadagsintyg. Beslut om detta föregås av möte med medarbetaren, chefen, medicinsk personal från Hälsan och Arbetslivet och HR. Beslutet ska vara skriftligt och möjliggöra för medarbetaren att komma i kontakt med läkare på Hälsan och Arbetslivet från första sjukdagen. Kontakta ditt HR-stöd innan beslut om förstadagsintyg. 

Steglös sjukskrivning

Utnyttja möjligheten till steglös sjukskrivning under de första 14 dagarna (sjuklöneperioden). Det kan finnas annat arbete i verksamheten som behöver göras och medarbetaren kan då bli sjukskriven i intervallet 10 - 90 procent. 

Till sidans topp

Samtal 

Du som chef ska:

• Tidigt och aktivt arbeta så att du tillsammans med medarbetaren säkerställer en effektiv rehabilitering och undersöker behov av rehabilitering och arbetsanpassning
• Kalla till ett samtal så snart som möjligt, om det redan från början står klart att medarbetarens sjukfrånvaro kommer att vara mer än 14 dagar. Utfallet av mötet avgör vidare åtgärder och planering.
• Informera medarbetaren vid samtalet om arbetsgivarens process "Tidiga insatser, arbetsanpassning och rehabilitering, förtydligande"

Behov av rehabilitering och arbetsanpassning finns inte

 Avsluta rehabiliteringen om det vid första samtalet framkommer att:

• Det inte föreligger något behov av speciella åtgärder
• Att medarbetaren kan återgå i ordinarie arbete, utan rehabilitering och arbetsanpassning 

Dokumentera som anteckning i rehabiliteringsakten – hälsoSAM. Avsluta därefter rehabiliteringsärendet. 

 Du som Chef ska:

• Upprätta en rehabiliteringsutredning/-plan om det vid första samtalet framkommer att ett rehabiliteringsbehov föreligger. Rehabiliteringsutredningen/-planen följs upp tills rehabiliteringen avslutas
• Upprätta denna tillsammans med medarbetaren i rehabiliteringsakten - hälsoSAM. Målsättningen är att medarbetaren ska kunna återgå i arbete så snart som möjligt
• Kontakta ditt HR-stöd vid behov
• Dokumentera i hälsoSAM

 Återgång i ordinarie arbete 

Avsluta rehabiliteringsarbetet när medarbetaren återgår till sina ordinarie arbetsuppgifter, eventuellt med arbetsanpassning.

Avsluta rehabiliteringsärendet i hälsoSAM.

Återgång i ordinarie arbete är inte möjlig 

Om en bedömning av arbetsförmåga visar att en återgång till ordinarie arbete inte är möjlig, har arbetsgivaren en skyldighet att undersöka alternativ till det ordinarie arbetet inom VGR som arbetsgivare.

Se "Arbetsförmågebedömning - process" under "Checklistor och mallar"

Om det inte finns någon möjlighet för medarbetaren att återgå i arbete hos arbetsgivaren och ytterligare rehabiliteringsåtgärder inte är möjliga, avslutas rehabiliteringen med berörda parter vid ett gemensamt möte.

Rehabiliteringsärendet avslutas i hälsoSAM. 

Om det konstaterats att en återgång i ordinarie arbete inte är möjlig ska en omplaceringsutredning genomföras med stöd av HR.

Se "Fördjupande länkar och dokument" nedan

Västra Götalandsregionen

Västra Götalandsregionen

Socialförsäkringsbalken

Arbetsmiljöverket

AFA Försäkring

Försäkringskassan

Arbetsförmedlingen

Sveriges kommuner och regioner, SKR

• Följa givna rutiner för rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete  
• Ta initiativ till att utreda rehabiliteringsbehov, planera och vidta åtgärder för en effektiv rehabilitering samt   möjliggöra återgång i arbete med stöd av ev arbetsanpassning   
• Ta vid behov kontakt med Hälsan och Arbetslivet för en bedömning av vilka åtgärder som behöver vidtas 
• Ha kontinuerlig kontakt med medarbetaren  

• Informera medarbetaren om dokumentet "Tidiga insatser, arbetsanpassning och rehabilitering, förtydligande" samt att medarbetaren har rätt till stöd från facklig organisation eller någon annan person som medarbetaren har förtroende för 
• Tillse att rehabilitering och arbetsanpassning utgår från medarbetarens enskilda förutsättningar för arbetsuppgifterna
•  Initiera möte hos Hälsan och Arbetslivet kring behov av eventuellt förstadagsintyg för medarbetare 
• Lämna de uppgifter som Försäkringskassan begär  
• Dokumentera alla kontakter, åtgärder och överenskommelser i hälsoSAM och belägg dem med sekretess  

• Kontakta HR vid behov av rehabiliterande åtgärder utanför arbetsplatsen eller arbetsrättsliga åtgärder

Medarbetarens roll när det gäller arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning innebär att:

• Tidigt signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan 
• Aktivt medverka i sin arbetsanpassning för att nå uppsatta mål.  
• Vid behov ta kontakt med skyddsombud 

Medarbetarens roll när det gäller rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete innebär att: 

• Signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan  
• Aktivt medverka i sin rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete  
• Delta i möten och lämna de uppgifter som krävs för att chefen ska kunna fullgöra sitt ansvar för rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete 
• Följa överenskommelser 
• Vid behov ha kontakt med facklig organisation 

Skyddsombudets roll när det gäller arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning  innebär att samverka med chefen när det gäller att:

• Följa givna rutiner för arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning 
• Fortlöpande undersöka varje medarbetares behov av arbetsanpassning
• Vid behov genomföra arbetsanpassning för medarbetare som inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter utan stödåtgärder 
• Följa upp genomförd arbetsanpassning och justera den vid behov 
• Tidsbestämma eller permanenta arbetsanpassning i samband med starten av arbetsanpassning och vid kommande uppföljningar
• Informera övriga medarbetare om beslutad/genomförd anpassning för medarbetare

Skyddsombudets roll när det gäller rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete innebär att samverka med chefen när det gäller att:

• Följa "Tidiga insatser, arbetsanpassning och rehabilitering, förtydligande" vid återgång i arbete  
• Stötta medarbetare vid samtal, rehabiliteringsmöten och avstämningsmöten om medarbetaren så önskar

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)

Gröna Rehab (vgregion.se)